Vous pourrez activer les inscriptions pour votre compétition et accepter les paiements des participants dès que votre organisation aura configuré un profil de traitement des paiements Stripe pour l'inscription en ligne sur Roster.


Pour plus d'informations sur l'activation de votre compte Stripe, consultez le guide Organisateurs : Activation du compte Stripe.


Ce guide contient les sections suivantes : 



Comment commencer


Ce guide suppose que vous êtes déjà familier avec la configuration d'une compétition sur la plateforme Roster. Si vous avez besoin de plus d'informations, veuillez consulter les guides utilisateurs de la section Créer un meeting pour des instructions détaillées.

Une fois votre compte Stripe activé, vous pourrez vous rendre dans le menu MEETINGS → Détails → Informations générales → Inscription et modifier le statut de Désactivé à Activé pour toute compétition de votre organisation.



Après l'activation, une section INSCRIPTION apparaîtra dans la colonne bleue à l'extrême gauche, avec 5 icônes de menu : Configuration de l'inscription, Produits & options, Questionnaire, Gestion - épreuves, Gestion - produits & options, et Gestion - droits d'entrée à la compétition. 



Veuillez noter : une fois l'inscription activée pour votre meeting, elle ne peut pas être désactivée.


Dans la page Détails, vous trouverez d'autres champs qui peuvent être importants pour la gestion des inscriptions.



Vérification de la licence


Sous MEETINGS → Détails → Paramètres spécifiques au pays choisi, vous trouverez un champ Vérification de la licence qui vous permet de sélectionner l'exigence de licence appropriée pour cette compétition. 




Veuillez noter : la vérification de la licence est actuellement disponible (et activée sur la plateforme) uniquement pour l'Angleterre, le Pays de Galles et le Royaume-Uni. Le système ne vérifiera pas la licence d’un athlète âgé de moins de 11 ans le jour de la compétition.


Les options disponibles sont :

  • Aucune : aucune exigence de licence, tous les participants peuvent s'inscrire.
  • Autoriser les étrangers (une licence est requise pour les athlètes nationaux) : les athlètes anglais ou gallois doivent avoir un numéro de licence actif pour s'inscrire, tandis que les athlètes étrangers peuvent s’inscrire sans licence.
  • Strict (une licence est requise) : seule l’inscription des athlètes ayant un numéro de licence valide est autorisée.


Les numéros de licence des athlètes d'Angleterre et du Pays de Galles sont automatiquement vérifiés dans la base de données Trinity.


Veuillez noter : une fois ce champ défini lors de la configuration du meeting, il ne peut être modifié que pour une option plus souple. Par exemple, Strict peut être modifié en Autoriser les étrangers ou Aucune, tandis que Autoriser les étrangers ne peut être modifié qu'en Aucune.



Vérification de la catégorie d'âge



Vous trouverez un champ Vérification de la catégorie d'âge sous MEETINGS → Détails → Paramètres spécifiques au pays choisi. Ce champ vous permet de définir les restrictions liées à la catégorie d'âge des athlètes et aux épreuves auxquelles ils peuvent participer. Les options disponibles sont :

  • Aucune : aucune restriction sur la catégorie d'âge, tous les participants peuvent s'inscrire à n'importe quelle épreuve, quelle que soit la catégorie d'âge.
  • Standard : les athlètes doivent s’inscrire dans la catégorie d'âge appropriée selon leur date de naissance. Les athlètes Masters doivent participer à la catégorie correspondante et aux catégories inférieures, tandis que les athlètes des catégories jeunes peuvent participer à la catégorie appropriée ainsi qu'aux catégories supérieures.
  • Strict : seuls les athlètes peuvent s’inscrire dans leur propre catégorie d'âge ou dans la catégorie Sénior.



Configuration de l'inscription


Une fois les épreuves ajoutées à votre compétition, cliquez sur le bouton INSCRIPTION → Configuration de l'inscription. Cela vous dirigera vers la section principale où vous pourrez configurer les paramètres d'inscription en fonction des épreuves. 



