Gdy konto Twojej organizacji zostało poprawnie skonfigurowane i zintegrowane z kontem Stripe, możesz aktywować zgłoszenia dla swoich zawodów i rozpocząć przyjmowanie płatności.


Informacje o konfiguracji konta organizacji oraz integracji z kontem Stripe dostępne są w poradniku Aktywowanie konta Stripe dla organizatorów.


Ten poradnik podzielony jest na następujące części:



Jak zacząć?


Aby uruchomić zgłoszenia, wymagana jest wiedza na temat dodawania zawodów na platformie Roster Athletics. Przejdź do poradnika Dodawanie zawodów, aby dowiedzieć się więcej.


Po założeniu konta Stripe możliwe jest aktywowanie zgłoszeń poprzez wybranie: ZAWODY → Szczegóły → Ogólne → Zgłoszenia i zmianę ich statusu z Nieaktywne na Aktywne. Ze zgłoszeń można skorzystać dla wszystkich zawodów organizowanych przez Twoją organizację.



Aktywowanie zgłoszeń sprawi, że w menu po lewej stronie pojawi się nowa sekcja ZGŁOSZENIA z trzema pozycjami: Ustawienia, Zarządzanie i Opłaty za udział w zawodach. 



UWAGA: Po aktywacji zgłoszenia nie mogą zostać dezaktywowane.



Weryfikacja kategorii wiekowych


W szczegółach zawodów dostępna jest opcja weryfikacji kategorii wiekowych. Możesz ją wykorzystać przy zgłoszeniach. Przejdź do ZAWODY → Szczegóły → Kategorie wiekowe i znajdź pole Weryfikacja kategorii wiekowych. 



W tym miejscu możesz zdecydować o tym, czy system powinien ograniczać możliwość zgłaszania się zawodników na podstawie ich kategorii wiekowych. Dostępne są trzy opcje:

  • Brak - każdy może zgłosić się do dowolnej konkurencji niezależnie od kategorii wiekowej,
  • Częściowa - akceptuj zawodników z danej kategorii wiekowej oraz młodszych, np. zawodnicy U18 będą mogli zgłosić się do konkurencji U20 (w przypadku mastersów odwrotnie, czyli np. zawodnicy z kategorii M50 będą mogli zgłosić się do konkurencji M40),
  • Pełna - akceptuj wyłącznie zawodników z danej kategorii wiekowej.



Konfigurowanie zgłoszeń


Po aktywowaniu zgłoszeń oraz dodaniu konkurencji możesz przejść do konfigurowania zgłoszeń, wybierając z menu po lewej stronie ZGŁOSZENIA → Ustawienia. 



Domyślny widok ustawień wyświetla listę konkurencji, które można filtrować na podstawie płci. Obok nazwy konkurencji w poszczególnych kolumnach znajdują się następujące informacje:

  • Kategoria - kategoria wiekowa przypisana do konkurencji (aby dodać konkurencję z wieloma kategoriami wiekowymi, zobacz poradnik Dodawanie konkurencji z wieloma kategoriami wiekowymi).
  • Limit zawodników - maksymalna liczba zawodników, która może zostać zaakceptowana przez system, gdy włączone jest automatyczne zatwierdzanie zawodników. Uczestnicy, którzy zgłoszą się po przekroczeniu tego limitu, zostaną automatycznie przeniesieni na listę rezerwową. Pozostaw pole puste, jeżeli nie chcesz dodawać żadnego limitu.
  • Opłata - wysokość opłaty startowej (w tym VAT i prowizje). Wpisz 0 (zero), jeżeli udział jest bezpłatny.
  • Minimum kwalifikacyjne - rezultat, jaki należy uzyskać, aby móc się zgłosić do wybranej konkurencji. Więcej informacji dostępnych jest poniżej w sekcji Opłaty i ustawienia domyślne. Pozostaw pole puste, jeżeli nie chcesz wprowadzać minimum kwalifikacyjnego.
  • Status - status zgłoszeń danej konkurencji. Możliwe opcje to:
    • Nieaktywne - wstępna wartość, która oznacza, że zgłoszenia jeszcze się nie rozpoczęły,
    • Otwarte - zgłoszenia są otwarte,
    • Zakończone - zgłoszenia zostały zakończone,
    • Wyłączone - zgłoszenia dla wybranej konkurencji są wyłączone (możesz wybrać ten status np. dla konkurencji pokazowych, w której startują zawodnicy zaproszeni i dodani do listy startowej ręcznie przez organizatora).



