Il vous sera possible d'activer les inscriptions pour votre compétition et d'accepter les paiements des participants dès que votre organisation aura configuré un profil de traitement des paiements Stripe pour l'inscription en ligne Roster. 


Veuillez consulter le guide Organisateurs : Activation du compte Stripe pour plus d'informations sur l'activation d'un compte Stripe., 


Ce guide contient les sections suivantes : 



Comment commencer


Ce guide suppose que vous vous êtes familiarisé avec la configuration d'une compétition au sein de la plateforme de gestion Roster. Au cas où il vous manquerait des informations veuillez vous référer aux différents guides de l'utilisateur de la section Créer un meeting pour obtenir des instructions détaillées.


Après avoir activé votre compte Stripe vous pourrez vous rendre vers le champ MEETINGS → Details → Informations générales → Inscription et modifier le statut de Désactivé à Activé pour toute compétition de votre organisation.



À la suite de l'activation une section INSCRIPTION avec 2 icônes de menu apparaîtra dans la colonne bleue à l'extrême gauche, Configuration, gestion et Droits d'entrée à la compétition.



Veuillez noter : une fois l'inscription activée pour votre meeting, elle ne peut pas être désactivée.


Dans la page Détails se trouvent quelques autres champs qui peuvent être importants en ce qui concerne l'inscription.



Vérification de la licence


Sous MEETINGS → Détails → Paramètres spécifiques au pays choisi vous trouverez un champ de Vérification de la licence qui vous permet de sélectionner le paramètre d'exigence de licence approprié pour cette compétition.




Veuillez noter : la vérification de la licence n'est pour l'instant disponible (et activée sur la plateforme) que pour l'Angleterre, le Pays de Galle, ou le Royaume-Uni. Le système ne vérifiera pas un athlète (pour une licence valide) sous l'âge de 11 ans le jour de la compétition. 


Les options sont :

  • Aucune - aucune exigence de licence n'est en place et donc tout participant peut s'inscrire
  • Autoriser les étrangers (une licence est requise pour les athlètes nationaux) - les athlètes anglais ou de Pays de Galles devront avoir leur numéro de licence actif dans le cadre du processus d'inscription. Les athlètes étrangers qui ne sont pas de l'Angleterre ou du Pays de Galles sont autorisés à s'inscrire sans licence.
  • Strict (une licence est requise) - seuls les athlètes avec un numéro de licence valide peuvent s'inscrire à cette compétition.


Les numéros de licence provenant des athlètes de l'Angleterre et du Pays de Galle sont automatiquement vérifiés dans la base de données Trinity.


Veuillez noter : une fois ce champ défini lors de la configuration du meeting, il ne peut être modifié que pour une option plus détendue. Ainsi Strict peut être modifié en Autoriser les étrangers ou Aucune, et Autoriser les étrangers ne peut être modifié qu'en Aucune.



Vérification de la catégorie d'âge



Vous trouverez également un champ Vérification de la catégorie d'âge sous MEETINGS → Détails → Paramètres spécifiques au pays choisi. Celui-ci vous permettra de définir les restrictions éventuelles liées à la catégorie d'âge des athlètes et les épreuves auxquelles ils participent. Les options sont :

  • Aucune - aucune restriction au niveau de l'inscription en ce qui concerne la catégorie d'âge, ainsi tout participant peut s'inscrire à n'importe quelle épreuve de n'importe quelle catégorie d'âge,
  • Standard - la catégorie d'âge du participant; si masters - uniquement la catégorie d'âge appropriée par rapport à la date de naissance de l'athlète et les catégories inférieures; si catégories jeunes - uniquement la catégorie d'âge appropriée par rapport à la date de naissance de l'athlète ainsi que les catégories supérieures,
  • Strict - la catégorie d'âge propre du participant ou la catégorie Sénior uniquement



Configuration de l'inscription


Continuer et appuyer sur le bouton INSCRIPTION → Configuration une fois les épreuves ajoutées à votre compétition. Cela vous amènera à la section principale qui contrôle les paramètres de configuration des inscriptions en relation aux épreuves.



