Au lieu d'ajouter des athlètes un par un, il est possible d'en ajouter plusieurs (ou tous) en une seule fois en utilisant l'outil d'Import CSV. Vous trouverez l'outil sur le côté gauche de la page, dans le menu Détails


Ce guide est divisé en plusieurs sections :




Création du fichier CSV


Tout d'abord, nous vous demanderons de télécharger un des deux fichiers joints en fin de guide et nommés CSV-chargement-exemple.csv ou EXCEL-chargement-exemple.xls. Au cas où vous choisiriez le fichier CSV, nous vous recommandons de vous rendre à la section Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel.

Ces deux fichiers sont identiques (seul le format est différent) et contiennent des colonnes allant de la colonne A à la colonne V. La première ligne est fixe et ne doit en aucun cas être modifiée, c-à-d aucun changement de titre dans une ou plusieurs cellules mais un ajout de colonne est possible (voir le titre des colonnes ci-dessous et en particulier les titres TeamName2 ou TeamName3). 

Vous remarquerez aussi que le contenu des cellules dans la première rangée est en langue anglo-saxonne et ne doit pas être modifié vers une autre langue. 

Les données dans les fichiers téléchargés sont des données que vous pourrez effacer pour faire votre propre saisie.


Astuces pour mieux travailler avec votre fichier d'importation


Veuillez n'utiliser les lettres capitales que pour la première lettre du prénom, du nom de famille et éventuellement du(des) prénom(s) supplémentaires. Le club (s'il est dans la liste), doit être en minuscule et avec les premières lettres en majuscule, donc de manière identique. Ceci est également valable pour le sexe de l'athlète ou de l'équipe.

Les abréviations comme le pays resteront en majuscule.


Exemples : 

Marie-Laure Martin-Bobois

Club De Paris Des Sprinteurs

Male

FRA


Vous êtes maintenant prêt à créer un fichier CSV en organisant vos athlètes dans un fichier Excel. Vous aurez besoin des colonnes suivantes (celles en rouge sont obligatoires) :


  • EntryId - (Nº d'identification de la saisie) Tous les athlètes et toutes les équipes de relais se verront attribuer un numéro d'identification de manière séquentielle pour chaque meeting (voir l'exemple ci-dessous dans la colonne A). Ces numéros doivent être uniques pour chaque ligne et vous pourrez les choisir à votre gré mais il est préférable de commencer par le numéro 1 et ainsi de suite.


  • StartListId - ( d'identification de la start-list) Toutes les start-lists peuvent se voir attribuer un numéro de manière groupée avec un numéro unique pour chaque épreuve. Cette colonne n'est cependant pertinente que pour les start-lists mixtes et les épreuves comprenant des catégories multi-âges, ou des relais, épreuves où vous souhaiterez avoir : i) plusieurs athlètes dans le même relais, ii) des athlètes de sexe différent et / ou de catégorie d'âge différente dans une même épreuve. Un exemple pourrait être 4 sprinteurs de sexe masculin dans une même équipe de relais et avec bien sûr une StartListId identique correspondant au numéro d'identification de cette épreuve de relais (le numéro sera choisi par vous). 


  • RelayTeamName - Le nom de l'équipe de relais. Remarque : le nom de l'équipe doit être saisi dans une ligne sans noms d'athlètes présents dans cette même ligne. Le Nº d'identification de la saisie de ce nom d'équipe de relais sera le RelayId des athlètes de cette équipe de relais (voir pus bas). il faudra uniquement ajouter le sexe de cette équipe, le pays, le code de l'épreuve de relais, le niveau de l'épreuve et la catégorie d'âge dans cette ligne, donc les catégories obligatoires en rouge.


  • FullName - Le nom complet de l'athlète dans sa totalité. Remarque : Si la cellule FullName est remplie, alors les champs FirstName (prénom) et LastName (nom de famille) ne seront plus obligatoires. 

   

  • FirstName - Le prénom de l'athlète (uniquement obligatoire si le champ Fullname est laissé vide).


