Gdy konto Twojej organizacji zostało poprawnie skonfigurowane i zintegrowane z kontem Stripe, możesz aktywować zgłoszenia dla swoich zawodów i rozpocząć przyjmowanie płatności.
Informacje o konfiguracji konta organizacji oraz integracji z kontem Stripe dostępne są w poradniku Aktywowanie konta Stripe dla organizatorów.
Ten poradnik podzielony jest na następujące części:
Jak zacząć?
Aby uruchomić zgłoszenia, wymagana jest wiedza na temat dodawania zawodów na platformie Roster Athletics. Przejdź do poradnika Dodawanie zawodów, aby dowiedzieć się więcej.
Po założeniu konta Stripe możliwe jest aktywowanie zgłoszeń poprzez wybranie: ZAWODY → Szczegóły → Ogólne → Zgłoszenia i zmianę ich statusu z Nieaktywne na Aktywne. Ze zgłoszeń można skorzystać dla wszystkich zawodów organizowanych przez Twoją organizację.
Aktywowanie zgłoszeń sprawi, że w menu po lewej stronie pojawi się nowa sekcja ZGŁOSZENIA z pięcioma pozycjami: Ustawienia, Produkty, Zarządzanie - konkurencje, Zarządzanie - produkty i Zarządzanie - opłaty za udział.
UWAGA: Po aktywacji zgłoszenia nie mogą zostać dezaktywowane.
Weryfikacja kategorii wiekowych
W szczegółach zawodów dostępna jest opcja weryfikacji kategorii wiekowych. Możesz ją wykorzystać przy zgłoszeniach. Przejdź do ZAWODY → Szczegóły → Kategorie wiekowe i znajdź pole Weryfikacja kategorii wiekowych.
W tym miejscu możesz zdecydować o tym, czy system powinien ograniczać możliwość zgłaszania się zawodników na podstawie ich kategorii wiekowych. Dostępne są trzy opcje:
- Brak - każdy może zgłosić się do dowolnej konkurencji niezależnie od kategorii wiekowej,
- Częściowa - akceptuj zawodników z danej kategorii wiekowej oraz młodszych, np. zawodnicy U18 będą mogli zgłosić się do konkurencji U20 (w przypadku mastersów odwrotnie, czyli np. zawodnicy z kategorii M50 będą mogli zgłosić się do konkurencji M40),
- Pełna - akceptuj wyłącznie zawodników z danej kategorii wiekowej.
Konfigurowanie zgłoszeń
Po aktywowaniu zgłoszeń oraz dodaniu konkurencji możesz przejść do konfigurowania zgłoszeń, wybierając z menu po lewej stronie ZGŁOSZENIA → Ustawienia.
Domyślny widok ustawień wyświetla listę konkurencji, które można filtrować na podstawie płci. Obok nazwy konkurencji w poszczególnych kolumnach znajdują się następujące informacje:
- Kategoria - kategoria wiekowa przypisana do konkurencji (aby dodać konkurencję z wieloma kategoriami wiekowymi, zobacz poradnik Dodawanie konkurencji z wieloma kategoriami wiekowymi).
- Limit zawodników - maksymalna liczba zawodników, która może zostać zaakceptowana przez system, gdy włączone jest automatyczne zatwierdzanie zawodników. Uczestnicy, którzy zgłoszą się po przekroczeniu tego limitu, zostaną automatycznie przeniesieni na listę rezerwową. Pozostaw pole puste, jeżeli nie chcesz dodawać żadnego limitu.
- Opłata - wysokość opłaty startowej (w tym VAT i prowizje). Wpisz 0 (zero), jeżeli udział jest bezpłatny.
- Minimum kwalifikacyjne - rezultat, jaki należy uzyskać, aby móc się zgłosić do wybranej konkurencji. Więcej informacji dostępnych jest poniżej w sekcji Opłaty i ustawienia domyślne. Pozostaw pole puste, jeżeli nie chcesz wprowadzać minimum kwalifikacyjnego.
