Gdy konto Twojej organizacji zostało poprawnie skonfigurowane i zintegrowane z kontem Stripe, możesz aktywować zgłoszenia dla swoich zawodów i rozpocząć przyjmowanie płatności.


Informacje o konfiguracji konta organizacji oraz integracji z kontem Stripe dostępne są w poradniku Aktywowanie konta Stripe dla organizatorów.


Ten poradnik podzielony jest na następujące części:


Jak zacząć?


Aby uruchomić zgłoszenia, wymagana jest wiedza na temat dodawania zawodów na platformie Roster Athletics. Przejdź do poradnika Dodawanie zawodów, aby dowiedzieć się więcej.


Po założeniu konta Stripe będziesz mógł/mogła aktywować zgłoszenia, wybierając ZAWODY Szczegóły Ogólne Zgłoszenia i zmieniając ich status z Nieaktywne na Aktywne. Ze zgłoszeń można skorzystać dla wszystkich zawodów organizowanych przez Twoją organizację.



Aktywowanie zgłoszeń sprawi, że w menu po lewej stronie pojawi się nowa sekcja ZGŁOSZENIA z dwiema pozycjami: Ustawienia i Lista zgłoszonych



UWAGA: Po aktywacji zgłoszenia nie mogą zostać dezaktywowane.


Weryfikacja kategorii wiekowych


W szczegółach zawodów dostępna jest opcja weryfikacji kategorii wiekowych. Możesz ją wykorzystać przy zgłoszeniach. Przejdź do ZAWODY Szczegóły Kategorie wiekowe i znajdź pole Weryfikacja kategorii wiekowych



W tym miejscu możesz zdecydować o tym, czy system powinien ograniczać możliwość zgłaszania się zawodników na podstawie ich kategorii wiekowych. Dostępne są trzy opcje:

  • Brak - każdy może zgłosić się do dowolnej konkurencji niezależnie od kategorii wiekowej,
  • Częściowa - akceptuj zawodników z danej kategorii wiekowej oraz młodszych, np. zawodnicy U18 będą mogli zgłosić się do konkurencji U20 (w przypadku mastersów odwrotnie, czyli np. zawodnicy z kategorii M50 będą mogli zgłosić się do konkurencji M40),
  • Pełna - akceptuj wyłącznie zawodników z danej kategorii wiekowej.


Konfigurowanie zgłoszeń


Po aktywowaniu zgłoszeń w szczegółach oraz dodaniu pierwszych konkurencji możesz przejść do konfigurowania zgłoszeń, wybierając z menu po lewej stronie ZGŁOSZENIA Ustawienia



Domyślny widok ustawień wyświetla listę konkurencji, które można filtrować na podstawie płci. Obok nazwy konkurencji w poszczególnych kolumnach znajdują się następujące informacje:

  • Kategoria - kategoria wiekowa przypisana do konkurencji (aby dodać konkurencję z wieloma kategoriami wiekowymi, zobacz poradnik Dodawanie konkurencji z wieloma kategoriami wiekowymi).
  • Limit zawodników - maksymalna liczba zawodników, która może zostać zaakceptowana przez system, gdy włączone jest automatyczne zatwierdzanie zawodników. Uczestnicy, którzy zgłoszą się po przekroczeniu tego limitu, zostaną automatycznie przeniesieni na listę rezerwową. Pozostaw pole puste, jeżeli nie chcesz dodawać żadnego limitu.
  • Opłata - wysokość opłaty startowej (w tym VAT i prowizje). Wpisz 0 (zero), jeżeli udział jest bezpłatny.
  • Minimum kwalifikacyjne - rezultat jaki należało uzyskać, aby móc się zgłosić do wybranej konkurencji. Więcej informacji dostępnych jest poniżej w sekcji Opcje. Pozostaw pole puste, jeżeli nie chcesz wprowadzać minimum kwalifikacyjnego.
  • Status - status zgłoszeń danej konkurencji. Możliwe opcje to:
    • Oczekuje - wstępna wartość, która oznacza, że zgłoszenia jeszcze się nie rozpoczęły,
    • Otwarte - zgłoszenia są otwarte,
    • Zakończone - zgłoszenia zostały zakończone,
    • Wyłączone - zgłoszenia dla wybranej konkurencji są wyłączone (możesz wybrać ten status np. dla konkurencji pokazowych, w której startują zawodnicy zaproszeni i dodani do listy startowej przez organizatora).


Opcje


Kliknij przycisk Opcje umieszczony z lewej strony, aby określić ustawienia ogólne i/lub aktywować zgłoszenia dla uczestników.