Opcje


Kliknij przycisk Opcje umieszczony z lewej strony, aby określić ustawienia ogólne i/lub aktywować zgłoszenia dla uczestników.



Dostępne opcje to:

  • Status zgłoszeń
    • Wersja robocza - zgłoszenia nie są dostępne dla uczestników.
    • Aktywne - zgłoszenia są dostępne dla uczestników. Po zmianie statusu na Aktywne, powrót do Wersji roboczej nie jest możliwy.
  • Koniec zgłoszeń - data
  • Koniec zgłoszeń - godzina
  • Waluta - wybierz odpowiednią walutę dla swojego kraju. UWAGA: Zalecany jest wybór waluty przypisanej do Twojej organizacji, aby uniknąć dodatkowych opłat za przewalutowanie.
  • VAT - określ czy chcesz uwzględnić VAT we wszystkich opłatach startowych:
    • Nieuwzględniony - nie uwzględniaj VAT w opłacie startowej.
    • Uwzględniony (23%) - uwzględniaj VAT w opłacie startowej.
  • Opłata transakcyjna - informacja o wysokości wszystkich opłat dodatkowych związanych z obsługą płatności i prowizją Roster.
  • Automatyczne zatwierdzaj zawodników
    • Włączone - zgłaszający się zawodnicy zostaną automatycznie zatwierdzeni i będą mieli możliwość opłacenia udziału bezpośrednio po zgłoszeniu.
    • Wyłączone - organizator będzie musiał ręcznie zmienić status zgłoszonych zawodników, zanim płatność będzie możliwa.
  • Zgłaszający muszą podać własny numer startowy
    • Włączone - zgłaszający muszą podać numer startowy zawodnika dla każdej konkurencji.
    • Wyłączone - zgłaszający nie mają możliwości podania własnego numeru startowego.


UWAGA: Po zmianie statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne, zmiany w polach Waluta, VAT, Warunki uczestnictwa i Deklaracja antydopingowa (zobacz poniżej w sekcji Dokumenty) nie będą możliwe!



Opłaty i ustawienia domyślne



  • Weryfikacja minimum kwalifikacyjnego 
    • Nieaktywna - uczestnik może zgłosić się, nawet gdy jego rekord jest słabszy od podanego minimum.
    • Aktywna - uczestnik może zgłosić się wyłącznie, gdy jego rekord jest równy lub lepszy od podanego minimum. 
  • Minimum kwalifikacyjne - wybierz, który rekord powinien być podstawą do określenia czy zawodnik osiągnął minimum kwalifikacyjne: 
    • Rekord życiowy
    • Rekord sezonu
  • Limit zawodników dla konkurencji - określa domyślny limit zawodników, którzy mogą zgłosić się do jednej konkurencji (przy włączonym automatycznym zatwierdzaniu zawodników). Wszyscy uczestnicy, którzy zgłoszą się po przekroczeniu limitu, zostaną przeniesieni na listę rezerwową. Pozostaw pole puste, jeżeli nie zamierzasz dodawać limitu.
  • Opłata za konkurencję - określa domyślną wysokość opłaty startowej (w wybranej w ustawieniach walucie) za zgłoszenie się do jednej konkurencji. Wpisz 0 (zero), jeżeli udział jest bezpłatny.
  • Opłata za udział w zawodach - określa wysokość opłaty startowej (w wybranej w ustawieniach walucie), która doliczana jest automatycznie do zgłoszenia przy rejestracji do pierwszej konkurencji. Wpisz 0 (zero), jeżeli nie chcesz dodawać stałej opłaty za udział w zawodach. 
  • Uczestnicy mogą prosić o zwrot opłaty za udział w zawodach
    • Włączone - pozwól uczestnikom na poproszenie o zwrot opłaty za udział w zawodach po zwróceniu wszystkich opłat za konkurencje (jeżeli istnieją).
    • Wyłączone -  zablokuj możliwość proszenia o zwrot opłaty za udział w zawodach.

  • Sztafety wnoszą opłatę za udział w zawodach

    • Włączone - sztafety muszą wnieść opłatę startową za udział w zawodach oraz opłatę za konkurencję (jeżeli jest wyższa niż 0).
    • Wyłączone - sztafety nie wnoszą opłaty startowej za udział w zawodach. Płatność dotyczy wyłącznie opłaty za konkurencję (jeżeli jest wyższa niż 0).


