W tym poradniku opisano, jak zarządzać zgłoszeniami uczestników, gdy zgłoszenia są aktywne lub termin zgłoszeń już się zakończył. Zapoznaj się z poradnikiem Uruchamianie i konfiguracja zgłoszeń, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować i uruchomić zgłoszenia.


Poradnik podzielony jest na następujące części:



Zarządzanie zgłoszonymi zawodnikami


Gdy zgłoszenia są aktywne i zawodnicy zaczęli się rejestrować, możesz zacząć przeglądać i zarządzać zgłoszonymi uczestnikami. Wybierz ZGŁOSZENIA → Zarządzanie - konkurencje z menu po lewej stronie.


W nowym oknie zobaczysz listę wszystkich zawodników, którzy zgłosili się do udziału w zawodach za pomocą panelu zgłoszeń. Listę można sortować i filtrować wybierając odpowiednie konkurencje z menu nawigacyjnego po lewej stronie oraz korzystając z opcji dostępnych w nagłówku tabeli.



W przypadku, gdy opcja automatycznego zatwierdzania nie jest wyłączona (domyślnie), wszyscy zgłaszający się zawodnicy będą wymagali ręcznego zatwierdzenia przez organizatora, zanim będzie możliwa płatność. Zatwierdzanie lub odrzucanie zawodników jest możliwe po kliknięciu ikony trzech kropek z prawej strony wiersza danego zawodnika.


Dostępne są trzy akcje:

  • Zatwierdź - zawodnik będzie mógł dokonać płatności,
  • Odrzuć - zawodnik nie będzie mógł przejść do płatności i ponownie zgłosić się do tej samej konkurencji,
  • Lista rezerwowa - zawodnik zostanie przeniesiony na listę rezerwową, płatność nie będzie możliwa do momentu kolejnej zmiany statusu.


UWAGA: Zgłaszający zostaną automatycznie poinformowani e-mailem o zmianie statusu zgłoszenia (np. jeśli organizator zmieni status z Lista rezerwowa na Zatwierdzono). Na 24 godziny przed terminem zakończenia zgłoszeń, automatycznie zostanie wysłane przypomnienie także do osób, które mają status Zatwierdzono i nie dokonały jeszcze płatności.



Zawodnicy mogą zostać zatwierdzeni (lub odrzuceni/przeniesieni na listę rezerwową) indywidualnie, w grupach, lub wszyscy na raz. Aby skorzystać z opcji zmiany statusu dla wielu uczestników jednocześnie, zaznacz zawodników, wybierając pole wyboru widoczne z lewej strony zawodnika, kliknij przycisk Wybrane i wybierz odpowiednią czynność.



Każda zmiana statusu dokonana przez uczestnika, np. rezygnacja lub opłacenie udziału sprawi, że odpowiedni status zawodnika i/lub status płatności zmieni się automatycznie (odświeżanie strony nie jest wymagane).



Po dokonaniu opłaty zawodnicy zostaną automatycznie przeniesieni na listę startową danej konkurencji.



Zwroty opłat startowych


Każdy zgłoszony zawodnik/zawodniczka ma prawo do rezygnacji z udziału w zawodach i w przypadku uiszczenia opłaty, wystąpienia o jej zwrot (jednak organizator ma prawo do jego odrzucenia). Dostępne są dwie formy:

  • Kredyty - zawodnik otrzyma pełną kwotę opłaty startowej i będzie mógł użyć kredytów w przyszłości, opłacając udział w kolejnych zawodach organizowanych przez Twoją organizację.
  • Zwrot na konto użyte przy płatności (gotówka) - zawodnik otrzyma zwrot opłaty startowej pomniejszony o wszelkie obowiązujące opłaty transakcyjne (np. opłata za użycie karty kredytowej).


Gdy w systemie pojawi się prośba o zwrot opłaty startowej, ikona trzech kropek zmieni się w ikonę wykrzyknika. Kliknięcie ikony wyświetli możliwość zaakceptowania lub odrzucenia prośby o zwrot. Niezależnie od wyboru, podjęcie akcji spowoduje usunięcie zawodnika lub sztafety z listy startowej, chyba że zawodnik lub sztafeta posiada wprowadzony wynik. Brak akcji oznaczać będzie pozostawienie zawodnika lub sztafety na liście startowej.



W przypadku, gdy udział w zawodach jest bezpłatny, uczestnicy mają prawo zrezygnować z udziału w zawodach do 2 godzin przed startem konkurencji.


Gdy co najmniej jeden uczestnik zażądał zwrotu opłaty startowej, w nagłówku strony obok nazwy zawodów pojawi się czerwona ikona wykrzyknika. Kliknij ją, aby przejść do widoku listy z wszystkimi zgłoszeniami z żądaniem zwrotu opłaty.