La page de configuration répertorie toutes les épreuves de deux manières : sous forme de liste générale ou de listes regroupées par sexe. À côté de chaque épreuve, vous trouverez les colonnes suivantes répertoriant plusieurs paramètres spécifiques à chaque épreuve :

  • Catégorie d'âge : la catégorie d'âge pour cette épreuve. (Consultez le guide de l'utilisateur Configurer des épreuves comprenant plusieurs catégories d'âge pour configurer différentes catégories d'âge.)
  • Maximum athlètes : le nombre maximum d'athlètes pouvant s'inscrire à cette épreuve. Si ce nombre est atteint et que l'approbation automatique est activée, les athlètes supplémentaires seront automatiquement placés sur la liste d'attente jusqu'à ce que l'organisateur décide de les approuver ou de les rejeter.
  • Prix : le montant à payer pour chaque épreuve et chaque participant dans la devise choisie pour la compétition. Ce montant inclut les frais de traitement (paiement et frais Roster Athletics) ainsi que la TVA (le cas échéant). Vous pouvez saisir "0" si l'accès à l'épreuve est gratuit.
  • Minimas : ce champ définit les minimas requis pour valider l'inscription d'un athlète. Cette option doit d'abord être activée dans la section Frais & valeurs par défaut.
  • Statut : le statut de chaque épreuve visible sur le site public d'inscription :
    • En attente - statut par défaut, l'épreuve n'est pas encore ouverte à l'inscription.
    • Ouvert - l'inscription est ouverte.
    • Fermé - l'inscription est fermée et ne permet plus d'inscriptions.
    • Exclu - l'épreuve n'est pas accessible par inscription en ligne (par exemple, "100m Haut-niveau - VIP"). Les athlètes seront ajoutés manuellement à la start-list par l'organisateur. Ces épreuves et leurs participants resteront visibles publiquement.



Paramètres de la compétition

Les paramètres suivants sont disponibles pour configurer l'inscription :

  • Visibilité de l'inscription
    • Brouillon (non visible au public) : l'inscription n'est pas encore ouverte au public.
    • Publié (visible publiquement) : l'inscription est ouverte et visible par le public.
  • Date limite d'inscription - Date
  • Date limite d'inscription - Heure
  • Devise - sélectionnez la devise appropriée pour votre pays. Il est fortement recommandé de choisir la devise locale pour éviter des frais de change supplémentaires.
  • TVA - choisissez d'inclure ou non la TVA dans les paiements d'inscription.
    • Activé (xx %) - inclure la TVA appropriée pour votre région géographique sur chaque transaction de paiement.
    • Désactivé - ne pas inclure la TVA sur les paiements d'inscription.
  • Montant total des frais - le total des frais de traitement pour chaque transaction, incluant le traitement des paiements et les frais Roster Athletics.
  • Validation automatique des inscriptions
    • Désactivé -approuver manuellement tous les participants avant qu'ils ne paient.
    • Activé - approuver automatiquement les participants lors de leur inscription, leur permettant de payer et d'être ajoutés aux start-lists.
  • Les inscrits sont tenus de fournir leurs propres dossards
    • Désactivé - les participants ne peuvent pas fournir leurs propres dossards.
    • Activé - les participants peuvent ajouter leurs propres dossards pour chaque épreuve lors de l'inscription.


Veuillez noter : une fois que vous avez modifié la visibilité de l'inscription de Brouillon (non visible au public) à Publié (visible publiquement), vous ne pourrez plus modifier la devise, l'activation de la TVA ou les Termes & Conditions du meeting (voir ci-dessous sous Documents).




Frais & valeurs par défaut



  • Vérification des minimas
    • Open - ne pas utiliser de minimas comme critère d'acceptation de l'inscription.
    • Strict - utiliser des minimas comme critère d'acceptation de l'inscription.
  • Minimas utilisés
    • Meilleure perf. de la saison (SB) - utiliser la meilleure performance de la saison comme critère d'inscription.
    • Meilleure performance personnelle (PB) - utiliser la meilleure performance personnelle comme critère d'inscription.
  • Nombre maximum d'athlètes par épreuve - le nombre maximum d'athlètes pour chaque épreuve. Si le nombre maximum est atteint et que l'approbation automatique est activée, tous les athlètes supplémentaires seront automatiquement placés sur la liste d'attente jusqu'à ce que l'organisateur décide de les approuver ou de les rejeter. 
  • Prix par épreuve - le montant facturé par épreuve, incluant tous les frais de traitement et la TVA/taxe (si activée). Ce prix peut être ajusté individuellement pour chaque épreuve.
  • Droits d'entrée à la compétition - le montant facturé à chaque participant, quel que soit le nombre d'épreuves choisies, incluant les frais de traitement et la TVA/taxe (si activée). Cette option est destinée aux organisateurs souhaitant appliquer des frais d'entrée à la compétition au lieu des frais par épreuve. 
  • Droits d'entrée de participation à la compétition remboursables
    • Activé - permet aux utilisateurs de demander un remboursement après avoir remboursé tous les frais en lien avec les épreuves (si présents).
    • Désactivé - n'autorise pas les demandes de remboursement des droits d'entrée.
  • Droits d'entrée à la compétition pour les relais
    • Activé - tous les relais doivent payer des droits d'entrée pour la compétition ainsi que, si nécessaire, des frais d'inscription aux épreuves.
    • Désactivé - les relais ne doivent pas payer de droits d'entrée à la compétition.