- Status - status zgłoszeń danej konkurencji. Możliwe opcje to:
- Nieaktywne - wstępna wartość, która oznacza, że zgłoszenia jeszcze się nie rozpoczęły,
- Otwarte - zgłoszenia są otwarte,
- Zakończone - zgłoszenia zostały zakończone,
- Wyłączone - zgłoszenia dla wybranej konkurencji są wyłączone (możesz wybrać ten status np. dla konkurencji pokazowych, w której startują zawodnicy zaproszeni i dodani do listy startowej ręcznie przez organizatora).
Opcje
Kliknij przycisk Opcje umieszczony z lewej strony, aby określić ustawienia ogólne i/lub aktywować zgłoszenia dla uczestników.
Dostępne opcje to:
- Status zgłoszeń
- Wersja robocza - zgłoszenia nie są dostępne dla uczestników.
- Aktywne - zgłoszenia są dostępne dla uczestników. Po zmianie statusu na Aktywne, powrót do Wersji roboczej nie jest możliwy.
- Koniec zgłoszeń - data
- Koniec zgłoszeń - godzina
- Waluta - wybierz odpowiednią walutę dla swojego kraju. UWAGA: Zalecany jest wybór waluty przypisanej do Twojej organizacji, aby uniknąć dodatkowych opłat za przewalutowanie.
- VAT - określ czy chcesz uwzględnić VAT we wszystkich opłatach startowych:
- Nieuwzględniony - nie uwzględniaj VAT w opłacie startowej.
- Uwzględniony (23%) - uwzględniaj VAT w opłacie startowej.
- Opłata transakcyjna - informacja o wysokości wszystkich opłat dodatkowych związanych z obsługą płatności i prowizją Roster.
- Automatyczne zatwierdzaj zawodników
- Włączone - zgłaszający się zawodnicy zostaną automatycznie zatwierdzeni i będą mieli możliwość opłacenia udziału bezpośrednio po zgłoszeniu.
- Wyłączone - organizator będzie musiał ręcznie zmienić status zgłoszonych zawodników, zanim płatność będzie możliwa.
- Zgłaszający muszą podać własny numer startowy
- Włączone - zgłaszający muszą podać numer startowy zawodnika dla każdej konkurencji.
- Wyłączone - zgłaszający nie mają możliwości podania własnego numeru startowego.
UWAGA: Po zmianie statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne, zmiany w polach Waluta, VAT, Warunki uczestnictwa i Deklaracja antydopingowa (zobacz poniżej w sekcji Dokumenty) nie będą możliwe!
Opłaty i ustawienia domyślne
- Weryfikacja minimum kwalifikacyjnego
- Nieaktywna - uczestnik może zgłosić się, nawet gdy jego rekord jest słabszy od podanego minimum.
- Aktywna - uczestnik może zgłosić się wyłącznie, gdy jego rekord jest równy lub lepszy od podanego minimum.
- Minimum kwalifikacyjne - wybierz, który rekord powinien być podstawą do określenia czy zawodnik osiągnął minimum kwalifikacyjne:
- Rekord życiowy
- Rekord sezonu
- Limit zawodników dla konkurencji - określa domyślny limit zawodników, którzy mogą zgłosić się do jednej konkurencji (przy włączonym automatycznym zatwierdzaniu zawodników). Wszyscy uczestnicy, którzy zgłoszą się po przekroczeniu limitu, zostaną przeniesieni na listę rezerwową. Pozostaw pole puste, jeżeli nie zamierzasz dodawać limitu.
- Opłata za konkurencję - określa domyślną wysokość opłaty startowej (w wybranej w ustawieniach walucie) za zgłoszenie się do jednej konkurencji. Wpisz 0 (zero), jeżeli udział jest bezpłatny.
- Opłata za udział w zawodach - określa wysokość opłaty startowej (w wybranej w ustawieniach walucie), która doliczana jest automatycznie do zgłoszenia przy rejestracji do pierwszej konkurencji. Wpisz 0 (zero), jeżeli nie chcesz dodawać stałej opłaty za udział w zawodach.
- Uczestnicy mogą prosić o zwrot opłaty za udział w zawodach
- Włączone - pozwól uczestnikom na poproszenie o zwrot opłaty za udział w zawodach po zwróceniu wszystkich opłat za konkurencje (jeżeli istnieją).
