Le site web des compétitions Roster est l'interface principale pour les athlètes, entraîneurs, parents et clubs. Il regroupe toutes les informations nécessaires pour inscrire des participants aux compétitions organisées sur la plateforme d'athlétisme Roster.

Ce guide utilisateur présente les principales fonctionnalités, notamment la création de compte et l'inscription à une première compétition.


Veuillez noter : Les captures d’écran et la description de certaines actions peuvent différer légèrement si vous utilisez un appareil mobile.


Le guide est organisé comme suit :


Pour commencer, vous rendre sur le site suivant : https://meets.rosterathletics.com/.



Recherche de compétitions


La vue par défaut affiche un ensemble de filtres pour vous aider à trouver les compétitions qui vous intéressent, ainsi qu’une sélection de compétitions Points forts mises en avant.


Rechercher une compétition en saisissant son nom (ou une partie de celui-ci) dans le champ dédié ou en sélectionnant un pays. Vous pouvez aussi choisir Mon pays pour afficher les compétitions proches de votre localisation.

Il est également possible de filtrer par plage de Dates, avec des options rapides pour afficher les compétitions de la semaine passée ou de la semaine à venir.



Le système affiche la date et l’heure de début de la compétition dans son fuseau horaire local. Toutefois, si celui-ci diffère du vôtre, vous pouvez basculer vers votre propre fuseau horaire en cliquant sur la date et l’heure de la compétition.


Si vous avez trouvé la compétition à laquelle vous souhaitez vous inscrire, cliquez sur son nom ou sur le lien Plus de détails.



Aperçu de la compétition


Une fois sur la page de la compétition, vous accéderez aux détails ainsi qu'à plusieurs onglets.



L'onglet À propos de comprend deux sections :

  • À propos de : Informations sur la compétition sous forme de texte (ce champ peut être vide si l'organisateur n'a fourni aucune information).
  • Manuel du meeting : Fichier PDF contenant les détails de la compétition (ce champ peut être vide si aucun fichier n'a été téléchargé par l'organisateur).


Épreuves


L'onglet Épreuves répertorie toutes les épreuves, triées par sexe et par discipline. À côté de chaque épreuve, les colonnes suivantes sont affichées :

  • Sexe : Sexe de l’épreuve.
  • Catégorie d'âge : Catégorie d'âge correspondante.
  • Inscription (facultatif) : Statut de l'inscription (si activée).
  • Prix (facultatif) : Coût de l'inscription (si applicable).
  • Minimas de qualification (facultatif) : Minimas requis pour participer avant approbation.
  • Max. participants (facultatif) : Nombre maximum d'inscriptions autorisées.
  • Date (facultatif) : Date de début de l’épreuve (pour le niveau de compétition le plus bas).



Veuillez noter : Les épreuves proposées peuvent être mises à jour à tout moment par l'organisateur et seront visibles instantanément sur cette page.


Le statut de l'inscription peut être :

  • En attente : statut initial, l'inscription n'est pas encore ouverte au public.
  • Ouvert : l'inscription est ouverte pour les participants. Cliquez dessus pour accéder à l'onglet Inscription.
  • Fermé : l'inscription est fermée et ne pourra pas être réouverte pour des inscriptions supplémentaires.
  • Exclu : ces épreuves ne sont pas ouvertes à l'inscription publique.



Recherche


L'onglet Recherche vous permet de rechercher par nom d'athlète, d'équipe de relais ou de club/équipe. Grâce à cet onglet, vous pouvez consulter les résultats de votre athlète dans toutes les épreuves directement, sans avoir à ouvrir l'onglet des résultats.



Cliquer sur le nom de l'athlète ou du relais pour accéder à la start-list ou aux résultats.



Calendrier/Start-lists/Résultats


L'onglet Calendrier/Start-lists/Résultats présente la liste des épreuves avec toutes les start-lists et les résultats. Vous pouvez filtrer cette liste par nom de l'épreuve, date, sexe et catégorie d'âge. Cliquez sur le nom de l'épreuve pour accéder à la start-list et aux résultats.



Participants


L'onglet Aperçu des participants répertorie tous les athlètes et toutes les équipes de relais figurant sur les start-lists de toutes les épreuves.



Un ensemble de filtres est disponible pour affiner votre recherche, suivi d'un ensemble de champs pour trier les résultats.

Les filtres incluent : le type d'Épreuve, le nom de l'affiliation Club / établissement scolaire, le Pays, la Catégorie d'âge et le Sexe. Il est également possible de masquer certaines disciplines des épreuves combinées.