Zwrotu lub odrzucenia prośby o zwrot można dokonać dla wielu uczestników jednocześnie. W tym celu zaznacz wybranych zawodników, kliknij przycisk Wybrane, wybierz odpowiednią opcję i kliknij przycisk Rozpocznij. Pamiętaj, aby nie wyłączać przeglądarki podczas trwania operacji.




Usuwanie/zachowywanie zawodników z lub bez zwrotu opłaty


Organizator może sam zdecydować o usunięciu lub zachowaniu uczestnika i zwrocie opłaty startowej, gdy zawodnik znajduje się na liście startowej. Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz jedną z kilku opcji:

  • Usuń i zwróć opłatę w postaci kredytów,
  • Usuń i zwróć opłatę na konto użyte przy płatności,
  • Usuń bez zwrotu opłaty startowej,
  • Zachowaj i zwróć opłatę w postaci kredytów,
  • Zachowaj i zwróć opłatę na konto użyte przy płatności.



Te same opcje dostępne są także bezpośrednio na liście startowej. 


UWAGA: Aby usunąć konkurencję z przypisanymi uczestnikami (dodanymi za pomocą panelu zgłoszeń) należy odrzucić lub usunąć wszystkie zgłoszenia (z lub bez zwrotu opłaty startowej). Odrzucenie i/lub usunięcie wszystkich zawodników/sztafet sprawi, że usuwanie konkurencji będzie możliwe z poziomu Programu minutowego poprzez kliknięcie ikony trzech kropek i wybranie opcji Usuń.


Wszystkie powyższe działania możesz przeprowadzić także dla wielu uczestników jednocześnie. W tym celu zaznacz wybranych zawodników, kliknij przycisk Wybrane, wybierz odpowiednią opcję i kliknij przycisk Rozpocznij. Pamiętaj, aby nie wyłączać przeglądarki podczas trwania operacji.. 



Wiadomość do organizatora


Uczestnicy mogą wysłać wiadomość do organizatora w momencie dokonywania zgłoszenia lub w dowolnym momencie po zgłoszeniu. W tym miejscu możesz poprosić użytkowników o podanie niezbędnych informacji, np. o rozmiarze koszulki.


Gdy otrzymasz nową wiadomość, w nagłówku strony obok nazwy zawodów pojawi się czerwona ikona wykrzyknika. Kliknięcie jej i wybranie Wiadomości od uczestników przeniesie Cię do listy wszystkich zgłoszeń z nieprzeczytanymi wiadomościami.


Listę wszystkich zgłoszeń z wiadomościami można znaleźć również w widoku Zarządzania zgłoszeniami, filtrując zgłoszenia po kliknięciu kolumny Wiadomość.



Kliknij ikonę wiadomości, aby otworzyć czat z użytkownikiem, który dokonał zgłoszenia. Ikona jest jasnoszara, gdy zgłoszenie nie zawiera wiadomości, ciemnoszara, gdy wiadomość została oznaczona jako przeczytana i niebieska, gdy zawiera nową nieprzeczytaną wiadomość.



Aby dodać nową wiadomość, wprowadź tekst w polu Dodaj wiadomość i wciśnij ENTER. Wysłanie wiadomości automatycznie zmieni status wiadomości z nieprzeczytanej na przeczytaną. Możesz także ręcznie oznaczyć wiadomość jako przeczytaną, klikając przycisk Oznacz jako przeczytane. 



Zgłoszenia w pliku CSV


Możesz pobrać plik CSV ze wszystkimi zgłoszeniami. W tym celu kliknij przycisk Pobierz plik CSV. 


Plik zawiera następujące kolumny:

  • MeetingName - nazwa zawodów.
  • Event - nazwa konkurencji.
  • Gender - płeć przypisana do konkurencji.
  • AgeGroup - kategoria wiekowa przypisana do konkurencji.
  • RegistrantName - nazwa osoby dokonującej zgłoszenia.
  • RegistrantEmail - adres e-mail osoby dokonującej zgłoszenia.
  • RegistrantPhone - numer telefonu osoby dokonującej zgłoszenia.
  • ParticipantName - nazwa zgłoszonego uczestnika lub sztafety.
  • Club - klub zgłoszonego uczestnika lub sztafety.
  • ApprovalStatus - status zgłoszenia, np. Lista startowa, Zrezygnowano, Odrzucono itp.
  • Message - wiadomość do organizatora.


Aby dowiedzieć się, jak pobrać plik CSV z informacją o płatnościach, sprawdź poradnik Przegląd płatności.