- Wyłączone - zablokuj możliwość proszenia o zwrot opłaty za udział w zawodach.
Sztafety wnoszą opłatę za udział w zawodach
- Włączone - sztafety muszą wnieść opłatę startową za udział w zawodach oraz opłatę za konkurencję (jeżeli jest wyższa niż 0).
- Wyłączone - sztafety nie wnoszą opłaty startowej za udział w zawodach. Płatność dotyczy wyłącznie opłaty za konkurencję (jeżeli jest wyższa niż 0).
UWAGA: Jeżeli opłata za udział w zawodach jest większa niż 0 i opłata za konkurencję jest większa niż 0, wówczas pełną opłatą startową jest suma obu opłat (opłata za udział w zawodach + opłata za konkurencję). Jeżeli uczestnik chce wystartować w kilku konkurencjach, to pełna opłata startowa będzie sumą opłaty za udział w zawodach i opłat za wszystkie konkurencje (opłata za udział w zawodach + opłata za 1 konkurencje + opłata za 2 konkurencję itd.).
Aby ułatwić dodawanie tej samej opłaty startowej i limitu zawodników dla wszystkich lub wybranych konkurencji, możesz wykorzystać domyślne wartości wprowadzone w polach Limit zawodników dla konkurencji i Opłata za konkurencję.
Aby skorzystać z wartości domyślnych, zaznacz konkurencje, dla których chcesz je ustawić (wybierz pole wyboru na górze, aby zaznaczyć wszystkie konkurencje) i kliknij przycisk Zastosuj domyślne. Wartości domyślne zostaną użyte także dla wszystkich nowo dodanych konkurencji.
Aby w łatwy sposób zmienić status zgłoszeń dla wielu konkurencji, zaznacz wybrane lub wszystkie konkurencje i kliknij przycisk Zmień zaznaczone, następnie wybierz Wyłącz wybrane, Otwórz wybrane lub Zamknij wybrane.
UWAGA: Aby zgłoszenia były aktywne i dostępne dla uczestników konieczne jest ustawienie następujących opcji:
- ZAWODY → Szczegóły → Ogólne → Status zawodów musi być ustawiony na Otwarte.
- ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje → Status zgłoszeń musi być ustawiony na Aktywne.
- ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Status konkurencji musi być ustawiony na Otwarte.
Dokumenty
Aby dodać regulamin, warunki uczestnictwa i deklarację antydopingową, kliknij przycisk Dokumenty.
Możliwe jest załadowanie trzech różnych plików w formacie PDF:
- Warunki uczestnictwa - dokument, który zgłaszający użytkownicy muszą zaakceptować przed przejściem do zgłoszeń. Możesz w nim uwzględnić informacje o zasadach rejestracji, warunkach zwrotu opłaty startowej, przetwarzaniu danych osobowych itp. Plik ten może zostać załadowany i zmieniony wyłącznie przed zmianą statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne (ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje).
- Deklaracja antydopingowa - dokument, który zgłaszający uzytkownicy muszą zaakceptować przed przejściem do złoszeń. Plik ten może zostać załadowany i zmieniony wyłącznie przed zmianą statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne (ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje).
- Regulamin - dokument zawierający wszystkie informacje o zawodach. Plik ten można przesłać i zmienić w dowolnym momencie.
Powiadomienia
Klikając przycisk Powiadomienia, możesz przejść do widoku listy użytkowników, którzy będą otrzymywać powiadomienia e-mail o zdarzeniach związanych ze zgłoszeniami, takimi jak nowe wiadomości od uczestników, prośby o zwrot opłaty startowej lub zgłoszenia wymagające potwierdzenia.
Domyślnie lista zawiera wyłącznie użytkownika, który dodał zawody, aby dodać więcej użytkowników, wybierz użytkownika z listy i kliknij przycisk Dodaj. Pamiętaj, że lista zawiera wyłącznie użytkowników z uprawnieniami do Edytowania zawodów. Więcej informacji o uprawnieniach znajdziesz w poradniku Uprawnienia do edycji zawodów.