  • MiddleName - Le ou les prénoms supplémentaires éventuels de l'athlète.


  • LastName - Le nom de famille de l'athlète (uniquement obligatoire si le champ Fullname est laissé vide).


  • Gender - Le sexe de l'athlète (les seules possibilités sont Male ou Female). Si vous souhaitez ajouter un relais mixte ou une compétition avec des épreuves comprenant des athlètes de sexe différent, voir ci-dessous. Veuillez n'utiliser que les termes anglo-saxons.


  • CountryCode - le code du pays, abréviations en 3 lettres du pays (par ex. USA, FRA, CHN, SWE). Vous pouvez trouver les abréviations de tous les pays membres de World Athletics dans la colonne IAAF : https://admin.rosterathletics.io/admin/country-codes (le lien est accessible pour les utilisateurs ayant un accès à la plateforme de gestion Roster Athletics).


  • SchoolGrade - Le niveau d'étude en grade (uniquement pour les compétitions scolaires aux États-Unis). Vous pouvez trouver les différents niveaux ci-dessous. Ces niveaux scolaires ne seront donc visibles à côté du nom de l'athlète que pour les compétitions où la ville et le pays choisis dans le menu DÉTAILS sont aux États-Unis. 


Remarque : ces niveaux d'étude ne sont pas à confondre avec les catégories d'âge possibles, AgeGroup, lors de la configuration d'une épreuve. Dans ce cas là, il est possible de créer des meetings basés sur des niveaux scolaires existants en France (par ex., meeting ne comprenant que des 5ème - niveau collège, ou meeting ne comprenant que des terminales - niveau lycée). Il faut savoir que ces meetings basés sur des niveaux scolaires ne prendront pas en compte l'âge réel de l'athlète, cad. que si vous choisissez une 5ème comme catégorie d'âge, vous verrez certainement des jeunes athlètes d'âge différents dans les mêmes épreuves. Il n'est donc pas possible de choisir en même temps la classe de l'élève et sa catégorie d'âge (par ex., 5ème et U12 si l'élève à moins de 12 ans).


  • DateOfBirth - La date de naissance de l'athlète au format AAAA-MM-JJ. Remarque : Le format de la date est très important ! Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de formatage d'Excel pour obtenir le bon format. Voir le guide https://www.excel-exercice.com/format-des-dates-dans-excel/ pour plus de détails.


  • YearOfBirth - L'année de naissance de l'athlète en 4 chiffres (par ex. 1995).


  • TilastopajaId - L'identification de l'athlète dans la base de données Tilastopaja.


  • RelayId - L'identification du relais, si un RelayTeamName est ajouté, alors vous pourrez saisir  les noms de chaque athlète de l'équipe. Chaque nom individuel doit avoir un numéro se référant à l'EntryID se trouvant à gauche du nom de l'équipe de relais (voir exemple ci-dessous avec par exemple les Berlin Tigers).


  • EventStart - L'horaire de début de l'épreuve. Cette cellule peut rester vide et peut être remplie après l'importation dans Roster Athletics. En cas de saisie, alors le format devra être AAAA-MM-JJ HH:MM:SS (par ex. 2020-02-14 15:55:00). 


  • EventCode - Code de l'épreuve. Voir la liste des codes ci-dessous. Notez que vous pouvez utiliser les codes d'épreuves Roster Athletics ou les noms complets en anglais (par exemple : 100m Hurdles ou 3000m Steeplechase) comme EventCode. Les noms d'épreuves en langue française ne sont pas acceptés.


  • EventStage - Ajouter le niveau de la compétition, qui peut être Qualification, Preliminary (série préliminaire), Heat (série), SemiFinal, ou Final. Cela peut être modifié après l'importation.


  • AgeGroup - La catégorie d'âge de l'athlète. Les catégories d'âge disponibles sont listées ci-dessous (vous pouvez sélectionner Auto si vous désirez assigner automatiquement les athlètes à la catégorie d'âge basée sur la date / l'année de naissance).


