Roster Athletics

il est possible d'ajouter plusieurs athlètes (où tous les athlètes) en une seule fois au lieu d'en ajouter un par un, ceci en utilisant l'outil d'Import CSV. Vous le trouverez sur le côté gauche de la page, dans le menu Détails. 

Veuillez noter : La fonctionnalité d'import par fichier CSV ne peut pas être utilisée si l'inscription en ligne est activée.

Ce guide est composé des sections suivantes :

• Création du fichier CSV
• Importation du fichier CSV
• Codes pour les champs EventCode, EventStage, et AgeGroup
  • Les codes d'épreuves (EventCode)
  • Niveau de compétition (EventStage)
  • Catégories d'âge (AgeGroup)
  • Grades (SchoolGrade) = niveaux scolaires
• Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel?

Création du fichier CSV

Commencez par télécharger l'un des deux fichiers joints à la fin du guide : CSV-chargement-exemple.csv ou EXCEL-chargement-exemple.xls. Si vous optez pour le fichier CSV, consultez la section Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel.

Ces deux fichiers, identiques à l'exception du format, contiennent des colonnes allant de A à V. La première ligne est fixe et ne doit en aucun cas être modifiée : aucun changement de nom dans une ou plusieurs cellules n'est autorisé, mais l'ajout de colonnes est possible (voir la nomination des colonnes ci-dessous, notamment TeamName2 ou TeamName3).

De plus, le contenu des cellules de la première ligne est en anglais et ne doit pas être traduit.

Les fichiers contiennent des données d'exemple que vous pouvez supprimer pour saisir vos propres informations.

Astuces pour optimiser votre travail avec votre fichier d'importation

• Figer la première ligne pour améliorer la visibilité de vos saisies. Consultez le guide : Figer des volets dans Excel.
• Ajuster la largeur des colonnes si vos saisies dépassent l’espace disponible dans le fichier type. Voir le guide : Modifier la largeur des colonnes.
• Maximiser les données saisies avant l’importation pour limiter les corrections ultérieures (ex. : numéro de série, club, etc.).

Veuillez utiliser des lettres capitales uniquement pour la première lettre du prénom, du nom de famille et des éventuels prénoms supplémentaires.

Le nom du club, s’il figure dans la liste, doit suivre le même protocole : première lettre en majuscule, reste en minuscule. Cette règle s’applique également au sexe de l’athlète ou de l’équipe.

En revanche, les abréviations, comme le code pays, doivent rester en majuscules.

Exemple : 

Marie-Laure Martin-Bobois

Club De Paris Des Sprinteurs

Female

FRA

Vous êtes prêt à créer votre fichier CSV en organisant vos athlètes dans Excel. Voici les colonnes nécessaires (celles en rouge sont obligatoires) :

• EntryId - (Nº d'identification de la saisie) Chaque athlète et chaque équipe de relais se verra attribuer un numéro d'identification unique de manière séquentielle pour chaque compétition (voir l'exemple ci-dessous dans la colonne A). Ces numéros doivent être uniques pour chaque ligne. Vous pouvez les choisir librement, mais il est recommandé de commencer par le numéro 1, puis de continuer dans l'ordre.

• StartListId - (Nº d'identification de la start-list) Chaque start-list peut recevoir un numéro unique pour chaque épreuve, de manière groupée. Cette colonne est pertinente uniquement pour les start-lists mixtes, les épreuves avec des catégories multi-âges, ou les relais, où vous voudrez : i) plusieurs athlètes dans le même relais, ii) des athlètes de sexe ou de catégorie d'âge différents dans une même épreuve. Par exemple, vous pourriez avoir 4 sprinteurs masculins dans une équipe de relais, avec une StartListId identique, correspondant au numéro d'identification de cette épreuve, choisi par vos soins.

• RelayTeamName - Le nom de l'équipe de relais doit être saisi dans une ligne distincte, sans les noms des athlètes de cette équipe. Le Nº d'identification de cette ligne, correspondant au RelayId, sera utilisé pour les athlètes de l’équipe de relais (voir plus bas).

  Dans cette ligne, vous devrez uniquement indiquer :

  • Le sexe de l’équipe
  • Le pays
  • Le code de l’épreuve de relais
  • Le niveau de l’épreuve
  • La catégorie d’âge

• Ces informations font partie des catégories obligatoires en rouge.

• FirstName - Le prénom de l'athlète (uniquement obligatoire si le champ Fullname est laissé vide).

• MiddleName - Le ou les prénoms supplémentaires éventuels de l'athlète.

