Il vous sera possible d'activer les inscriptions pour votre compétition et d'accepter les paiements des participants dès que votre organisation aura configuré un profil de traitement des paiements Stripe pour l'inscription en ligne Roster. 


Pour plus d'informations sur l'activation d'un compte Stripe, veuillez consulter le guide Organisateurs : Activation du compte Stripe.


Ce guide contient les sections suivantes : 


Comment commencer


Ce guide suppose que vous vous êtes familiarisé avec la configuration d'un meeting au sein de la plateforme d'administration Roster. Au cas où il vous manquerait des informations veuillez vous référer aux différents guides de l'utilisateur de la section Créer un meeting pour obtenir des instructions détaillées.


Après avoir activé votre compte Stripe vous pourrez vous rendre vers le champ MEETINGS → Details Informations générales → Inscription et modifier le statut de Désactivé à Activé pour tout meeting de votre organisation.



À la suite de l'activation une section INSCRIPTION avec 2 icônes de menu apparaîtra dans la colonne bleue à l'extrême gauche, Configuration et Validation des inscriptions.



Veuillez noter : une fois l'inscription activée pour votre meeting, elle ne peut pas être désactivée.


Dans la page Détails se trouvent quelques autres champs qui peuvent être importants en ce qui concerne l'inscription.



Vérification de la licence


Veuillez noter : la vérification de la licence n'est pour l'instant disponible (et activée sur la plateforme) que pour le Royaume-Uni. 



Sous MEETINGS → Détails → Paramètres spécifiques au pays choisi vous trouverez un champ de Vérification de la licence qui vous permet de sélectionner le paramètre d'exigence de licence approprié pour cette compétition.


Veuillez noter : Cette fonctionnalité est pour l'instant uniquement disponible si le pays choisi est configuré comme étant l'Angleterre, le Pays de Galles ou le Royaume Uni.


Les options sont :

  • Aucune - aucune exigence de licence n'est en place et donc tout participant peut s'inscrire
  • Autoriser les étrangers (une licence est requise pour les athlètes nationaux) - les athlètes britanniques devront avoir leur numéro de licence actif dans le cadre du processus d'inscription. Les athlètes étrangers non britanniques sont autorisés à s'inscrire sans licence.
  • Strict (une licence est requise) - seuls les athlètes britanniques avec un numéro de licence valide peuvent s'inscrire à cette compétition.


Les numéros de licence provenant des athlètes de l'Angleterre et du Pays de Galle sont automatiquement vérifiés dans la base de données Trinity.


Veuillez noter : une fois ce champ défini lors de la configuration du meeting, il ne peut être modifié que pour une option plus détendue. Ainsi Strict peut être modifié en Autoriser les étrangers ou Aucune, et Autoriser les étrangers ne peut être modifié qu'en Aucune.



Vérification de la catégorie d'âge



Vous trouverez également un champ Vérification de la catégorie d'âge sous MEETINGS → Détails → Paramètres spécifiques au pays choisi. Celui-ci vous permettra de définir les restrictions éventuelles liées à la catégorie d'âge des athlètes et les épreuves auxquelles ils participent. Les options sont :

  • Aucune - aucune restriction au niveau de l'inscription en ce qui concerne la catégorie d'âge, ainsi tout participant peut s'inscrire à n'importe quelle épreuve de n'importe quelle catégorie d'âge,
  • Standard - sa propre catégorie d'âge; masters - uniquement la catégorie d'âge appropriée par rapport à la date de naissance de l'athlète et les catégories inférieures; jeunes - uniquement la catégorie d'âge appropriée par rapport à la date de naissance de l'athlète ainsi que les catégories supérieures,
  • Strict - sa catégorie d'âge propre ou la catégorie Sénior



Configuration de l'inscription


Une fois les épreuves ajoutées à votre meeting, continuez et appuyez sur le bouton INSCRIPTION → Configuration. Cela vous amènera à la section principale qui contrôle les paramètres de configuration des inscriptions en relation aux épreuves.



La page de configuration répertorie toutes les épreuves de deux manières différentes, une liste avec toutes les épreuves ou alors des listes d'épreuves regroupées par sexe. À côté de chaque épreuve se trouvent les colonnes suivantes répertoriant un certain nombre de paramètres de configuration valable chaque épreuve spécifique :


  • Catégorie d'âge -  la catégorie d'âge pour cette épreuve (pour configurer plusieurs catégories d'âge pour votre compétition, veuillez consulter le guide de l'utilisateur Configurer des épreuves comprenant plusieurs catégories d'âge).
  • Maximum athlètes - le nombre maximum d'athlètes pouvant s'inscrire à cette épreuve.
  • Prix - la somme demandée pour chaque épreuve et pour chaque participant dans la devise choisie pour la compétition. Le montant comprend tous les frais de traitement (traitement des paiements et frais Roster Athletics) ainsi que la TVA (si elle est présente) pour chaque paiement d'inscription. Il est bien sûr possible de saisir 0 comme prix si l'accès à une ou plusieurs épreuves est gratuite.
  • Minimas - ce champ définit les minimas requis pour l'épreuve permettant une validation de l'inscription pour un participant potentiel. Pour utiliser l'option des minimas pour l'inscription, elle doit d'abord être activée dans la section Paramètre du meeting décrite ci-dessous.
  • Statut - le statut de chaque épreuve visible sur le site public dédié à l'inscription.
    • En attente - Statut par défaut, l'épreuve n'est pas encore ouverte à l'inscription.
    • Ouvert - l'inscription est ouverte.
    • Fermé - l'inscription est fermée et ne permet pas d'inscriptions supplémentaires.
    • Exclu - ces épreuves ne sont pas accessibles par le biais de l'inscription en ligne (par exemple, "100m Haut-niveau - VIP"). L'organisateur ajoutera manuellement les athlètes à la start-list. Ces épreuves et leurs participants sont toujours visibles dans la vue publique.