La page de configuration répertorie toutes les épreuves de deux manières différentes, une liste avec toutes les épreuves ou alors des listes d'épreuves regroupées par sexe. À côté de chaque épreuve se trouvent les colonnes suivantes répertoriant un certain nombre de paramètres de configuration valable chaque épreuve spécifique :


  • Catégorie d'âge -  la catégorie d'âge pour cette épreuve (veuillez consulter le guide de l'utilisateur Configurer des épreuves comprenant plusieurs catégories d'âge pour configurer plusieurs catégories d'âge pour votre compétition).
  • Maximum athlètes - le nombre maximum d'athlètes pouvant s'inscrire à cette épreuve. Veuillez noter que si le nombre maximum a été atteint ET que l'approbation automatique est activée, tous les athlètes supplémentaires qui s'inscrivent seront automatiquement déplacés vers la liste d'attente jusqu'à ce que l'organisateur décide d'approuver ou de rejeter leur participation.
  • Prix - la somme demandée pour chaque épreuve et pour chaque participant dans la devise choisie pour la compétition. Le montant comprend tous les frais de traitement (traitement des paiements et frais Roster Athletics) ainsi que la TVA (si elle est présente) pour chaque paiement d'inscription. Il est bien sûr possible de saisir 0 comme montant si l'accès à une ou plusieurs épreuves est gratuite.
  • Minimas - ce champ définit les minimas requis pour l'épreuve permettant une validation de l'inscription pour un participant potentiel. Pour utiliser l'option des minimas pour l'inscription, elle doit d'abord être activée dans la section Frais & valeurs par défaut décrite ci-dessous.
  • Statut - le statut de chaque épreuve visible sur le site public dédié à l'inscription.
    • En attente - Statut par défaut, l'épreuve n'est pas encore ouverte à l'inscription.
    • Ouvert - l'inscription est ouverte.
    • Fermé - l'inscription est fermée et ne permet pas d'inscriptions supplémentaires.
    • Exclu - ces épreuves ne sont pas accessibles par le biais de l'inscription en ligne (par exemple, "100m Haut-niveau - VIP"). L'organisateur ajoutera manuellement les athlètes à la start-list. Ces épreuves et leurs participants sont toujours visibles dans la vue publique.



Paramètres de la compétition

Les paramètres sont les suivants :

  • Visibilité de l'inscription
    • Brouillon (non visible au public) - l'inscription n'est pas encore ouverte au public.
    • Publié (visible publiquement) - l'inscription est ouverte et visible par le public.
  • Date limite d'inscription - Date
  • Date limite d'inscription - Heure
  • Devise - sélectionner la devise appropriée pour votre pays. Veuillez noter : il est fortement recommandé que la devise sélectionnée soit la devise locale de votre organisation, cela afin d'éviter des frais de change supplémentaires
  • TVA- choix d'inclure le montant approprié de TVA dans les paiements des inscriptions.
    • Activé (xx %) - inclure le montant approprié de la TVA pour votre région géographique sur chaque transaction de paiement d'une participation.
    • Désactivé - ne pas inclure la TVA sur chaque transaction de paiement d'une participation.
  • Montant total des frais - le total des frais de traitement pour chaque transaction et comprenant le traitement des paiements et les frais Roster Athletics.
  • Validation automatique des inscriptions
    • Désactivé - approuver manuellement tous les participants avant qu'ils ne paient.
    • Activé - approuver automatiquement tous les participants lors de leur inscription, et de là les autoriser à effectuer un paiement (si actuel) et à être placés dans les start-lists
  • Les inscrits sont tenus de fournir leurs propres dossards
    • Désactivé - les titulaires ne peuvent pas fournir leurs propres dossards.
    • Activé - les titulaires peuvent fournir leurs propres dossards pour chaque épreuve.


Veuillez noter : une fois que vous avez modifié la Visibilité de l'inscription, de Brouillon (non visible au public) à Publié (visible publiquement), vous ne pourrez plus modifier la valeur de la Devise, l'activation de la TVA ou les Termes & conditions du meeting (voir ci-dessous sous Documents).