Une fois les filtres appliqués (ou aucun filtre sélectionné), vous pourrez trier les athlètes selon plusieurs critères, tels que le Sexe, l'Épreuve, le Club/l'établissement scolaire, le Pays, le nom du Participant, le Numéro de dossard, la Catégorie d'âge, l'Horaire de début de l'épreuve, ainsi que les PB, SB ou PBR. Pour activer un champ de tri, il suffit de cliquer dessus ; il changera de couleur pour devenir bleu. Vous pouvez activer plusieurs champs de tri, la priorité des critères allant de gauche à droite. Ces champs peuvent être réorganisés selon vos préférences en les faisant glisser.

Les participants ou les entraîneurs peuvent ainsi consulter facilement la liste complète des athlètes et s'assurer que tout est en ordre.


Veuillez noter : La liste des participants n'est pas actualisée automatiquement après la modification des start-lists. Patientez un moment pour voir les listes mises à jour.



Inscription


Sélectionner l'onglet Inscription. Cliquez sur Se connecter pour voir la liste des athlètes dans votre liste. Si vous n'avez pas encore de compte, cliquez sur S'inscrire et consultez le guide Participants : Créer et gérer son compte pour obtenir des détails sur la configuration de votre compte.



Une fois connecté, vous devrez accepter les Termes et Conditions et/ou la Déclaration antidopage publiés par l'organisateur. Cette étape n'est pas obligatoire si l'organisateur n'a pas publié ces documents pour cette compétition.


Il peut également vous être demandé d'ajouter vos coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone). Ces informations permettent aux organisateurs de vous contacter en cas de changement d'horaire ou pour toute question concernant vos inscriptions. Toutefois, vous avez la possibilité de ne pas fournir vos coordonnées.



Gestion des athlètes et des relais


Une fois les termes acceptés, vous verrez la liste des athlètes que vous gérez et pouvez inscrire à la compétition. Si l'athlète que vous souhaitez inscrire n'y figure pas, cliquez sur Ajout d'athlète/de relais ou allez dans Mon compte → Athlètes & relais pour en créer un nouveau. Pour plus d'informations, consultez le guide Participants : Créer et gérer votre compte.



Sachez que vous pouvez cacher (ou rendre visible) des athlètes ou relais dans la liste Athlètes & relais (sous l'onglet Mon compte) s'ils ne sont plus actifs.



Questionnaire


Si l'organisateur a ajouté un questionnaire, vous devrez répondre aux questions avant de sélectionner des épreuves. Cliquez sur le bouton Remplir le questionnaire pour continuer, répondez à toutes les questions, puis cliquez sur le bouton Soumettre.


Veuillez noter : la capture d'écran ci-dessous provient d'une version anglaise de la plateforme.



Veuillez noter : Une fois le questionnaire soumis, vous ne pourrez plus le modifier.



Choisir des épreuves


Cliquez sur le lien Sélectionner des épreuves, visible à côté du nom de l'athlète, pour inscrire un athlète ou un relais. Une nouvelle fenêtre intitulée Choisir des épreuves s'ouvrira.



La liste affiche toutes les épreuves disponibles que l'athlète sélectionné peut choisir, en fonction de son sexe et de sa catégorie d'âge (si la vérification de la catégorie d'âge est activée). Vous pouvez filtrer cette liste en cliquant sur le nom dans la colonne Épreuve.


Vous devez sélectionner un club/établissement scolaire si nécessaire avant de choisir des épreuves. Cliquer sur Ajouter un club au profil sous le nom de l'athlète et ajouter le bon club au profil de l'athlète. Pour plus d'informations sur la façon d'ajouter des clubs au profil de l'athlète, consultez le guide Participants: Créer et gérer son compte.


Si un athlète est membre de plusieurs clubs, vous pouvez passer de l'un à l'autre en cliquant sur le nom du club et en sélectionnant le club souhaité dans la liste.



Si l'athlète n'est pas membre d'un club, il suffit de sélectionner l'option Aucune affiliation dans son profil.


Il est possible de modifier l'affiliation à tout moment, même après l'inscription, en cliquant sur le champ Sélectionner des épreuves.


Pour choisir une épreuve, cliquez sur la case à cocher située à droite de la ligne de l'épreuve souhaitée. Une fois sélectionnée, les champs PB (Personal Best = Record Personnel), SB (Season's Best = Meilleure Performance de la saison, en anglais Seeding Result ou SR), PBR (Performance de Base pour la Répartition) et Message deviendront actifs. Si la case à cocher est inactivée, cela signifie que l'inscription à l'épreuve n'a pas encore commencé ou a été fermée.