UWAGA: Jeżeli opłata za udział w zawodach jest większa niż 0 i opłata za konkurencję jest większa niż 0, wówczas pełną opłatą startową jest suma obu opłat (opłata za udział w zawodach + opłata za konkurencję). Jeżeli uczestnik chce wystartować w kilku konkurencjach, to pełna opłata startowa będzie sumą opłaty za udział w zawodach i opłat za wszystkie konkurencje (opłata za udział w zawodach + opłata za 1 konkurencje + opłata za 2 konkurencję itd.).


Aby ułatwić dodawanie tej samej opłaty startowej i limitu zawodników dla wszystkich lub wybranych konkurencji, możesz wykorzystać domyślne wartości wprowadzone w polach Limit zawodników dla konkurencji i Opłata za konkurencję.


Aby skorzystać z wartości domyślnych, zaznacz konkurencje, dla których chcesz je ustawić (wybierz pole wyboru na górze, aby zaznaczyć wszystkie konkurencje) i kliknij przycisk Zastosuj domyślne. Wartości domyślne zostaną użyte także dla wszystkich nowo dodanych konkurencji.



Aby w łatwy sposób zmienić status zgłoszeń dla wielu konkurencji, zaznacz wybrane lub wszystkie konkurencje i kliknij przycisk Zmień zaznaczone, następnie wybierz Wyłącz wybrane, Otwórz wybrane lub Zamknij wybrane.



UWAGA: Aby zgłoszenia były aktywne i dostępne dla uczestników konieczne jest ustawienie następujących opcji:

  1. ZAWODY → Szczegóły → Ogólne → Status zawodów musi być ustawiony na Otwarte.
  2. ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje → Status zgłoszeń musi być ustawiony na Aktywne.
  3. ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Status konkurencji musi być ustawiony na Otwarte.



Dokumenty


Aby dodać regulamin, warunki uczestnictwa i deklarację antydopingową, kliknij przycisk Dokumenty. 


Możliwe jest załadowanie trzech różnych plików w formacie PDF:

  • Warunki uczestnictwa - dokument, który zgłaszający użytkownicy muszą zaakceptować przed przejściem do zgłoszeń. Możesz w nim uwzględnić informacje o zasadach rejestracji, warunkach zwrotu opłaty startowej, przetwarzaniu danych osobowych itp. Plik ten może zostać załadowany i zmieniony wyłącznie przed zmianą statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne (ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje).
  • Deklaracja antydopingowa - dokument, który zgłaszający uzytkownicy muszą zaakceptować przed przejściem do złoszeń. Plik ten może zostać załadowany i zmieniony wyłącznie przed zmianą statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne (ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje).
  • Regulamin - dokument zawierający wszystkie informacje o zawodach. Plik ten można przesłać i zmienić w dowolnym momencie.



Powiadomienia


Klikając przycisk Powiadomienia, możesz przejść do widoku listy użytkowników, którzy będą otrzymywać powiadomienia e-mail o zdarzeniach związanych ze zgłoszeniami, takimi jak nowe wiadomości od uczestników, prośby o zwrot opłaty startowej lub zgłoszenia wymagające potwierdzenia. 



Domyślnie lista zawiera wyłącznie użytkownika, który dodał zawody, aby dodać więcej użytkowników, wybierz użytkownika z listy i kliknij przycisk Dodaj. Pamiętaj, że lista zawiera wyłącznie użytkowników z uprawnieniami do Edytowania zawodów. Więcej informacji o uprawnieniach znajdziesz w poradniku Uprawnienia do edycji zawodów.



Zarządzanie zgłoszonymi zawodnikami


Gdy zgłoszenia są aktywne i zawodnicy zaczęli się rejestrować, możesz zacząć przeglądać i zarządzać zgłoszonymi uczestnikami. Wybierz ZGŁOSZENIA → Zarządzanie z menu po lewej stronie.


W nowym oknie zobaczysz listę wszystkich zawodników, którzy zgłosili się do udziału w zawodach za pomocą panelu zgłoszeń. Listę można sortować i filtrować wybierając odpowiednie konkurencje z menu nawigacyjnego po lewej stronie oraz korzystając z opcji dostępnych w nagłówku tabeli.



W przypadku, gdy opcja automatycznego zatwierdzania nie jest wyłączona (domyślnie), wszyscy zgłaszający się zawodnicy będą wymagali ręcznego zatwierdzenia przez organizatora, zanim będzie możliwa płatność. Zatwierdzanie lub odrzucanie zawodników jest możliwe po kliknięciu ikony trzech kropek z prawej strony wiersza danego zawodnika.


