Ce guide décrit comment gérer les inscriptions des athlètes lorsque la période d'inscription est activée et ouverte ou après la date limite d'inscription. Veuillez consulter le guide Organisateurs : Configuration des inscriptions afin d'apprendre à configurer et activer l'inscription pour votre compétition.


Ce guide est organisé comme suit :




Approbation/rejet des inscriptions


Vous pouvez gérer toute l'activité de validation via la page INSCRIPTION → Gestion → Épreuves une fois que la compétition est ouverte aux inscriptions et que les participants se sont inscrits.


Vous verrez ici la liste des athlètes en cours d'inscription ainsi que leur statut d'inscription.



Dans la première ligne se trouvent des champs permettant de trier les données en fonction des différents statuts (la colonne Licence est uniquement visible si la vérification de la licence est activée).


Lorsque les participants s'inscrivent à une compétition nécessitant la validation de l'organisateur (par défaut), tous les athlètes devront d'abord être validés avant de pouvoir payer et être ajoutés à la start-list. La validation ainsi que d'autres actions sont accessibles via l'icône à trois points dans la colonne de droite. Une fois l'action effectuée, le participant verra également son statut mis à jour.


Options de l’organisateur lors de l’inscription d’un participant à une épreuve :

  • Valider – L'athlète peut payer pour son inscription.
  • Rejeter – L'athlète ne pourra pas payer et ne sera pas ajouté à la start-list.
  • Liste d'attente – L'athlète est placé sur une liste d'attente et pourra être validé ou rejeté ultérieurement.


Veuillez noter : Les inscrits seront automatiquement informés par e-mail en cas de changement de statut (par exemple, si l'organisateur modifie Liste d'attente en Approuvé). De plus, un rappel automatique sera envoyé 24 heures avant la date limite d'inscription aux inscrits ayant le statut d’agrément mais n’ayant pas encore effectué leur paiement.



Les athlètes peuvent être validés (ou faire l’objet d’autres actions) individuellement ou en bloc en cochant les cases sur le côté gauche, puis en sélectionnant l’option Modifier la sélection appropriée.

Les différentes actions disponibles (si activées) apparaîtront en écriture foncée, tandis que les options non disponibles seront affichées en gris clair, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.



Vous verrez des messages vous informant de certaines situations particulières, comme la participation d'athlètes étrangers sans licence britannique à une compétition au Royaume-Uni.


Veuillez noter : Le champ Licence ne sera visible que si l'organisateur a un accord avec la base de données locale.



Une fois que les participants ont effectué une action, comme payer ou se retirer de l'épreuve, leur statut de paiement ou de validation sera immédiatement mis à jour et visible sur la même page.



Une fois le paiement de l'athlète effectué, celui-ci est automatiquement transféré directement sur la start-list de l’épreuve. Dans le cas où la participation est sans frais, l'athlète sera ajouté à la start-list dès la validation par l'organisateur.



Remboursement des frais de participation


Les participants peuvent demander un remboursement après paiement et recevoir soit un avoir pour une autre épreuve, soit un remboursement par virement.

  • Avoir : Le montant total de l'épreuve sera crédité sur le compte du participant. Il pourra utiliser l'avoir pour une autre épreuve de la même compétition ou lors d'une prochaine compétition organisée par le même organisateur.
  • Remboursement par le mode de paiement utilisé : Montant total moins les frais de transaction applicables (par exemple, frais de carte de crédit, frais de service Roster).



Une fois qu'une demande de remboursement (de l'un ou l'autre type) a été soumise, vous pouvez l'accepter ou la refuser. Dans les deux cas, le participant sera retiré de la start-list, à moins qu'il n'ait déjà obtenu un résultat. Si aucune action n'est entreprise, le participant restera sur la start-list.


Vous verrez une icône rouge d'avertissement dans l'en-tête supérieur (à côté du nom de la compétition) si une demande de remboursement est en attente. En cliquant sur l'icône rouge et en sélectionnant Demandes de remboursement (épreuves), vous accéderez à la vue Gestion des inscriptions, qui affiche tous les athlètes ayant actuellement demandé un remboursement.


Vous pouvez également trouver toutes les demandes de remboursement en accédant au filtre de la colonne Paiement de la vue Gestion des inscriptions et en sélectionnant l'option appropriée.