  • ClubName - Le nom du club ou de l'établissement scolaire pour lequel l'athlète participe.


  • TeamName - Le nom de l'équipe (s'il s'agit d'une compétition par équipes).


  • TeamName2 - Si le meeting inclut plusieurs compétitions par équipes (facultatif)


  • TeamName3 - Si le meeting inclut plusieurs compétitions par équipes (facultatif)


  • BibNumber - Numéro de dossard ou l'ordre de passage de l'athlète.


  • PersonalBest - Le record personnel de l'athlète. La séparation entre les unités cm et mètre doit être un point ".". Idem pour la séparation entre les secondes et les 1/100 de seconde. La séparation entre les heures et les minutes et entre les minutes et les secondes doit être un ":".


  • SeasonBest - La meilleure performance de la saison de l'athlète.


  • Title - Le titre d'une épreuve. Notez que lors de la désignation du titre, une nouvelle épreuve sera créée avec ce titre, même s'il existe une autre épreuve sans titre ou autrement désignée dans le même fichier. Par exemple une course sponsorisée avec le nom du sponsor à côté du nom de l'épreuve comme par exemple 100m VIP SPONSOR X.



Remarque :

- Comme mentionné en début de guide, un exemple de fichier CSV est joint à ce guide en bas de page. 

- Si vous utilisez la fonctionnalité de téléchargement PZLA (Pologne), utiliser alors le fichier CSV se trouvant sur PZLA.


Se souvenir de ne pas utiliser de caractères spéciaux dans le fichier CSV (par ex. , , /virgule/, ; /point-virgule/ ou  /unité de mesure/).

 

Après avoir sauvegardé tous les athlètes dans le fichier Excel, il faudra alors sauvegarder ce fichier dans un format CSV. 


Remarque : Il est très important de sauvegarder ce fichier dans un format UTF-8 CSV.


L'exemple ci-dessous montre comment faire dans une version anglo-saxonne d'Excel. Voir le guide plus bas pour une explication en langue française.



Nous avons préparé une liste des éléments les plus importants dont vous devez vous souvenir lors de la préparation d'un fichier CSV pour le téléchargement des engagés d'une compétition. Vous la trouverez dans le guide Check liste pour import CSV



Importation du fichier CSV


Remarque : si vous avez déjà défini un calendrier pour les épreuves dans la plateforme d'administration Web et si vous décidez de laissez le champ EventStart vide pour ces mêmes épreuves lors du téléchargement .csv, le calendrier précédent sera remplacé par les valeurs par défaut. 

Pour conserver le même calendrier (ou tout autre calendrier spécifique), assurez-vous d'utiliser le champ EventStart dans le .csv, ou modifiez le début de l'épreuve dans la plateforme d'administration Web après avoir chargé le .csv.


Il est maintenant possible d'ajouter ce fichier CSV sauvegardé en cliquant sur le champ Importer les start-lists et choisir ensuite le format Roster.



Une fois que vous avez importé un fichier CSV, vous verrez une nouvelle option de menu d'Import CSV à l'extrême gauche. Cette option sera visible jusqu'à la modification d'un meeting, le téléchargement d'un autre fichier ou après choix de l'option Terminé ou le rechargement de la page.




À la suite de l'importation vous verrez trois notations différentes à côté du nom des athlètes : 


L'athlète existe déjà dans la base de données Roster Athletics et il y a concordance exacte entre les données.

Il y a concordance avec un(e) athlète de la base de données, mais elle n'est pas exacte à 100%, donc il faudra vérifier que c'est le(la) bon(ne) athlète en faisant un choix (en appuyant sur la flèche vers le bas, vous verrez les différentes possibilités).

Il y a un conflit et il faudra sélectionner le(la) bon(ne) athlète. Si l'athlète à inscrire n'est pas trouvé(e), il faudra alors créer un(e) nouvel(le) athlète (ou une équipe de relais). Cette procédure est à faire par l'utilisateur ! Voir ci-dessous.