Pour ajouter des records personnels (PB), de la saison (SB) ou des PBR, saisissez les résultats au format HH:MM:SS.ss (par exemple, 2:19:20 pour un marathon ou 10.95 pour 100 m) ou au format MM.MM (avec un point comme séparateur). Une fois saisis, les records ne peuvent être modifiés que si l'athlète n'a pas encore été validé par l'organisateur (statut de validation En attente). Vous pourrez modifier le record uniquement si vous entrez un meilleur résultat.


Vous devrez saisir les records appropriés pour pouvoir vous inscrire si l'épreuve est configurée avec des minimas. Le statut de la vérification des minimas, défini par l'organisateur, détermine les possibilités d'inscription. Vous ne pourrez pas vous inscrire à l'épreuve si votre record n'est pas égal ou inférieur aux minimas requis (strict). En revanche, vous pourrez vous inscrire si aucun minima n'est requis (Open).



Vous devrez ajouter le dossard dans le champ Numéro de dossard si l'organisateur a activé l'option permettant aux participants de fournir leur propre numéro. Vous pouvez ajouter des numéros de dossard identiques ou différents pour chaque épreuve.



 


Il est également possible d'envoyer un message à l'organisateur depuis la fenêtre Choisir des épreuves. Cliquez sur l'icône Message pour informer l'organisateur si vous avez des demandes ou des questions spécifiques concernant votre participation à une épreuve.



L'envoi d'un message déclenchera une discussion spécifique avec l'organisateur. Vous pourrez l'ouvrir en cliquant sur l'icône de message sous la colonne Message.

Les couleurs de l'icône sont les suivantes :

  • Gris clair : Aucun message.
  • Gris foncé : Aucun nouveau message.
  • Bleu : Il y a des messages non lus.


Vous recevrez une notification par e-mail en cas de nouveau message de l'organisateur.



Il est possible d'inscrire un athlète ou un relais à plusieurs épreuves simultanément. Cliquez sur le champ S'inscrire une fois que vous avez sélectionné toutes les épreuves appropriées. Si vous enregistrez plusieurs athlètes ou relais, vous devrez répéter ces étapes pour chacun d'eux.



Sélectionner des membres pour le relais


Il est possible d'ajouter des membres à votre relais si vous avez inscrit une équipe de relais. Pour ce faire, cliquez sur l'icône située sous le nom du relais.



Cliquez sur le champ Ajouter dans la fenêtre Membres du relais. Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur l'icône plus à côté des athlètes que vous souhaitez sélectionner pour votre équipe.


Veuillez noter : Il n'est possible d'ajouter des membres au relais qu'à partir de la liste des athlètes associés à votre propre compte. Si un athlète manque, vous devrez l'ajouter à votre compte en suivant les étapes décrites ci-dessus.



Cliquez sur le champ Fermer une fois que tous les membres du relais ont été sélectionnés. Pour modifier l'ordre, cliquez sur le champ Réorganiser et utilisez les icônes fléchées pour changer la position des athlètes. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le champ Sauvegarder pour enregistrer l'ordre des athlètes.


Veuillez noter : Vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier l'ordre des membres du relais jusqu'à l'heure de début de l'épreuve ou la date limite de la confirmation (si la fonctionnalité du check-in est activée).



Achat d'articles supplémentaires


Si l'organisateur a ajouté des produits à acheter lors de l'inscription, vous pouvez choisir les articles et options lors de la sélection des épreuves. En fonction des paramètres de l'organisateur, l'article :

  • peut être sélectionné manuellement par l'inscrit (non obligatoire),
  • sera sélectionné automatiquement lors de la sélection de toute épreuve (obligatoire avec toute épreuve),
  • sera sélectionné automatiquement lors de la sélection d'une épreuve spécifique (obligatoire avec une épreuve particulière).

Dans ce dernier cas, le nom du produit sera visible à côté de l'épreuve et son prix sera inclus dans les frais de l'épreuve.






Droits d'entrée de participation à la compétition


Vous verrez le montant équivalent aux droits d'entrée au-dessus de la liste des épreuves si l'organisateur en a défini un pour la compétition. Celui-ci sera sélectionné automatiquement après la sélection de la première épreuve.


Les droits d'entrée sont un supplément à percevoir par l'organisateur pour la première épreuve à laquelle vous vous inscrivez. Aucune autre épreuve ultérieure pour le même athlète n'inclura ces frais.