• LastName - Le nom de famille de l'athlète (uniquement obligatoire si le champ Fullname est laissé vide).

• Gender - Le sexe de l'athlète doit être indiqué comme Male ou Female. Si vous ajoutez un relais mixte ou une compétition avec des athlètes de sexe différent, veuillez vous référer aux instructions ci-dessous.

  N'utilisez que les termes anglo-saxons pour cette information.

• LicenseType (Actuellement, cela concerne uniquement World Athletics, World Para Athletics, et certaines fédérations nationales) - Les noms des fédérations sont :
  • NorthernIrelandAth pour la Fédération d'Irlande du Nord,
    
  • EnglandWalesAth pour la Fédération d'Athlétisme de l'Angleterre et du Pays de Galles,
  • GreekAth pour la Fédération Grecque d'Athlétisme,
  • IcelandicAth pour la Fédération Islandaise d'Athlétisme,
  • LithuaniaAth pour La Fédération Lithuanienne d'Athlétisme
  • NewZealandAth pour la Fédération d'Athlétisme de Nouvelle-Zélande,
  • RomaniaAth pour la Fédération Roumaine d'Athlétisme,
  • ScotlandAth pour la Fédération Écossaise d'Athlétisme,
  • TFRRS pour NCAA (une fédération aux États-Unis).
  • WorldAth pour World Athletics,
  • WAPara pour World Para Athletics (SDMS),

• LicenseNumber (Actuellement, cela concerne uniquement World Athletics, World Para Athletics, et quelques fédérations nationales) - Le numéro de licence de l'athlète.

• CountryCode - Le code du pays doit être l'abréviation en 3 lettres du pays (par exemple, USA, FRA, CHN, SWE). Vous pouvez trouver les abréviations de tous les pays membres dans la colonne World Athletics : Code des pays (ce lien est accessible uniquement aux utilisateurs ayant un accès à la plateforme de gestion Roster Athletics).

• SchoolGrade - Le niveau d'étude en grade est requis uniquement pour les compétitions scolaires aux États-Unis. Vous trouverez ci-dessous les différents niveaux.Ces niveaux scolaires ne seront visibles à côté du nom de l'athlète que pour les compétitions où la ville et le pays choisis dans le menu DÉTAILS sont aux États-Unis.

Remarque : Ces niveaux d'étude ne doivent pas être confondus avec les catégories d'âge (AgeGroup) lors de la configuration d'une épreuve.

Il est possible de créer des compétitions basées sur des niveaux scolaires existants en France (par exemple, un meeting ne comprenant que des élèves de 5ème - niveau collège, ou des élèves de terminales - niveau lycée). Toutefois, ces compétitions basées sur les niveaux scolaires ne prendront pas en compte l'âge réel de l'athlète. Ainsi, si vous choisissez 5ème comme catégorie d'âge, vous risquez de voir des athlètes de différents âges participer aux mêmes épreuves.

Il n'est donc pas possible de sélectionner simultanément la classe scolaire de l'élève et sa catégorie d'âge (par exemple, 5ème et U12 si l'élève a moins de 12 ans).

• DateOfBirth - La date de naissance de l'athlète doit être saisie au format AAAA-MM-JJ.

  Remarque : Le format de la date est crucial ! Vous pouvez utiliser la fonctionnalité de formatage d'Excel pour vous assurer que la date soit correctement saisie. Consultez ce guide pour plus de détails : Format des dates dans Excel.

• YearOfBirth - L'année de naissance de l'athlète doit être saisie en 4 chiffres (par exemple, 1995).

Nous vous prions de ne pas saisir de fausses dates de naissance pour vos athlètes (par exemple AAAA-01-01). Si vous ne connaissez que l'année de naissance, vous pouvez la saisir uniquement dans le champ approprié YearOfBirth.

• TilastopajaId - L'identification de l'athlète dans la base de données Tilastopaja.

• RelayId - L'identification du relais : si un RelayTeamName est ajouté, vous pourrez ensuite saisir les noms de chaque athlète de l’équipe. Chaque nom individuel doit être associé à un numéro faisant référence à l'EntryID, qui se trouve à gauche du nom de l'équipe de relais (voir l'exemple ci-dessous, par exemple avec les Berlin Tigers).

• EventStart - L'horaire de début de l'épreuve : cette cellule peut rester vide et être remplie après l'importation dans Roster Athletics. Si vous saisissez l'heure, le format doit être AAAA-MM-JJ HH:MM:SS (par exemple, 2020-02-14 15:55:00).