N'oubliez pas de résoudre tous les conflits et de sauvegarder la start-list en cliquant sur le champ Import. Après cette étape, vous pouvez accéder à la start-list en cliquant sur le champ Start-lists


Veuillez noter : il est impossible de sauvegarder la start-list si tous les conflits rencontrés ne sont pas résolus (par ex. en sélectionnant le(la) bon(ne) athlète). 




Il est possible de créer un(e) nouveau(elle) athlète ou une équipe de relais en cliquant sur l'icônepour ajouter un(e) athlète/une équipe de relais.


Exemple :

  • Vous avez téléchargé une start-list CSV avec 2 équipes de relais nommées "Équipe de France", mais une seule est l'équipe numéro 1 et l'autre est l'équipe numéro 2. 
  • Imaginons pour cet exemple qu'il n'existe qu'une seule équipe de relais "Équipe de France" dans la base de données Roster Athletics. 
  • Automatiquement les 2 équipes dans le fichier vont être comparées avec la base de de données et il y aura un conflit (car 2 équipes sont présentes dans votre fichier mais une seule dans la base de données). 
  • Pour résoudre ce conflit, il vous faudra créer 2 nouvelles équipes de relais que vous nommerez "Équipe de France 1" et "Équipe de France 2". Voir les captures d'écran ci-dessous avec en bleu les données chargées de votre fichier CSV. 





Épreuves de relais standards

 

Lorsque vous configurez des équipes de relais à l'aide du fichier d'importation, suivez alors les règles suivantes illustrées dans l'exemple : 

  • Configurer le relais : commencer par le EntryId (identification de la saisie) et ensuite StartListId (identification de la start-list), RelayTeamName (nom de l'équipe de relais), Gender (sexe), CountryCode (code du pays), EventCode (code de l'épreuve), EventStage (niveau de l'épreuve), AgeGroup (catégorie d'âge), ClubName (nom du club ou de l'établissement scolaire), TeamName (nom de l'équipe, peut être attribué lors de l'importation).

  • Pour les lignes suivantes, lister chaque athlète de cette équipe sur sa propre ligne. Le champ RelayId (identification de l'équipe de relais) doit avoir la valeur EntryId ci-dessus. Cela permet l'association entre l'athlète et l'équipe.

  • Chaque athlète doit avoir la même valeur StartListId que la valeur d'équipe définie dans la ligne de configuration du relais.

  • Chaque équipe qui participe à la même épreuve de relais doit avoir le même StartListID défini dans la ligne de configuration de relais et dans les lignes des athlètes participant à ce relais. Cela regroupe chaque équipe dans la même épreuve de relais. Au cas échéant, des épreuves distinctes seront créées.



CAS PARTICULIER pour les épreuves de relais mixtes (équipes masculines et féminines distinctes dans une épreuve)

 

Si vous avez une épreuve où des équipes féminines et masculines distinctes participent à la même épreuve, configurez simplement le StartListId pour qu'il ait la même valeur pour toutes les équipes, et elles apparaîtront toutes dans la Start-list sous la même épreuve.



CAS PARTICULIER pour les équipes de relais mixtes 4x400m ÉQUIPE MIXTE (athlètes masculins et féminins ensemble dans la même équipe de relais)

 

Le relais 4x400m MIXED TEAM (ou tout autre équipes mixte de relais, 4x---m ÉQUIPE MIXTE) désigne une épreuve de relais où les équipes sont composées d'athlètes masculins et féminins dans la même équipe de relais (par ex. Michel, Marc, Nathalie et Corinne dans une équipe de relais). À configurer dans le fichier CSV d'importation :

  • EventCode (code de l'épreuve) est 4x400m MIXED TEAM (ou tout autre code 4x___M ÉQUIPE MIXTE)

  • Le sexe pour RelayTeamName est Mixed

  • Chaque athlète est Male (Homme) ou Female (Femme) selon le cas

  • Définir le même RelayID (identification du relais) pour chaque athlète comme décrit ci-dessus pour les épreuves relais standards



CAS PARTICULIER pour les compétitions mixtes


Si vous souhaitez télécharger une épreuve comprenant des athlètes masculins et féminins, vous devrez ajouter Male ou Female pour chaque athlète et donner à tous les athlètes la même identification StartListId (Identification de la start-list). En faisant cela, la start-list sera téléchargée comme une épreuve mixte. Voir l'exemple ci-dessous.