Veuillez noter : La somme des frais de participation, s'il y a des frais d'inscription pour la compétition, sera le montant des droits d'entrée à la compétition plus le montant spécifique pour l'épreuve. Si vous souhaitez inscrire un athlète à deux épreuves ou plus, la somme correspondra aux droits d'entrée + le montant pour la première épreuve + le montant pour la deuxième épreuve, et ainsi de suite.



Statut


Vous allez maintenant passer à la prochaine étape, qui dépendra du statut de l'inscription. Le statut de l'athlète ou du relais peut être :

  • En attente de validation : l'athlète ou le relais a été inscrit et attend la validation de l'organisateur (ce processus peut prendre quelques secondes si l'organisateur a activé la validation automatique, et le statut sera mis à jour rapidement si vous attendez sur cette page).
  • Vérification de la validité de la licence : l'athlète a été inscrit et attend le résultat de la vérification de sa licence pour la date de la compétition (cette option est visible si l'organisateur a activé la vérification de la licence pour ce meeting).
  • Approuvé : l'athlète ou le relais a été validé par l'organisateur et le paiement est requis (si la participation n'est pas gratuite).
  • Rejeté : l'athlète ou le relais a été rejeté par l'organisateur et ne sera pas autorisé à payer ou à s'inscrire à cette même épreuve une seconde fois.
  • Liste d'attente : l'athlète ou le relais a été mis sur liste d'attente et doit attendre le prochain changement de statut (cela peut se produire lorsque le nombre maximum d'athlètes ou de relais a été atteint pour cette épreuve).
  • Start-list : l'athlète ou le relais se trouve sur la start-list, aucune action n'est requise sauf si vous souhaitez vous désinscrire.
  • Désinscrit : l'athlète ou le relais s'est retiré de l'épreuve.
  • Retiré : l'athlète ou le relais a été supprimé de la start-list par l'organisateur.



Vous serez également informé de chaque changement de statut par e-mail.



Paiement


Le statut du paiement sera Requis si au moins un de vos athlètes ou relais a été validé et si les statuts d'un ou plusieurs athlètes/relais ne sont pas en attente de validation. Vous pourrez alors procéder au paiement en cliquant sur le champ Paiement. Le statut du paiement peut être le suivant :

  • Gratuit : aucun frais n'est demandé.
  • Requis : vous pouvez payer pour cette épreuve, cliquez sur le bouton Paiement en bas de la page pour accéder à la plateforme de paiement Stripe.
  • Paiement commencé : une fois que vous avez cliqué sur le bouton de paiement, le statut passe à Paiement commencé. Si vous revenez sur la plateforme après avoir été sur Stripe sans payer, vous pouvez cliquer sur le champ Annuler le paiement et vous désinscrire de l'épreuve si vous le souhaitez.
  • Paiement échoué : paiement infructueux, veuillez réessayer ou contacter l'organisateur.
  • Paiement effectué : le paiement s'est bien déroulé et l'athlète/le relais (éventuellement plusieurs) sera bientôt déplacé vers la start-list.
  • Remboursement demandé : un participant s'est désinscrit et a demandé un remboursement.
  • Remboursement entamé : l'organisateur a accepté le remboursement.
  • Remboursement refusé : l'organisateur a rejeté le remboursement.
  • Remboursement effectué : le remboursement a été effectué avec succès.


Vous verrez la fenêtre Résumé du paiement en cliquant sur le champ Paiement. Vérifiez la liste et si tout est en ordre, cliquez ensuite sur le champ Payer.



Roster Athletics a un partenariat avec Stripe pour assurer des paiements sécurisés et des services financiers. Vous serez redirigé vers le site de paiement de Stripe en cliquant sur le bouton Payer.



Les options de paiement disponibles peuvent varier légèrement en fonction de l'organisateur du meeting, de la devise utilisée et du navigateur. Les options de paiement les plus courantes sont :

  • Carte bancaire (par exemple Visa, Mastercard, American Express, etc.)
  • Google Pay (non disponible avec Safari)
  • Apple Pay (uniquement disponible avec Safari)
  • Przelewy24 (disponible uniquement avec la devise polonaise)

Les étapes à suivre sont les suivantes :

  • Choisissez l'option de paiement qui vous convient le mieux et remplissez les champs requis.
  • Cliquez sur le bouton Payer. Ne fermez pas la fenêtre. Vous serez automatiquement redirigé vers la plateforme Roster Athletics si le paiement est réussi. Le statut de l'athlète/le relais passera à Start-list, et le statut du paiement deviendra Paiement effectué.

