W tym poradniku opisano, jak zarządzać zgłoszeniami uczestników, gdy są aktywne lub gdy minął już termin zgłoszeń. Zapoznaj się z poradnikiem Uruchamianie i konfiguracja zgłoszeń, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować i uruchomić zgłoszenia.
Poradnik podzielony jest na następujące części:
Zarządzanie zgłoszonymi zawodnikami
Gdy zgłoszenia są aktywne i zawodnicy zaczęli się rejestrować, możesz zacząć przeglądać i zarządzać zgłoszonymi uczestnikami. Wybierz ZGŁOSZENIA → Zarządzanie - konkurencje z menu po lewej stronie.
W nowym oknie zobaczysz listę wszystkich zawodników, którzy zgłosili się do udziału w zawodach za pomocą panelu zgłoszeń. Listę można sortować i filtrować, wybierając odpowiednie konkurencje z menu nawigacyjnego po lewej stronie oraz korzystając z opcji dostępnych w nagłówku tabeli.
W przypadku gdy opcja automatycznego zatwierdzania nie jest wyłączona (domyślnie), wszyscy zgłaszający się zawodnicy będą wymagali ręcznego zatwierdzenia przez organizatora, zanim będzie możliwa płatność. Zatwierdzanie lub odrzucanie zawodników jest możliwe po kliknięciu ikony trzech kropek po prawej stronie wiersza danego zawodnika.
Dostępne są trzy akcje:
- Zatwierdź – zawodnik będzie mógł dokonać płatności,
- Odrzuć – zawodnik nie będzie mógł przejść do płatności i ponownie zgłosić się do tej samej konkurencji,
- Lista rezerwowa – zawodnik zostanie przeniesiony na listę rezerwową, płatność nie będzie możliwa do momentu kolejnej zmiany statusu.
UWAGA: Zgłaszający zostaną automatycznie poinformowani e-mailem o zmianie statusu zgłoszenia (np. jeśli organizator zmieni status z Lista rezerwowa na Zatwierdzono). Na 24 godziny przed terminem zakończenia zgłoszeń, automatycznie zostanie wysłane przypomnienie także do osób, które mają status Zatwierdzono i nie dokonały jeszcze płatności.
Zawodnicy mogą zostać zatwierdzeni (lub odrzuceni/przeniesieni na listę rezerwową) indywidualnie, w grupach, lub wszyscy na raz. Aby skorzystać z opcji zmiany statusu dla wielu uczestników jednocześnie, zaznacz zawodników, wybierając pole wyboru widoczne po lewej stronie zawodnika, kliknij przycisk Wybrane i wybierz odpowiednią czynność.
Każda zmiana statusu dokonana przez uczestnika, np. rezygnacja lub opłacenie udziału, sprawi, że odpowiedni status zawodnika i/lub status płatności zmieni się automatycznie (odświeżanie strony nie jest wymagane).
Po dokonaniu opłaty zawodnicy zostaną automatycznie przeniesieni na listę startową danej konkurencji.
Zwroty opłat startowych
Jeżeli organizator włączył taką możliwość, zgłaszający mogą rezygnować z udziału w zawodach i w przypadku uiszczenia opłaty, wystąpić o jej zwrot. Dostępne są dwie formy:
- Kredyty – zawodnik otrzyma pełną kwotę opłaty startowej i będzie mógł w przyszłości skorzystać z kredytów, opłacając udział w kolejnych zawodach organizowanych przez Twoją organizację.
- Zwrot na konto użyte przy płatności (gotówka) – zawodnik otrzyma zwrot opłaty startowej, pomniejszony o wszelkie obowiązujące opłaty transakcyjne (np. opłata za użycie karty kredytowej).
Gdy w systemie pojawi się prośba o zwrot opłaty startowej, ikona trzech kropek zmieni się w ikonę z wykrzyknikiem. Kliknięcie ikony wyświetli możliwość zaakceptowania lub odrzucenia prośby o zwrot. Niezależnie od wyboru, podjęcie akcji spowoduje usunięcie zawodnika lub sztafety z listy startowej, chyba że zawodnik lub sztafeta posiada wprowadzony wynik. Brak akcji oznaczać będzie pozostawienie zawodnika lub sztafety na liście startowej.
W przypadku gdy udział w zawodach jest bezpłatny, uczestnicy mają prawo zrezygnować z udziału w zawodach do 2 godzin przed startem konkurencji.
Gdy co najmniej jeden uczestnik zażąda zwrotu opłaty startowej, w nagłówku strony, obok nazwy zawodów, pojawi się czerwona ikona wykrzyknika. Kliknij ją, aby przejść do widoku listy wszystkich zgłoszeń z żądaniem zwrotu opłaty.
Zwrotu lub odrzucenia prośby o zwrot można dokonać dla wielu uczestników jednocześnie. W tym celu zaznacz wybranych zawodników, kliknij przycisk Wybrane, wybierz odpowiednią opcję i kliknij przycisk Rozpocznij. Pamiętaj, aby nie wyłączać przeglądarki podczas trwania operacji.
Zgłaszający zostanie poinformowany e-mailem, czy prośba o zwrot została zaakceptowana, czy odrzucona.
Usuwanie/zachowywanie zawodników z lub bez zwrotu opłaty
Organizator może sam zdecydować o usunięciu lub zachowaniu uczestnika i zwrocie opłaty startowej, gdy zawodnik znajduje się na liście startowej. Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz jedną z kilku opcji:
- Usuń i zwróć opłatę w postaci kredytów,
- Usuń i zwróć opłatę na konto użyte przy płatności,
- Usuń bez zwrotu opłaty startowej,
- Zachowaj i zwróć opłatę w postaci kredytów,
- Zachowaj i zwróć opłatę na konto użyte przy płatności.