Codes pour les champs EventCode, EventStage, et AgeGroup


Utiliser les codes suivants (liste non exhaustive) pour les épreuves et les catégories d'âge :


Les codes d'épreuves (EventCode)


Nom de l'épreuve = code pour le fichier CSV


Veuillez noter : 

a) Le nom complet de l'épreuve (uniquement celui en anglais comme indiqué ci-dessous et de couleur bleue claire) ou le code de l'épreuve (de couleur bleue foncée) peuvent être utilisés comme EventCode dans le fichier CSV. Voir les fichiers joints comme exemple.

b) Certaines épreuves que vous choisirez ne sont pas mentionnées ici (par exemple un test comme le 10m lancé) car elles n'ont pas de EventCode spécifique. Il vous faudra alors juste saisir le nom de l'épreuve en anglais. Au cas où vous ne connaissiez pas le nom officiel en anglais, nous vous conseillons d'opter pour la version anglo-saxonne du portail de gestion et de vous rendre dans la liste des épreuves, Events.




Niveau de compétition (EventStage)


Saisies possibles (et acceptées uniquement en langue anglo-saxonne) :

Qualification

Preliminary (= série préliminaire)

Heat (= série)

SemiFinal (= demi-finale)

Final (= finale)



Catégories d'âge (AgeGroup)


Catégories d'âge = code pour le fichier CSV


Catégories d'âge = Auto (à sélectionner si vous souhaitez assigner automatiquement les athlètes aux catégories d'âge basées sur la date / l'année de naissance)


Veuillez noter : 

1. Les catégories d'âge mentionnées ci-dessous sont valables pour la France uniquement. Le nom des catégories peut être différent selon les pays francophones.

2. Vous devez saisir Auto avec uniquement la première lettre en majuscule.

3. Les codes de couleur bleue sont à utiliser, le système n'acceptera pas les noms en Français. 


Jeunes gens et séniors
Baby Athlé = Meeting_7
École d'athlétisme = Meeting_10_2
PO - U12 = Meeting_12
BE - U14 = Meeting_14
MI - U16 = Meeting_16

CA - U18 = Meeting_18

JU - U20 = Meeting_20

ES - U23 = Meeting_23

SE = Senior


Masters
M30 = Master_30
M35 = Master_35

M40 = Master_40

M45 = Master_45

M50 = Master_50

M55 = Master_55

M60 = Master_60

M65 = Master_65

M70 = Master_70

M75 = Master_75

M80 = Master_80

M85 = Master_85

M90 = Master_90

M95 = Master_95

M100 = Master_100



Scolaires
CP = School_1

CE1 = School_2

CE2 = School_3

CM1 = School_4

CM2 = School_5

6ème = School_6

5ème = School_7

4ème = School_8

3ème = School_9

2nde = School_10

1ère = School_11

Terminale = School_12




Grades (SchoolGrade) = niveaux scolaires


Veuillez noter : ces niveaux scolaires sont uniquement utilisables pour les compétitions aux États-Unis.


Niveaux scolaires = code pour le fichier CSV


KIndergarden = K

1st grade = 1

2nd grade = 2

3rd grade = 3

4th grade = 4

5th grade = 5

6th grade = 6

7th grade = 7

8th grade = 8

9th grade = 9

10th grade = 10

Freshman = FR

Sophomore = SO

Junior = JR

Senior = SR



Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel?

Voir le lien : https://fr.sendinblue.com/blog/fichiers-csv/ 

Ou https://support.digitaleo.com/article/ouvrir-fichier-format-csv-excel/