Notez que cela peut prendre jusqu'à 10 minutes pour que ces changements apparaissent, bien que généralement ce soit bien plus rapide.



Paiement avec des avoirs


Si vous avez un avoir sur votre compte, vous verrez la fenêtre Payer avec votre avoir après avoir cliqué sur le bouton de Paiement.

Voici ce que vous devez savoir concernant l'utilisation de votre avoir :

  • Si vous avez suffisamment d'avoir pour couvrir l'intégralité des frais de participation, vous pourrez utiliser uniquement cet avoir pour le paiement.

  • Si votre avoir est insuffisant pour couvrir la totalité des frais, vous pouvez effectuer un paiement partiel en utilisant à la fois l'avoir et un autre moyen de paiement, comme une carte bancaire, pour régler la différence.

  • En cas de demande de remboursement, si vous avez utilisé à la fois un avoir et une carte bancaire, le remboursement ne pourra être effectué que par l'intermédiaire de l'avoir, et non par la carte bancaire.

Cela permet une certaine flexibilité dans le règlement des frais tout en gardant une trace des paiements effectués par avoir.



Les avoirs peuvent être utilisés pour couvrir tout ou une partie des frais de participation à une compétition. Si l'avoir ne couvre pas la totalité des frais, il sera appliqué comme réduction sur la page du fournisseur de paiement.


Voici quelques points importants à noter concernant l'utilisation des avoirs :

  • Utilisation partielle ou totale : Vous pouvez utiliser l'avoir pour couvrir une partie des frais de participation ou la totalité, selon le montant disponible sur votre compte.

  • Limitation à un organisateur spécifique : Les avoirs ne peuvent être utilisés que pour payer des frais de participation à des compétitions organisées par le même organisateur. De plus, les avoirs ne peuvent être remboursés que par le même organisateur, et uniquement dans la même devise que celle utilisée pour l'avoir.

  • Vérification du solde des avoirs : Vous pouvez consulter votre solde d'avoirs actuel en vous rendant sur Mon compte → Mes avoirs pour vérifier combien vous avez disponible à utiliser.

Cela vous permet de gérer vos paiements de manière souple et de profiter des crédits accumulés lors d'inscriptions précédentes.



Désinscription et remboursement


Si vous souhaitez vous désinscrire de l'épreuve, cela peut être fait avant ou après le paiement, selon la situation :

  • Avant le paiement (ou pour une épreuve gratuite) : Vous pouvez facilement vous désinscrire en cliquant sur les trois points situés dans la colonne à l'extrême droite de l'épreuve à laquelle vous êtes inscrit. Ensuite, sélectionnez Se désinscrire pour retirer votre inscription.

  • Après le paiement : Si vous avez déjà effectué le paiement, la désinscription peut être soumise à des conditions spécifiques définies par l'organisateur. Vous devrez peut-être suivre des étapes supplémentaires pour demander un remboursement ou annuler votre participation.



Il est important de noter les points suivants concernant la désinscription :

  • Délai de désinscription : Vous ne pouvez pas vous désinscrire moins de 2 heures avant le début de l'épreuve. Assurez-vous de le faire suffisamment tôt pour éviter toute contrainte de temps.

  • Réinscription après désinscription : Si votre statut n'était pas "En attente de validation" avant la désinscription, vous ne pourrez pas vous réinscrire à la même épreuve.

  • Désinscription après paiement : Si vous avez déjà effectué un paiement, vous pouvez toujours vous désinscrire en suivant ces étapes :

    • Cliquez sur les trois points à l'extrême droite de la colonne.
    • Sélectionnez Se désinscrire et demander un remboursement pour annuler votre inscription et obtenir un remboursement, si cela est possible selon la politique de l'organisateur.



Dans la fenêtre "Se désinscrire et demander un remboursement", vous pouvez choisir le type de remboursement souhaité.



En sélectionnant Méthode de paiement utilisée, vous recevrez le montant total de l'épreuve, moins les frais de transaction applicables (tels que les frais de carte de crédit ou de service de Roster Athletics).


En choisissant Avoir attribué à l'organisateur, le montant total sera crédité sur votre compte. Vous pourrez utiliser ces avoirs pour une autre épreuve de la même compétition ou pour un événement futur organisé par le même organisateur.


Important : Une fois désinscrit, vous ne pourrez pas vous réinscrire à cette même épreuve dans la même compétition, sauf si vous contactez directement l'organisateur.


Vous pouvez également demander un remboursement si les droits d'entrée sont remboursables, à condition que l'organisateur ait traité toutes les demandes de remboursement des épreuves.