Dostępne są trzy akcje:

  • Zatwierdź - zawodnik będzie mógł dokonać płatności,
  • Odrzuć - zawodnik nie będzie mógł przejść do płatności i ponownie zgłosić się do tej samej konkurencji,
  • Lista rezerwowa - zawodnik zostanie przeniesiony na listę rezerwową, płatność nie będzie możliwa do momentu kolejnej zmiany statusu.


UWAGA: Zgłaszający zostaną automatycznie poinformowani e-mailem o zmianie statusu zgłoszenia (np. jeśli organizator zmieni status z Lista rezerwowa na Zatwierdzono). Na 24 godziny przed terminem zakończenia zgłoszeń, automatycznie zostanie wysłane przypomnienie także do osób, które mają status Zatwierdzono i nie dokonały jeszcze płatności.



Zawodnicy mogą zostać zatwierdzeni (lub odrzuceni/przeniesieni na listę rezerwową) indywidualnie, w grupach, lub wszyscy na raz. Aby skorzystać z opcji zmiany statusu dla wielu uczestników jednocześnie, zaznacz zawodników, wybierając pole wyboru widoczne z lewej strony zawodnika, kliknij przycisk Wybrane i wybierz odpowiednią czynność.



Każda zmiana statusu dokonana przez uczestnika, np. rezygnacja lub opłacenie udziału sprawi, że odpowiedni status zawodnika i/lub status płatności zmieni się automatycznie (odświeżanie strony nie jest wymagane).



Po dokonaniu opłaty zawodnicy zostaną automatycznie przeniesieni na listę startową danej konkurencji.



Zwroty opłat startowych


Każdy zgłoszony zawodnik/zawodniczka ma prawo do rezygnacji z udziału w zawodach i w przypadku uiszczenia opłaty, wystąpienia o jej zwrot (jednak organizator ma prawo do jego odrzucenia). Dostępne są dwie formy:

  • Kredyty - zawodnik otrzyma pełną kwotę opłaty startowej i będzie mógł użyć kredytów w przyszłości, opłacając udział w kolejnych zawodach organizowanych przez Twoją organizację.
  • Zwrot na konto użyte przy płatności (gotówka) - zawodnik otrzyma zwrot opłaty startowej pomniejszony o wszelkie obowiązujące opłaty transakcyjne (np. opłata za użycie karty kredytowej).


Gdy w systemie pojawi się prośba o zwrot opłaty startowej, ikona trzech kropek zmieni się w ikonę wykrzyknika. Kliknięcie ikony wyświetli możliwość zaakceptowania lub odrzucenia prośby o zwrot. Niezależnie od wyboru, podjęcie akcji spowoduje usunięcie zawodnika lub sztafety z listy startowej, chyba że zawodnik lub sztafeta posiada wprowadzony wynik. Brak akcji oznaczać będzie pozostawienie zawodnika lub sztafety na liście startowej.



W przypadku, gdy udział w zawodach jest bezpłatny, uczestnicy mają prawo zrezygnować z udziału w zawodach do 2 godzin przed startem konkurencji.


Gdy co najmniej jeden uczestnik zażądał zwrotu opłaty startowej, w nagłówku strony obok nazwy zawodów pojawi się czerwona ikona wykrzyknika. Kliknij ją, aby przejść do widoku listy z wszystkimi zgłoszeniami z żądaniem zwrotu opłaty.


Zwrotu lub odrzucenia prośby o zwrot można dokonać dla wielu uczestników jednocześnie. W tym celu zaznacz wybranych zawodników, kliknij przycisk Wybrane, wybierz odpowiednią opcję i kliknij przycisk Rozpocznij. Pamiętaj, aby nie wyłączać przeglądarki podczas trwania operacji.




Usuwanie/zachowywanie zawodników z lub bez zwrotu opłaty


Organizator może sam zdecydować o usunięciu lub zachowaniu uczestnika i zwrocie opłaty startowej, gdy zawodnik znajduje się na liście startowej. Kliknij ikonę trzech kropek i wybierz jedną z kilku opcji:

  • Usuń i zwróć opłatę w postaci kredytów,
  • Usuń i zwróć opłatę na konto użyte przy płatności,
  • Usuń bez zwrotu opłaty startowej,
  • Zachowaj i zwróć opłatę w postaci kredytów,
  • Zachowaj i zwróć opłatę na konto użyte przy płatności.



Te same opcje dostępne są także bezpośrednio na liście startowej. 