Dostępne opcje to:

  • Status zgłoszeń
    • Wersja robocza - zgłoszenia nie są dostępne dla uczestników.
    • Aktywne - zgłoszenia są dostępne dla uczestników. Po zmianie statusu na Aktywne, powrót do Wersji roboczej nie jest możliwy.
  • Koniec zgłoszeń - data
  • Koniec zgłoszeń - godzina
  • Weryfikacja minimum kwalifikacyjnego 
    • Nieaktywna - zawodnik może zgłosić się, nawet gdy jego rekord jest słabszy od podanego minimum.
    • Aktywna - zawodnik może zgłosić się wyłącznie, gdy jego rekord jest równy lub lepszy od podanego minimum. 
  • Minimum kwalifikacyjne - wybierz, który rekord powinien być podstawą do określenia czy zawodnik osiągnął minimum kwalifikacyjne: 
    • Rekord życiowy
    • Rekord sezonu
  • Waluta - wybierz odpowiednią walutę dla swojego kraju. UWAGA: Zalecany jest wybór waluty przypisanej do Twojej organizacji, aby uniknąć dodatkowych opłat za przewalutowanie.
  • VAT - określ czy chcesz uwzględnić VAT we wszystkich opłatach startowych:
    • Nieuwzględniony - nie uwzględniaj VAT w opłacie startowej.
    • Uwzględniony (23%) - uwzględniaj VAT w opłacie startowej.
  • Opłata transakcyjna - informacja o wysokości wszystkich opłat dodatkowych związanych z obsługą płatności i prowizją Roster.
  • Automatyczne zatwierdzanie zawodników
    • Włączone - zgłaszający się zawodnicy zostaną automatycznie zatwierdzeni i będą mieli możliwość opłacenia udziału bezpośrednio po zgłoszeniu.
    • Wyłączone - organizator będzie musiał ręcznie zmienić status zgłoszonych zawodników, zanim płatność będzie możliwa.


UWAGA: Po zmianie statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne, zmiany w polach Waluta, VAT i Warunki uczestnictwa (zobacz poniżej w sekcji Dokumenty) nie będą możliwe!



Ustawienia domyślne


Aby ułatwić dodawanie tej samej opłaty startowej i limitu zawodników dla wszystkich lub wybranych konkurencji, kliknij przycisk Ustawienia domyślne.



W polu Opłata za konkurencję wprowadź wysokość opłaty startowej, którą chcesz ustawić jako domyślną (wpisz 0 (zero), jeżeli udział jest bezpłatny).


W polu Limit zawodników dla konkurencji wprowadź domyślny limit, którego chcesz użyć. Pozostaw pole puste, jeżeli nie zamierzasz dodawać limitu.


Aby skorzystać z wartości domyślnych, zaznacz konkurencje, dla których chcesz je ustawić (wybierz pole wyboru na górze, aby zaznaczyć wszystkie konkurencje) i kliknij przycisk Zastosuj domyślne. Wartości domyślne zostaną użyte także dla wszystkich nowo dodanych konkurencji.



Aby w łatwy sposób zmienić status zgłoszeń dla wielu konkurencji, zaznacz wybrane lub wszystkie konkurencje i kliknij przycisk Zmień zaznaczone, następnie wybierz Dezaktywuj wybrane, Otwórz wybrane lub Zamknij wybrane.


UWAGA: Aby zgłoszenia były aktywne i dostępne dla uczestników konieczne jest ustawienie następujących opcji:

  1. ZAWODY Szczegóły Ogólne Status zawodów musi być ustawiony na Otwarte.
  2. ZGŁOSZENIA Ustawienia Opcje Status zgłoszeń musi być ustawiony na Aktywne.
  3. ZGŁOSZENIA Ustawienia Status konkurencji musi być ustawiony na Otwarte.


Dokumenty


Aby dodać regulamin i warunki uczestnictwa kliknij przycisk Dokumenty



Możliwe jest załadowanie dwóch różnych plików w formacie PDF:

  • Warunki uczestnictwa - dokument, który zgłaszający użytkownicy muszą zaakceptować przed przejściem do zgłoszeń. Możesz w nim uwzględnić informacje o zasadach rejestracji, warunkach zwrotu opłaty startowej, przetwarzaniu danych osobowych itp. Plik ten może zostać załadowany i zmieniony wyłącznie przed zmianą statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne (ZGŁOSZENIA Ustawienia Opcje). 
  • Regulamin - dokument zawierający wszystkie informacje o zawodach. Plik ten można przesłać i zmienić w dowolnym momencie.


Zarządzanie zgłoszonymi zawodnikami


Gdy zgłoszenia są aktywne i zawodnicy zaczęli się rejestrować, możesz zacząć przeglądać i zarządzać zgłoszonymi zawodnikami. Wybierz ZGŁOSZENIA Lista zgłoszonych z menu po lewej stronie.



W nowym oknie zobaczysz listę wszystkich zawodników, którzy zgłosili się do udziału w zawodach za pomocą panelu zgłoszeń. Listę można sortować i filtrować wybierając odpowiednie konkurencje z menu nawigacyjnego po lewej stronie oraz korzystając z opcji dostępnych w nagłówku tabeli.