• EventCode - Code de l'épreuve : consultez la Liste des épreuves pour les codes disponibles. Vous pouvez utiliser soit les codes d'épreuves Roster Athletics, soit les noms complets en anglais (par exemple, 100m Hurdles ou 3000m Steeplechase) comme EventCode. Les noms d'épreuves en français ne sont pas acceptés. 

• EventStage - Ajoutez le niveau de la compétition, qui peut être l'un des suivants :
  • Qualification
  • Preliminary (série préliminaire)
  • Heat (série)
  • SemiFinal
  •  Final

Ce niveau peut être modifié après l'importation.

• AgeGroup - La catégorie d'âge de l'athlète doit être sélectionnée selon la Liste des catégories d'âge.

  Si vous souhaitez que la catégorie d'âge soit attribuée automatiquement en fonction de la date ou de l'année de naissance, choisissez Auto.

• ClubName - Le nom du club ou de l'établissement scolaire pour lequel l'athlète participe.

• TeamName - Le nom de l'équipe (s'il s'agit d'une compétition par équipes).

• Teamgender - le sexe de l'équipe (les options sont Male, Female ou Mixed)

• TeamName2 - Si la compétition inclut plusieurs compétitions par équipes (facultatif)

• TeamGender2 - Si la compétition inclut plusieurs compétitions par équipes (facultatif) 

• TeamName3 - Si la compétition inclut plusieurs compétitions par équipes (facultatif)

• TeamGender3 - Si la compétition inclut plusieurs compétitions par équipes (facultatif) 

• BibNumber - Numéro de dossard ou l'ordre de passage de l'athlète.

• PersonalBest- Le record personnel de l'athlète doit respecter les formats suivants :
  • Centimètres et mètres : séparation par un point (.).
  • Secondes et centièmes : séparation par un point (.).
  • Heures, minutes et secondes : séparation par un deux-points (:).

• SeasonBest - La meilleure performance de la saison de l'athlète.

• Title - Le label d'une épreuve permet de créer une nouvelle épreuve spécifique, même si une autre épreuve sans label ou avec une désignation différente existe déjà dans le même fichier. Par exemple, 100m VIP SPONSOR X désigne une course de 100m sponsorisée, avec le nom du sponsor ajouté à l'épreuve.

Veuillez noter :

• Un exemple de fichier CSV est joint à la fin de ce guide, comme mentionné au début.
• Si vous utilisez la fonctionnalité de téléchargement PZLA (Pologne) ou HyTek, utilisez le fichier CSV disponible sur PZLA ou HyTek.

À retenir :

• N'utilisez pas de caractères spéciaux dans le fichier CSV (ex. , /virgule/, ; /point-virgule/ ou “ /unité de mesure/).
• Une fois tous les athlètes enregistrés dans le fichier Excel, sauvegardez-le au format CSV.

Remarque : Il est essentiel de sauvegarder le fichier au format UTF-8 CSV.

L'exemple ci-dessous illustre la procédure dans une version anglophone d'Excel. Consultez le guide plus bas pour les instructions en français.

Nous avons préparé une liste des éléments essentiels à retenir lors de la préparation d'un fichier CSV pour le téléchargement des engagés d'une compétition. Retrouvez-la dans le guide Check-list pour import CSV.

Importation du fichier CSV

Remarque :

Si vous avez déjà défini un calendrier des épreuves dans la plateforme d'administration Web et que vous laissez le champ EventStart vide lors du téléchargement du fichier .csv, le calendrier existant sera remplacé par les valeurs par défaut.

Pour conserver votre calendrier ou appliquer un calendrier spécifique, assurez-vous de renseigner le champ EventStart dans le fichier .csv ou modifiez l'heure de début des épreuves dans la plateforme après l'importation.

Vous pouvez ensuite ajouter le fichier .csv sauvegardé en cliquant sur Importer les start-lists, puis en sélectionnant le format Auto ou Roster. Il est également possible de faire glisser et déposer le fichier directement.

Une fois le fichier CSV importé, une nouvelle option Import CSV apparaîtra dans le menu, à l'extrême gauche. Cette option restera visible jusqu'à ce que vous modifiiez un meeting, téléchargiez un autre fichier, choisissiez l'option Terminé ou que vous rechargiez la page.