Frais & valeurs par défaut



  • Vérification des minimas
    • Open - ne pas utiliser de minimas comme critère d'acceptation de l'inscription.
    • Strict - utiliser des minimas comme critère d'acceptation de l'inscription
  • Minimas utilisés
    • Meilleure perf. de la saison (SB) - utiliser une meilleure performance de la saison comme critère d'inscription.
    • Meilleure performance personnelle (PB) - utiliser une meilleure performance personnelle comme critère d'inscription.
  • Nombre maximum d'athlètes par épreuve - le nombre maximum d'athlètes pour chaque épreuve. Veuillez noter que si le nombre maximum a été atteint ET que l'approbation automatique est activée, tous les athlètes supplémentaires qui s'inscriront seront automatiquement déplacés vers la liste d'attente jusqu'à ce que l'organisateur décide d'approuver ou de rejeter leur participation.
  • Prix par épreuve - la somme par défaut dans votre devise pour le montant facturé à chaque participant à chaque épreuve, qui comprend tous les frais de traitement et la TVA/taxe (si activé). Le prix peut être ajusté individuellement ultérieurement pour chaque épreuve.
  • Droits d'entrée à la compétition - la somme dans votre devise pour le montant facturé à chaque participant quel que soit le nombre d'épreuves choisies, somme incluant tous les frais de traitement et la TVA/taxe (si activé). Ceci est destiné aux organisateurs qui souhaitent utiliser des droits d'entrée de participation à la compétition pour chaque athlète, en plus ou au lieu de fixer des frais pour chaque épreuve choisie par un participant.
  • Droits d'entrée de participation à la compétition remboursables
    • Activé - permet aux utilisateurs de demander un remboursement après avoir remboursé tous les frais en relation avec les épreuves (si présents).
    • Désactivé - n'autorise pas les utilisateurs à demander un remboursement des droits d'entrée.
  • Droits d'entrée à la compétition pour les relais
    • Activé - tous les relais doivent payer des droits d'entrée pour la participation à la compétition ainsi que potentiellement des frais d'inscription aux épreuves (si présentes).
    • Désactivé - les relais n'ont pas à payer de droits d'entrées à la compétition.


Veuillez noter : Si les droits d'entrée à la compétition sont supérieurs à 0 et que le prix de l'épreuve est supérieur à 0, la somme des frais de participation correspondra aux droits d'entrée à la compétition + les frais de participation à l'épreuve. Si le participant souhaite s'inscrire à deux épreuves ou plus, la somme sera la somme des droits d'entrée à la compétition + les frais de participation pour la première épreuve + les frais de participation à la seconde épreuve, et ainsi de suite.


Les valeurs par défaut du Nombre maximum d'athlétes par épreuve et du Prix par épreuve peuvent être modifiées et appliquées à toutes ou à plusieurs épreuves comme un moyen rapide d'ajuster le prix ou le nombre d'athlètes à tous les niveaux.


Pour utiliser les valeurs par défault des épreuves, sélectionner les épreuves souhaitées en cliquant sur les cases à cocher appropriées ou sur la case à cocher supérieure qui sélectionnera toutes les épreuves en même temps. Une paire de boutons apparaîtra au bas de la page, y compris le champ Utiliser les valeurs par défaut pour cette sélection. Appuyer sur ce bouton pour appliquer les valeurs par défaut ajustées, et pour terminer il vous suffit de sauvegarder.



Pour ajuster rapidement le statut d'une, de plusieurs ou de toutes les épreuves, sélectionner les épreuves, appuyer sur le bouton Modifier la sélection et choisir Ouvrir la sélection, Fermer la sélection ou Exclure la sélection, puis sauvegarder pour appliquer les choix.



Veuillez noter : TOUS les éléments suivants doivent être activés pour que les inscriptions soient ouvertes au public pour les épreuves sélectionnées :

  1. MEETINGS → Détails → Informations générales → Statut du meeting doit être configuré comme étant Ouvert.
  2. INSCRIPTION → Configuration → Paramètres du meeting → Visibilité de l'inscription doit être configuré comme étant Publié (visible publiquement).
  3. INSCRIPTION → Configuration → Le Statut de l'épreuve doit être configuré comme étant Ouvert (pour chaque épreuve).



Documents


La section Documents offre la possibilité de télécharger des documents pouvant être pertinents pour les participants de votre événement. Cela inclu la possibilité de télécharger les documents suivants :

  • Termes & Conditions au format PDF et que les participants doivent accepter lors de l'inscription. 
  • Déclaration antidoping au format PDF où vous exigez le consentement de vos participants lors de l'inscription.
  • Informations sur le meeting au format PDF où vous pouvez télécharger toute information pertinente de votre choix en relation avec la compétition. Ce document peut être téléchargé et modifier à tout moment.


Veuillez noter : une fois que Paramètres du meeting → Visibilité de l'inscription est modifiée de Brouillon à Visible publiquement et sauvegardée, les documents contenant les Termes & Conditions / la Déclaration antidoping ne pourront pas être téléchargés ou modifiés.



Notifications



Vous pouvez décider qui recevra les notifications par e-mail liées aux messages des participants via le portail d'inscription. Pour cela, vous rendre au niveau de la page des Notifications.