Paramètres du meeting



Les paramètres sont les suivants :

  • Visibilité de l'inscription
    • Brouillon (non visible au public) - l'inscription n'est pas encore ouverte au public.
    • Publié (visible publiquement) - l'inscription est ouverte et visible par le public.
  • Date limite d'inscription - Date
  • Date limite d'inscription - Heure
  • Vérification des minimas
    • Open - aucun minima n'est requis comme critère de validation de l'inscription.
    • Strict - des minimas sont requis pour la validation de l'inscription.
  • Minimas utilisés
    • Meilleure performance de la saison (SB) - le SB est utilisé comme critère de validation de l'inscription.
    • Meilleure performance personnelle (PB) - le PB est utilisé comme critère de validation de l'inscription.
  • Devise - sélectionner la devise appropriée pour votre pays. Veuillez noter : il est fortement recommandé que la devise sélectionnée soit la devise locale de votre organisation, cela afin d'éviter des frais de change supplémentaires.
  • TVA- choix d'inclure le montant approprié de TVA dans les paiements des inscriptions.
    • Activé (xx %) - inclure le montant approprié de la TVA pour votre région géographique sur chaque transaction de paiement d'une participation.
    • Désactivé - ne pas inclure la TVA sur chaque transaction de paiement d'une participation.
  • Montant total des frais - le total des frais de traitement pour chaque transaction et comprenant le traitement des paiements et les frais Roster Athletics.
  • Validation automatique des inscriptions
    • Désactivé - approuver manuellement tous les participants avant qu'ils ne paient.
    • Activé - approuver automatiquement tous les participants lors de leur inscription, et de là les autoriser à effectuer un paiement (si actuel) et à être placés dans les start-lists.


Veuillez noter : une fois que vous avez modifié la Visibilité de l'inscription, de Brouillon (non visible au public) à Publié (visible publiquement), vous ne pourrez plus modifier la valeur de la Devise, l'activation de la TVA ou les Termes & conditions du meeting (voir ci-dessous sous Documents).




Valeurs par défaut des épreuves



Il est possible d'ajuster les paramètres par défaut des épreuves pour les appliquer à toutes les épreuves ou à uniquement quelques épreuves, cela concerne le prix par épreuve ou le nombre maximum d'athlètes.


  • Prix par épreuve - le prix dans votre devise pour le montant facturé à chaque participant pour chaque épreuve,et comprenant tous les frais de traitement et la TVA (si activé)
  • Nombre maximum d'athlètes par épreuve - le nombre maximum d'athlètes pour chaque épreuve


Pour utiliser les valeurs par défault des épreuves, sélectionner les épreuves souhaitées en cliquant sur les cases à cocher appropriées ou sur la case à cocher supérieure qui sélectionnera toutes les épreuves en même temps. Une paire de boutons apparaîtra au bas de la page, y compris le champ Utiliser les valeurs par défaut pour cette sélection. Appuyer sur ce bouton pour appliquer les valeurs par défaut ajustées, et pour terminer il vous suffit de sauvegarder.



Pour ajuster rapidement le statut d'une, de plusieurs ou de toutes les épreuves, sélectionner les épreuves, appuyer sur le bouton Modifier la sélection et choisir Ouvrir la sélection, Fermer la sélection ou Exclure la sélection, puis sauvegarder pour appliquer les choix.



Veuillez noter : TOUS les éléments suivants doivent être activés pour que les inscriptions soient ouvertes au public pour les épreuves sélectionnées :

  1. MEETINGS → Détails Informations générales → Statut du meeting doit être configuré comme étant Ouvert.
  2. INSCRIPTION Configuration → Paramètres du meeting → Visibilité de l'inscription doit être configuré comme étant Publié (visible publiquement).
  3. INSCRIPTION Configuration → Le Statut de l'épreuve doit être configuré comme étant Ouvert (pour chaque épreuve).



Documents


La section Documents offre la possibilité de télécharger des documents pouvant être pertinents pour les participants de votre meeting. Cela inclu la possibilité de télécharger les documents suivants :

  • Termes & Conditions au format PDF et que les participants doivent accepter lors de l'inscription. Veuillez noter : une fois que Paramètres du meeting  Visibilité de l'inscription est modifiée de Brouillon à Visible publiquement et sauvegardée, le document contenant les Termes & Conditions ne pourra pas être téléchargé ou modifié.
  • Informations sur le meeting au format PDF où vous pouvez télécharger toute information pertinente de votre choix en relation avec la compétition.