Après l'importation, vous verrez quatre notations différentes à côté du nom des athlètes ou des équipes de relais :

	L'athlète ou l'équipe de relais existe déjà dans la base de données Roster Athletics, et il y a une concordance exacte entre les données.
	L'athlète ou l'équipe de relais n'existe pas dans la base de données, mais sera automatiquement créé.
	Il y a une concordance avec un(e) athlète/une équipe de relais dans la base de données, mais elle n'est pas exacte à 100%. Il faudra donc sélectionner le(la) bon(ne) athlète/la bonne équipe de relais.
	Il y a un conflit, et il faudra sélectionner ou retirer (en cas de doublon) le(la) bon(ne) athlète/la bonne équipe de relais. Si l'athlète/l'équipe de relais à inscrire n'est pas trouvé(e), il faudra alors créer un(e) nouvel(le) athlète/une nouvelle équipe de relais.

Une action est requise de la part de l'utilisateur si des notations de couleur orange ou rouge apparaissent ! Voir ci-dessous pour plus de détails.

En cas de conflit (point jaune ou orange), vous pouvez essayer de trouver manuellement l'athlète ou l'équipe de relais dans la base de données Roster en cliquant sur Sélectionner dans la liste puis en choisissant Chercher & sélectionner.

Si l'athlète ou l'équipe de relais n'est pas trouvé(e), vous pouvez créer un(e) nouveau(elle) athlète ou équipe de relais en cliquant sur Sélectionner dans la liste et en sélectionnant Créer un nouveau profil d'athlète ou Créer un nouveau profil d'équipe de relais, en utilisant les données du fichier CSV.

Exemple :

• Vous avez téléchargé une start-list CSV avec 2 équipes de relais nommées "Relais TEAM", mais l'une est l'équipe numéro 1 et l'autre l'équipe numéro 2. 
• Imaginons qu'il n'existe qu'une seule équipe "Relais TEAM" dans la base de données Roster Athletics.
• Automatiquement, les 2 équipes dans le fichier seront comparées avec la base de données et un conflit apparaîtra, car 2 équipes sont présentes dans votre fichier mais une seule dans la base de données.
• Pour résoudre ce conflit, vous devrez créer 2 nouvelles équipes de relais et les nommer "Relais TEAM 1" et "Relais TEAM 2". Voir les captures d'écran ci-dessous, avec en bleu les données chargées de votre fichier CSV.

N'oubliez pas de résoudre tous les conflits et de sauvegarder la start-list en cliquant sur le bouton Importer. Après cette étape, vous pourrez accéder à la start-list en cliquant sur le champ Start-lists.

Veuillez noter : Vous ne pouvez pas sauvegarder la start-list tant que tous les conflits n'ont pas été résolus (c'est-à-dire en sélectionnant le bon athlète ou la bonne équipe).

Épreuves de relais standards

Lorsque vous configurez des équipes de relais à l'aide du fichier d'importation, suivez les règles suivantes illustrées dans l'exemple :

1. Configurer le relais : Commencez par l'EntryId (identification de la saisie), puis StartListId (identification de la start-list), RelayTeamName (nom de l'équipe de relais), Gender (sexe), CountryCode (code du pays), EventCode (code de l'épreuve), EventStage (niveau de l'épreuve), AgeGroup (catégorie d'âge), ClubName (nom du club ou de l'établissement scolaire), et TeamName (nom de l'équipe, pouvant être attribué lors de l'importation).

2. Lignes suivantes : Listez chaque athlète de cette équipe sur sa propre ligne. Le champ RelayId (identification de l'équipe de relais) doit avoir la valeur EntryId ci-dessus, ce qui permet l'association entre l'athlète et l'équipe.

Important : Dans le fichier CSV, les membres du relais ne peuvent pas être inscrits sur une ligne avant l'équipe à laquelle ils sont affectés. Le relais doit apparaître d'abord, puis les athlètes.

• Chaque athlète doit avoir la même valeur StartListId que celle définie pour l'équipe dans la ligne de configuration du relais.
• Toutes les équipes participant à la même épreuve de relais doivent avoir le même StartListId, tant dans la ligne de configuration du relais que dans les lignes des athlètes participants. Cela regroupe les équipes dans la même épreuve. Sinon, des épreuves distinctes seront créées.

CAS PARTICULIER pour les épreuves de relais mixtes (équipes masculines et féminines distinctes dans une épreuve)

Si vous avez une épreuve où des équipes féminines et masculines distinctes participent à la même épreuve, configurez simplement le StartListId de manière à ce qu'il ait la même valeur pour toutes les équipes. Ainsi, elles apparaîtront toutes dans la Start-list sous la même épreuve.