Par défaut, seul le créateur de la compétition recevra des notifications par e-mail. Pour ajouter un nouvel utilisateur, sélectionner la ou les personnes dans la liste et cliquer sur le bouton Ajouter. Ne pas oublier que seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation pour Mettre à jour la compétition peuvent être sélectionnés dans la liste. En savoir plus sur les autorisations dans le guide Autorisation pour modifier un meeting.



Gestion des inscriptions


Vous pouvez gérer toute l'activité de validation via la page INSCRIPTION → Gestion une fois que la compétition est ouverte aux inscriptions et que les participants se sont inscrits. 


Vous verrez ici la liste des athlètes qui sont dans le processus d'inscription et leur statut d'inscription.



Dans la première ligne se trouvent des champs où vous pourrez trier les données en fonction des différents statuts (la colonne Licence est uniquement visible si la vérification de la licence est activée).


Lorsque les participants s'inscrivent à une compétition nécessitant la validation de l'organisateur (par défaut), tous les athlètes devront d'abord être validés avant de payer et d'être ajoutés à la start-list. La validation ainsi que d'autres actions se trouvent dans la colonne de droite depuis l'icône à trois points. Le participant verra également le statut mis à jour une fois l'action effectuée.


L'organisateur a les choix suivants quand un participant s'est inscrit pour une épreuve :

  • Valider - l'athlète peut payer pour l'inscription.
  • Rejeter - l'athlète ne pourra pas payer pour l'épreuve et ne sera donc pas sur la start-list.
  • Liste d'attente - l'athlète est placé sur une liste d'attente (et peut être validé ou rejeté plus tard).


Veuillez noter : les inscrits seront automatiquement informés par e-mail du changement de statut d'approbation (par exemple si l'organisateur modifie manuellement le statut de Liste d'attente à Approuvé). Un rappel sera également envoyé automatiquement 24 heures avant la date limite d'inscription aux inscrits ayant le statut d'agrément et n'ayant pas encore réglé le montant demandé.



Les athlètes peuvent être validés (ou autres actions) individuellement ou en bloc en cochant les cases sur le côté gauche, puis en appuyant sur l'option Modifier la sélection appropriée. Les différentes possibilités (si actives) seront en écriture foncées, dans le cas échéant en gris clair comme sur la capture d'écran ci-dessous.



Vous trouverez des messages vous informant de certaines circonstances particulières qui sont dans ce cas des athlètes étrangers sans licence britanniques participant à cette compétition du Royaume Uni.


Veuillez noter : le champ Licence ne sera visible que si l'organisateur a un accord avec la base de données locales.



Une fois que les participants ont agis, comme payer ou se retirer de l'épreuve, leur statut de paiement ou de validation sera immédiatement mis à jour et visible sur la même page.



Une fois le paiement de l'athlète effectué, celui-ci est automatiquement transféré directement sur la start-list de cette épreuve. Au cas où la participation est sans frais l'athlète sera placé dans la start-list dès la validation par l'organisateur.



Remboursement des frais de participation


Les participants peuvent demander un remboursement après paiement et recevoir soit un avoir pour un autre épreuve, soit un remboursement par virement.

  • Avoir : le montant total de l'épreuve sera crédité sur le compte du participant. Il pourra utiliser l'avoir pour une autre épreuve de la même compétition ou lors d'une prochaine compétition créée par le même organisateur.
  • Remboursement par le mode de paiement utilisé : montant total moins les frais de transaction applicables (par exemple, frais de carte de crédit, frais de service Roster).



Une fois qu'un remboursement de l'un ou l'autre type a été demandé, vous pouvez l'accepter ou le refuser. Dans les deux cas le participant sera retiré de la start-list à moins qu'il n'ait un résultat. Si aucune action n'est entreprise, le participant reste sur la start-list.


Vous verrez une icône rouge d'avertissement dans l'en-tête supérieur (à côté du nom de la compétition) s'il y a une demande de remboursement. En cliquant sur l'icône rouge et en sélectionnant Demandes de remboursement (épreuves), vous accéderez à la vue Gestion des inscriptions affichant tous les athlètes qui ont actuellement demandé un remboursement.


Vous pouvez également trouver toutes les demandes de remboursement en accédant au filtre de la colonne Paiement de la vue Gestion des inscriptions et en sélectionnant l'option appropriée.



Vous pouvez effectuer un remboursement groupé en cochant les cases sur le côté gauche et en appuyant sur l'option de Sélection appropriée. N'oubliez pas de ne pas fermer le navigateur lorsqu'une opération groupée a lieu. La fermeture du navigateur arrêtera l'opération.