Te same opcje są dostępne także bezpośrednio na liście startowej.
UWAGA: Aby usunąć konkurencję z przypisanymi uczestnikami (dodanymi za pomocą panelu zgłoszeń), należy odrzucić lub usunąć wszystkie zgłoszenia (z lub bez zwrotu opłaty startowej). Odrzucenie i/lub usunięcie wszystkich zawodników/sztafet sprawi, że usuwanie konkurencji będzie możliwe z poziomu Programu minutowego poprzez kliknięcie ikony trzech kropek i wybór opcji Usuń.
Wszystkie powyższe działania możesz przeprowadzić także dla wielu uczestników jednocześnie. W tym celu zaznacz wybranych zawodników, kliknij przycisk Wybrane, wybierz odpowiednią opcję i kliknij przycisk Rozpocznij. Pamiętaj, aby nie wyłączać przeglądarki podczas trwania operacji..
Wymiana wiadomości między organizatorem a uczestnikiem
Funkcja wiadomości pozwala na bezpośrednią komunikację z osobami dokonującymi zgłoszeń w celu omówienia potrzeb w zakresie wsparcia, zmian lub pytań dotyczących udziału w zawodach.
Gdy otrzymasz nową wiadomość, w nagłówku strony obok nazwy zawodów pojawi się czerwona ikona wykrzyknika. Kliknięcie jej i wybranie opcji Wiadomości od uczestników przeniesie Cię do listy wszystkich zgłoszeń z nieprzeczytanymi wiadomościami.
Listę wszystkich zgłoszeń z wiadomościami można znaleźć również na stronie Zarządzania zgłoszeniami, filtrując je po kliknięciu kolumny Wiadomość. Dostępne są następujące opcje:
- Wszystkie — wszystkie zgłoszenia niezależnie od statusu wiadomości,
- Z wiadomością — zgłoszenia z co najmniej jedną wiadomością,
- Bez wiadomości — zgłoszenia bez żadnych wiadomości.
Kliknij ikonę wiadomości, aby otworzyć czat z użytkownikiem, który dokonał zgłoszenia. Kolor ikony informuje o statusie wiadomości:
- jasnoszary — brak wiadomości,
- ciemnoszary — wiadomości przeczytane,
- niebieski — nieprzeczytane wiadomości.
Aby odpowiedzieć lub dodać nową wiadomość, wpisz tekst w polu Dodaj wiadomość. Wysłanie wiadomości automatycznie oznaczy konwersację jako przeczytaną (ikona zmieni kolor z niebieskiego na ciemnoszary). Możesz również ręcznie oznaczyć wiadomości jako przeczytane, klikając Oznacz jako przeczytane. Każda nowa wiadomość spowoduje zmianę koloru ikony na niebieski.
Zarówno organizator, jak i osoba, która dokonała zgłoszenia, otrzymają powiadomienie e-mail o nowej wiadomości.
Organizatorzy mogą rozpocząć konwersację z dowolnym zgłaszającym w dowolnym momencie, nawet jeśli użytkownik nie wysłał wiadomości podczas zgłoszenia. Ta opcja umożliwia kontakt z każdym użytkownikiem indywidualnie. Aby skontaktować się ze wszystkimi zgłaszającymi lub wybraną grupą, skorzystaj z funkcji komunikacji e-mailowej. Więcej informacji w poradniku Funkcja komunikacji e-mailowej.
Dane kontaktowe
Jeśli chcesz skontaktować się z osobą, która dokonała zgłoszenia bez korzystania z naszego systemu wymiany wiadomości, możesz użyć adresu e-mail lub numeru telefonu podanego przez użytkownika. Możesz je znaleźć, klikając ikonę trzech kropek i wybierając Dane kontaktowe.
W tym samym miejscu znajdziesz odpowiedzi na pytania zadane w kwestionariuszu, jeśli ta opcja została włączona. Więcej informacji znajdziesz w poradniku Kwestionariusz.
Zgłoszenia w pliku CSV
Możesz pobrać plik CSV ze wszystkimi zgłoszeniami. W tym celu kliknij przycisk Pobierz plik CSV.
Plik zawiera następujące kolumny:
- MeetingName - nazwa zawodów.
- Event - nazwa konkurencji.
- Gender - płeć przypisana do konkurencji.
- AgeGroup - kategoria wiekowa przypisana do konkurencji.
- RegistrantName - nazwa osoby dokonującej zgłoszenia.
- RegistrantEmail - adres e-mail osoby dokonującej zgłoszenia.
- RegistrantPhone - numer telefonu osoby dokonującej zgłoszenia.
- ParticipantName - nazwa zgłoszonego uczestnika lub sztafety.
- Club - klub zgłoszonego uczestnika lub sztafety.
- ApprovalStatus - status zgłoszenia, np. Lista startowa, Zrezygnowano, Odrzucono itp.
- Message - pierwsza wiadomość do organizatora.
- Jeżeli kwestionariusz został aktywowany, plik będzie zawierać kolumny z pytaniami i odpowiedziami dodanymi do kwestionariusza. Więcej informacji w poradniku Kwestionariusz.
Aby dowiedzieć się, jak pobrać plik CSV z informacjami o płatnościach, sprawdź poradnik Przegląd płatności.