Validation des inscriptions


Vous pouvez gérer toute l'activité de validation via la page INSCRIPTION → Validation une fois que la compétition est ouverte aux inscriptions et que les participants se sont inscrits. 



Vous verrez ici la liste des athlètes en cours d'inscription et leur statut d'inscription. Les participants seront visibles au fur et à mesure qu'ils s'inscrivent.



Dans la première ligne se trouvent des champs où vous pourrez trier les données en fonction des différents statuts (la colonne Licence est uniquement visible si la vérification de la licence est activée).


Lorsque les participants s'inscrivent à une compétition nécessitant la validation de l'organisateur (par défaut), tous les athlètes devront d'abord être validés avant de payer et d'être ajoutés à la start-list. La validation ainsi que d'autres actions se trouvent dans la colonne de droite. Une fois l'action choisie, le participant verra également le statut mis à jour.


L'organisateur a les choix suivants quand un participant s'est inscrit pour une épreuve :

  • Valider - l'athlète peut payer pour l'inscription.
  • Rejeter - l'athlète ne pourra pas payer pour l'épreuve et ne sera donc pas sur la start-list.
  • Mettre sur liste d'attente - l'athlète est placé sur une liste d'attente (et peut être validé ou rejeté plus tard).



Les athlètes peuvent être validés (ou autres actions) individuellement ou en bloc en cochant les cases sur le côté gauche, puis en appuyant sur l'option Modifier la sélection appropriée.



Vous trouverez des messages vous informant de certaines circonstances particulières qui sont dans ce cas des athlètes étrangers sans licence britanniques participant à cette compétition du Royaume Uni.


Veuillez noter : le champ Licence ne sera visible que si l'organisateur a un accord avec la base de données locales.



Une fois que les participants ont agis, comme payer ou se retirer de l'épreuve, leur statut de paiement ou de validation sera immédiatement mis à jour et visible sur la même page.



Une fois le paiement de l'athlète effectué, celui-ci est automatiquement transféré directement sur la start-list de cette épreuve. Au cas où la participation est sans frais l'athlète sera placé dans la start-list dès la validation par l'organisateur.


Remboursement des frais de participation


Les participants peuvent demander un remboursement après paiement et recevoir soit un avoir pour un autre épreuve, soit un remboursement par virement.

  • Avoir : le montant total de l'épreuve sera crédité sur le compte du participant. Il pourra utiliser l'avoir pour une autre épreuve de la même compétition ou lors d'une prochaine compétition créée par le même organisateur.
  • Remboursement par le mode de paiement utilisé : montant total moins les frais de transaction applicables (par exemple, frais de carte de crédit, frais de service Roster).


Une fois qu'un remboursement de l'un ou l'autre type a été demandé, vous pouvez l'accepter ou le refuser.


Retrait d'un participant


L'organisateur peut, s'il le souhaite, supprimer un participant une fois que celui-ci a terminé son paiement et qu'il est présent sur la start-list. L'organisateur disposera des choix suivants en utilisant les options de l'icône à trois points :

  • Retirer et rembourser avec un avoir.
  • Retirer et rembourser sur le mode de paiement utilisé.
  • Retirer sans rembourser.




Comptabilité


Si votre rôle est configuré comme étant un Administrateur ou un Comptable (voir plus concernant les différents rôles attribués dans le guide suivant Rôles de l'organisateur), il vous est possible de télécharger tous les détails des transactions par le biais d'un fichier CSV. 


Exporter le fichier CSV contenant les détails des transactions en cliquant sur le champ Fichier CSV des paiements dans la page Détails



Le fichier comprendra les colonnes suivantes :

  • meetingName - Le nom du meeting.
  • event - Le nom de l'épreuve et la catégorie d'âge.
  • registrantName - Le nom de la personne qui s'est inscrite ou qui a inscrit d'autres participants.
  • registrantEmail - L'e-mail de la personne qui s'est inscrite ou qui a inscrit d'autres participants.
  • athleteName - Nom du participant.
  • paymentStatus - Statut du paiement, par exemple paiement terminé ou remboursement.
  • currency - Code à 3 lettres pour le type de devise qui est utilisé.
  • vatPercent - Le pourcentage de la TVA/taxe.
  • dateTime - Date et heure de la transaction (heure locale de l'organisateur).
  • amountCharged - Le montant demandé pour l'épreuve incluant tous les frais de transaction (frais de paiement et les frais Roster athletics) et la TVA/taxe (si présente).
  • amountCredits - Montant à payer pour l'épreuve si elle a été payée avec un avoir.
  • amountRefundedCash - Montant remboursé par la méthode de paiement utilisée.
  • amountRefundedCredits - Montant remboursé comme avoir.
  • vatAmount - Somme représentant la TVA/taxe inclue dans le montant.
  • totalFee - Le total de tous les frais (frais de transaction et frais de service Roster athletics). 
  • receiptNumber - Identification unique pour chaque transaction.