Retirer/conserver un participant


L'organisateur peut, s'il le souhaite, supprimer un participant une fois que celui-ci a terminé son paiement et qu'il est présent sur la start-list. L'organisateur disposera des choix suivants en utilisant les options de l'icône à trois points :

  • Retirer et rembourser avec un avoir.
  • Retirer et rembourser sur le mode de paiement utilisé.
  • Retirer sans rembourser.
  • Conserver et rembourser sous forme d'avoir.
  • Conserver et rembourser sur le mode de paiement utilisé.



Veuilez noter : Pour pouvoir supprimer une épreuve avec le module d'inscription activé il vous faudra au préalable supprimer ou rejeter tous les participants (avec ou sans remboursement). Vous pourrez alors accéder au Calendrier une fois toutes les inscriptions aux épreuves résolues, et supprimer l'épreuve en cliquant sur l'icône à trois points et en sélectionnant Supprimer.



Message à l'organisateur


Les titulaires peuvent envoyer un message pour informer l'organisateur d'un besoin d'aide supplémentaire, d'ajustements éventuels en rapport avec l'inscription, ou autres.


Vous verrez une icône rouge dans la barre supérieure (à côté du nom de la compétition) si un nouveau message est présent. En cliquant sur l'icône rouge et en sélectionnant Messages relatifs à l'inscription, vous accéderez à la page de la gestion de l'inscription affichant toutes les inscriptions contenant des messages non lus.


Vous pouvez également retrouver tous les messages envoyés en vous rendant dans la page de Gestion des inscriptions, colonne Message, et en choisissant l'option appropriée au niveau du champ Filtrer.



Cliquez sur l'icône de message pour ouvrir une discussion avec le participant. L'icône sera gris clair s'il n'y a aucun message, gris foncé s'il n'y a pas de nouveaux messages et bleue s'il y a des messages non lus.



Pour ajouter un commentaire il suffit de saisir un texte dans le champ Publier un message. L’envoi d’un message changera automatiquement la couleur de l’icône du bleu au gris. Vous pouvez marquer manuellement les messages comme lus en cliquant sur le bouton Marquer comme vu. Chaque nouveau message du participant marquera à nouveau l'icône en bleu.



Comptabilité


Veuillez consulter le guide de l'utilisateur Comptabilité pour plus d'informations sur le téléchargement et la lecture du fichier CSV de vos données de paiement. 


Il est aussi possible de télécharger un fichier CSV contenant des informations sur les inscriptions en cliquant sur le champ Téléchargement CSV.



Le fichier contient les colonnes suivantes :

  • MeetingName - Le nom de la compétition.
  • Event - Le nom de l'épreuve.
  • Gender - Le sexe de l'épreuve.
  • AgeGroup - La catégorie d'âge de l'épreuve.
  • RegistrantName - Nom de la personne s'étant inscrite et/ou ayant inscrit d'autres personnes.
  • RegistrantEmail - Adresse e-mail de la personne qui s'inscrit elle-même et/ou d'autres personnes.
  • RegistrantPhone - numéro de t´léphone 
  • ParticipantName - Nom du participant.
  • Club - Le club du participant
  • Licenses (colonnes séparées par fédération) - Numéro de licence de l'athlète (s'il existe).
  • ApprovalStatus - Statut de l'approbation, par exemple, Start-list, Rejeté, Supprimé, Désinscrit.
  • Message - Message à l'organisateur.



Droits d'entrée pour la participation


L'ajout de droits d'entrée pour la participation à une compétition vous permet de demander une somme fixe au participant, quel que soit le nombre d'épreuves auxquelles le participant souhaite s'inscrire.


La compétition est ouverte aux inscriptions une fois que vous avez ajouté des droits d'entrée dans INSCRIPTION → Configuration → Frais & valeurs par défaut. Vous verrez la liste de tous les participants qui ont payé les droits d'entrée dans INSCRIPTION → Droits d'entrée à la compétition dès que les participants s'inscrivent. 




Vous pouvez ici accepter ou refuser les demandes de remboursement (si le remboursement est activé dans INSCRIPTION → Configuration → Frais & valeurs par défaut → Droits d'entrée à la compétition remboursables) ou rembourser des frais sans demande de l'utilisateur.


Vous pouvez rembourser les frais d'inscription en bloc en cochant les cases à gauche et en appuyant sur l'option de Sélection appropriée. N'oubliez pas de ne pas fermer le navigateur lorsqu'une opération par lots a lieu. La fermeture du navigateur arrêtera l'opération.