Vous pouvez effectuer un remboursement groupé en cochant les cases sur le côté gauche et en sélectionnant l'option Sélection appropriée.

N'oubliez pas de ne pas fermer le navigateur pendant qu'une opération groupée est en cours, car la fermeture du navigateur arrêtera l'opération.






Retirer/conserver un participant avec ou sans remboursement


L'organisateur peut, s'il le souhaite, supprimer un participant une fois que celui-ci a terminé son paiement et est inscrit sur la start-list. L'organisateur dispose des options suivantes en utilisant l'icône à trois points :

  • Retirer et rembourser avec un avoir.
  • Retirer et rembourser sur le mode de paiement utilisé.
  • Retirer sans rembourser.
  • Conserver et rembourser sous forme d'avoir.
  • Conserver et rembourser sur le mode de paiement utilisé.



Veuillez noter : Pour pouvoir supprimer une épreuve avec le module d'inscription activé, il vous faudra au préalable supprimer ou rejeter tous les participants (avec ou sans remboursement). Une fois toutes les inscriptions aux épreuves résolues, vous pourrez accéder au Calendrier et supprimer l'épreuve en cliquant sur l'icône à trois points, puis en sélectionnant Supprimer.



Message à l'organisateur


Les titulaires peuvent envoyer un message pour informer l'organisateur d'un besoin d'aide supplémentaire, d'ajustements éventuels liés à l'inscription, ou pour toute autre demande.


Vous verrez une icône rouge dans la barre supérieure (à côté du nom de la compétition) si un nouveau message est présent. En cliquant sur l'icône rouge et en sélectionnant Messages relatifs à l'inscription, vous accéderez à la page de Gestion des inscriptions, qui affichera toutes les inscriptions contenant des messages non lus.


Vous pouvez également retrouver tous les messages envoyés en vous rendant dans la page Gestion des inscriptions, dans la colonne Message, et en choisissant l'option appropriée au niveau du champ Filtrer.



Cliquez sur l'icône de message pour ouvrir une discussion avec le participant. L'icône sera gris clair s'il n'y a aucun message, gris foncé s'il n'y a pas de nouveaux messages, et bleu s'il y a des messages non lus.



Pour ajouter un commentaire, il suffit de saisir un texte dans le champ Publier un message. L'envoi d'un message changera automatiquement la couleur de l'icône du bleu au gris. Vous pouvez marquer manuellement les messages comme lus en cliquant sur le bouton Marquer comme vu. Chaque nouveau message du participant fera à nouveau apparaître l'icône en bleu.



Coordonnées du contact


Si vous souhaitez contacter l’inscrit sans utiliser notre système de messagerie, vous pouvez utiliser l’e-mail ou le numéro de téléphone fourni par l’utilisateur. Vous pouvez les trouver en cliquant sur l’icône à trois points et en sélectionnant Coordonnées du contact.



Dans le menu des trois points, vous pouvez également trouver toutes les réponses des athlètes aux questions du Questionnaire (si l’option a été activée). Pour plus d’informations, consultez le guide Organisateurs : Questionnaire.



Télécharger un fichier CSV


Il est également possible de télécharger un fichier CSV contenant des informations sur les inscriptions en cliquant sur le champ Téléchargement CSV.



Le fichier contient les colonnes suivantes :

  • MeetingName – Le nom de la compétition.
  • Event – Le nom de l'épreuve.
  • Gender – Le sexe de l'épreuve.
  • AgeGroup – La catégorie d'âge de l'épreuve.
  • RegistrantName – Nom de la personne s'étant inscrite et/ou ayant inscrit d'autres personnes.
  • RegistrantEmail – Adresse e-mail de la personne qui s'inscrit elle-même et/ou d'autres personnes.
  • RegistrantPhone – Numéro de téléphone de la personne qui s'inscrit ou qui en inscrit d'autres.
  • ParticipantName – Nom du participant.
  • Club – Le club du participant.
  • Licenses (colonnes séparées par fédération) – Numéro de licence de l'athlète (s'il existe).
  • ApprovalStatus – Statut de l'approbation, par exemple, Start-list, Rejeté, Supprimé, Désinscrit.
  • Message – Message à l'organisateur.


Veuillez consulter le guide de l'utilisateur Comptabilité pour plus d'informations sur le téléchargement et la lecture du fichier CSV de vos données de paiement.