CAS PARTICULIER pour les équipes de relais mixtes 4x400m ÉQUIPE MIXTE (athlètes masculins et féminins ensemble dans la même équipe de relais)

Le relais 4x400m MIXED TEAM (ou toute autre équipe mixte de relais, comme 4x---m ÉQUIPE MIXTE) désigne une épreuve de relais où les équipes sont composées d'athlètes masculins et féminins dans la même équipe de relais (par exemple, Michel, Marc, Nathalie et Corinne dans une équipe de relais). Pour configurer cela dans le fichier CSV d'importation, suivez ces étapes :

1. EventCode : Utilisez 4x400m MIXED TEAM (ou tout autre code 4x___M ÉQUIPE MIXTE).
2. RelayTeamName : Le sexe doit être défini sur Mixed.
3. Sexe des athlètes : Chaque athlète doit être défini comme Male (Homme) ou Female (Femme) selon le cas.
4. RelayID : Définissez le même RelayID pour chaque athlète, comme expliqué précédemment pour les épreuves de relais standards.

Ainsi, toutes les équipes mixtes seront correctement configurées et associées dans le fichier CSV.

CAS PARTICULIER pour les compétitions mixtes

Si vous souhaitez télécharger une épreuve comprenant des athlètes masculins et féminins, vous devrez ajouter Male ou Female pour chaque athlète et attribuer à tous les athlètes la même StartListId (Identification de la start-list). En procédant ainsi, la start-list sera téléchargée comme une épreuve mixte.

Voici l'exemple pour mieux comprendre :

• Athlète 1 : Male, StartListId = [ID de la start-list]
• Athlète 2 : Female, StartListId = [ID de la start-list]
• Athlète 3 : Male, StartListId = [ID de la start-list]
• Athlète 4 : Female, StartListId = [ID de la start-list]

Tous les athlètes auront la même StartListId, ce qui les regroupera dans la même épreuve mixte.

Codes pour les champs EventCode, EventStage, et AgeGroup

Utiliser les codes suivants (liste non exhaustive) pour les épreuves et les catégories d'âge :

Les codes d'épreuves (EventCode)

Nom de l'épreuve = code pour le fichier CSV

Veuillez noter :

a) Le nom complet de l'épreuve (uniquement celui en anglais, comme indiqué ci-dessous et en bleu clair) ou le code de l'épreuve (en bleu foncé) peuvent être utilisés comme EventCode dans le fichier CSV. Consultez les fichiers joints pour des exemples.

b) Certaines épreuves que vous choisirez peuvent ne pas être mentionnées ici (par exemple, un test comme le 10m lancé) car elles n'ont pas de EventCode spécifique. Dans ce cas, il vous suffira de saisir le nom de l'épreuve en anglais. Si vous ne connaissez pas le nom officiel en anglais, nous vous conseillons de consulter la version anglo-saxonne du portail de gestion et d'aller dans la liste des épreuves sous Events.

La liste complète des épreuves et leurs noms sont disponibles dans le guide Liste des épreuves.

Niveau de compétition (EventStage)

Saisies possibles (et acceptées uniquement en langue anglo-saxonne) :

Qualification

Preliminary (= série préliminaire)

Heat (= série)

SemiFinal (= demi-finale)

Final (= finale)

Catégories d'âge (AgeGroup)

Catégories d'âge = code pour le fichier CSV

Catégories d'âge = Auto (à sélectionner si vous souhaitez assigner automatiquement les athlètes aux catégories d'âge basées sur la date / l'année de naissance)

La liste complète des épreuves et de leurs noms est disponible dans le guide Liste des catégories d'âge.

Veuillez noter :

1. Les catégories d'âge mentionnées ci-dessous sont valables uniquement pour la France. Le nom des catégories peut varier selon les pays francophones.

2. Vous devez saisir Auto avec uniquement la première lettre en majuscule.

3. Utilisez les codes de couleur bleue. Le système n'acceptera pas les noms en français.

Grades (SchoolGrade) = niveaux scolaires

Veuillez noter : ces niveaux scolaires sont uniquement utilisables pour les compétitions aux États-Unis.

Niveaux scolaires = code pour le fichier CSV

KIndergarden = K

1st grade = 1

2nd grade = 2

3rd grade = 3

4th grade = 4

5th grade = 5

6th grade = 6

7th grade = 7

8th grade = 8

9th grade = 9

10th grade = 10

Freshman = FR

Sophomore = SO

Junior = JR

Senior = SR

Comment ouvrir un fichier CSV dans Excel?

Voir le lien : https://fr.sendinblue.com/blog/fichiers-csv/ 

Ou https://support.digitaleo.com/article/ouvrir-fichier-format-csv-excel/