Veuillez noter : si les droits d'entrée à la compétition sont supérieurs à 0 et que le prix de l'épreuve est également supérieur à 0, la somme des frais de participation sera la suivante : droits d'entrée à la compétition + frais d'inscription à l'épreuve. Si un participant s'inscrit à plusieurs épreuves, la somme des frais sera égale aux droits d'entrée à la compétition + les frais pour chaque épreuve choisie. 


Pour en savoir plus sur les droits d'entrée à la compétition, consultez le guide : Organisateurs : Droits d'entrée à la compétition. 


Les valeurs par défaut du Nombre maximum d'athlètes par épreuve et du Prix par épreuve peuvent être ajustées et appliquées à toutes ou à plusieurs épreuves. 

Pour utiliser ces valeurs par défaut, sélectionnez les épreuves souhaitées en cochant les cases appropriées (ou cochez la case supérieure pour tout sélectionner). Ensuite, cliquez sur le bouton Utiliser les valeurs par défaut pour cette sélection au bas de la page, puis sauvegardez les modifications.



Pour ajuster rapidement le statut d'une ou plusieurs épreuves, sélectionnez les épreuves concernées, cliquez sur le bouton Modifier la sélection et choisissez l'une des options suivantes :

  • Ouvrir la sélection
  • Fermer la sélection
  • Exclure la sélection

Ensuite, sauvegardez pour appliquer les changements.



Veuillez noter : TOUS les éléments suivants doivent être activés pour que les inscriptions soient ouvertes au public pour les épreuves sélectionnées :


  1. Sous MEETINGS → Détails → Informations générales, le Statut du meeting doit être configuré sur Ouvert.
  2. Sous INSCRIPTION → Configuration de l'inscription → Paramètres du meeting, la Visibilité de l'inscription doit être configurée sur Publié (visible publiquement).
  3. Sous INSCRIPTION → Configuration de l'inscription, chaque Statut de l'épreuve doit être configuré sur Ouvert.



Documents


La section Documents permet de télécharger des documents pertinents pour les participants de votre événement, notamment :

  • Termes & Conditions (au format PDF), que les participants doivent accepter lors de l'inscription.
  • Déclaration antidopage (au format PDF), nécessitant le consentement des participants lors de l'inscription.
  • Informations sur le meeting (au format PDF), où vous pouvez télécharger toute information pertinente relative à la compétition. Ce document peut être téléchargé et modifié à tout moment.


Veuillez noter : Une fois que le Paramètres du meeting → Visibilité de l'inscription est modifié de Brouillon à Visible publiquement et sauvegardé, les documents contenant les Termes & Conditions et la Déclaration antidopage ne pourront plus être téléchargés ou modifiés.



Notifications



Vous pouvez déterminer qui recevra les notifications par e-mail liées aux messages des participants via le portail d'inscription en accédant à la page des Notifications.


Par défaut, seul le créateur de la compétition recevra ces notifications. Pour ajouter un nouvel utilisateur, sélectionnez la ou les personnes dans la liste et cliquez sur le bouton Ajouter. Notez que seuls les utilisateurs ayant l'autorisation de Mettre à jour la compétition peuvent être sélectionnés. Pour plus d'informations sur les autorisations, consultez le guide Autorisation pour modifier un meeting.



Options supplémentaires


Pour d'autres fonctionnalités liées à l'inscription, veuillez consulter les guides d'utilisateur suivants pour plus d'informations :