UWAGA: Aby usunąć konkurencję z przypisanymi uczestnikami (dodanymi za pomocą panelu zgłoszeń) należy odrzucić lub usunąć wszystkie zgłoszenia (z lub bez zwrotu opłaty startowej). Odrzucenie i/lub usunięcie wszystkich zawodników/sztafet sprawi, że usuwanie konkurencji będzie możliwe z poziomu Programu minutowego poprzez kliknięcie ikony trzech kropek i wybranie opcji Usuń.


Wszystkie powyższe działania możesz przeprowadzić także dla wielu uczestników jednocześnie. W tym celu zaznacz wybranych zawodników, kliknij przycisk Wybrane, wybierz odpowiednią opcję i kliknij przycisk Rozpocznij. Pamiętaj, aby nie wyłączać przeglądarki podczas trwania operacji.. 



Wiadomość do organizatora


Uczestnicy mogą wysłać wiadomość do organizatora w momencie dokonywania zgłoszenia lub w dowolnym momencie po zgłoszeniu. W tym miejscu możesz poprosić użytkowników o podanie niezbędnych informacji, np. o rozmiarze koszulki.


Gdy otrzymasz nową wiadomość, w nagłówku strony obok nazwy zawodów pojawi się czerwona ikona wykrzyknika. Kliknięcie jej i wybranie Wiadomości od uczestników przeniesie Cię do listy wszystkich zgłoszeń z nieprzeczytanymi wiadomościami.


Listę wszystkich zgłoszeń z wiadomościami można znaleźć również w widoku Zarządzania zgłoszeniami, filtrując zgłoszenia po kliknięciu kolumny Wiadomość.



Kliknij ikonę wiadomości, aby otworzyć czat z użytkownikiem, który dokonał zgłoszenia. Ikona jest jasnoszara, gdy zgłoszenie nie zawiera wiadomości, ciemnoszara, gdy wiadomość została oznaczona jako przeczytana i niebieska, gdy zawiera nową nieprzeczytaną wiadomość.



Aby dodać nową wiadomość, wprowadź tekst w polu Dodaj wiadomość i wciśnij ENTER. Wysłanie wiadomości automatycznie zmieni status wiadomości z nieprzeczytanej na przeczytaną. Możesz także ręcznie oznaczyć wiadomość jako przeczytaną, klikając przycisk Oznacz jako przeczytane. 



Rejestr płatności


Informacje o wszystkich płatnościach możesz znaleźć w pliku CSV, który można obrać w widoku Szczegółów zawodów. Więcej informacji na ten temat znajduje się w poradniku Przegląd płatności.


Możesz pobrać także plik CSV ze wszystkimi zgłoszeniami niezwiązanymi z płatnościami. W tym celu kliknij przycisk Pobierz plik CSV. 


Plik zawiera następujące kolumny:

  • MeetingName - nazwa zawodów.
  • Event - nazwa konkurencji.
  • Gender - płeć przypisana do konkurencji.
  • AgeGroup - kategoria wiekowa przypisana do konkurencji.
  • RegistrantName - nazwa osoby dokonującej zgłoszenia.
  • RegistrantEmail - adres e-mail osoby dokonującej zgłoszenia.
  • RegistrantPhone - numer telefonu osoby dokonującej zgłoszenia.
  • ParticipantName - nazwa zgłoszonego uczestnika lub sztafety.
  • Club - klub zgłoszonego uczestnika lub sztafety.
  • ApprovalStatus - status zgłoszenia, np. Lista startowa, Zrezygnowano, Odrzucono itp.
  • Message - wiadomość do organizatora.



Opłaty za udział w zawodach


Ustawienie opłaty za udział w zawodach umożliwia pobranie od uczestnika stałej opłaty niezależnie od liczby konkurencji, do których zawodnik chce się zgłosić.


Po dodaniu opłaty w ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opłaty i ustawienia domyślne i otworzeniu zgłoszeń, zobaczysz listę wszystkich uczestników, którzy opłacili wpisowe w widoku ZGŁOSZENIA → Opłaty za udział w zawodach.



W tym miejscu możesz akceptować lub odrzucać prośby o zwrot opłaty startowej (jeżeli taka opcja została włączona) lub zwrócić opłatę niezależnie czy prośba została wysłana.


Zwrotów opłaty możesz dokonywać zbiorczo dla kilku lub wszystkich uczestników. W tym celu zaznacz uczestników, wybierając pole wyboru widoczne z lewej strony zawodnika lub sztafety, kliknij przycisk Wybrane i wybierz odpowiednią czynność. Pamiętaj, aby nie wyłączać okna przeglądarki podczas trwania operacji. Wyłączenie przeglądarki przerwie cały proces.