W przypadku, gdy opcja automatycznego zatwierdzania nie jest włączona (domyślnie), wszyscy zgłaszający się zawodnicy będą wymagali ręcznego zatwierdzenia przez organizatora, zanim będzie możliwa płatność. Zatwierdzanie lub odrzucanie zawodników jest możliwe po kliknięciu ikony trzech kropek z prawej strony wiersza danego zawodnika.


Dostępne są trzy akcje:

  • Zatwierdź - zawodnik będzie mógł dokonać płatności,
  • Odrzuć - zawodnik nie będzie mógł przejść do płatności i ponownie zgłosić się do tej samej konkurencji,
  • Lista rezerwowa - zawodnik zostanie przeniesiony na listę rezerwową, płatność nie będzie możliwa do momentu kolejnej zmiany statusu.



Zawodnicy mogą zostać zatwierdzeni (lub odrzuceni/przeniesieni na listę rezerwową) indywidualnie, w całości lub w grupach. Aby skorzystać z opcji zmiany statusu dla wielu zawodników jednocześnie, zaznacz zawodników, wybierając pole wyboru widoczne z lewej strony zawodnika, kliknij przycisk Zmień zaznaczone i wybierz odpowiednią czynność. 



Każda zmiana statusu dokonana przez uczestnika, np. rezygnacja lub opłacenie udziału sprawi, że odpowiedni status zawodnika i/lub status płatności zmieni się automatycznie (odświeżanie strony nie jest wymagane).



Po dokonaniu opłaty zawodnicy zostaną automatycznie przeniesieni na listę startową danej konkurencji.


Zwroty opłat startowych


Każdy zgłoszony zawodnik/zawodniczka ma prawo do rezygnacji z udziału w zawodach i w przypadku uiszczenia opłaty, wystąpienia o jej zwrot. Dostępne są dwie formy:

  • Kredyty - zawodnik otrzyma pełną kwotę opłaty startowej i będzie mógł użyć kredytów w przyszłości, opłacając udział w kolejnych zawodach organizowanych przez Twoją organizację.
  • Zwrot na konto użyte przy płatności - zawodnik otrzyma zwrot opłaty startowej pomniejszony o wszelkie obowiązujące opłaty transakcyjne (np. opłata za użycie karty kredytowej).


Gdy w systemie pojawi się prośba o zwrot opłaty startowej, ikona trzech kropek zmieni się w ikonę wykrzyknika. Kliknięcie ikony wyświetli możliwość zaakceptowania lub odrzucenia prośby o zwrot. Niezależnie od wyboru, podjęcie akcji spowoduje usunięcie zawodnika z listy startowej.



W przypadku, gdy udział w zawodach jest bezpłatny, zawodnicy mają prawo zrezygnować z udziału w zawodach do 2 godzin przed startem konkurencji.


Usuwanie zawodników


Organizator może sam zdecydować o usunięciu i zwrocie opłaty startowej. Gdy zawodnik znajduje się na liście startowej, wybierz ikonę trzech kropek i wybierz jedną z trzech opcji:

  • Usuń i zwróć opłatę w postaci kredytów,
  • Usuń i zwróć opłatę na konto użyte przy płatności,
  • Usuń bez zwrotu opłaty startowej.



Te same opcje dostępne są także bezpośrednio na liście startowej.


Rejestr płatności


Jeżeli Twoja rola użytkownika to Administrator lub Księgowy (dowiedz się więcej na temat ról użytkowników w poradniku Role członków organizacji), możesz pobrać plik CSV z informacją o wszystkich płatnościach dotyczących Twoich zawodów.


Aby pobrać plik, przejdź do Szczegółów zawodów i kliknij przycisk Płatności CSV.



Pobrany plik zawierać będzie następujące informacje:

  • meetingName - nazwa zawodów,
  • event - nazwa konkurencji i kategorii wiekowej,
  • registrantName - imię i nazwisko osoby, która dokonała zgłoszenia,
  • registrantEmail - adres e-mail osoby, która dokonała zgłoszenia,
  • athleteName - imię i nazwisko osoby zgłoszonej,
  • paymentStatus - status płatności (np. None - brak płatności; PaymentComplete - płatność zakończona, RefundComplete - zwrot zakończony),
  • currency - kod waluty,
  • vatPercent - procentowa wartość podatku VAT,
  • dateTime - data i godzina płatności,
  • dateTimeUtc - data i godzina płatności czasu UTC (Uniwersalny czas koordynowany).
  • amountCharged - wysokość wniesionej opłaty w tym prowizje, opłaty za płatność i VAT (jeżeli dotyczy),
  • amountCredits - wartość użytych kredytów, jeżeli zapłacono kredytami,
  • amountRefundedCash - suma opłaty startowej zwróconej na konto użytkownika,
  • amountRefundedCredits - wartość opłaty startowej zwrócona w kredytach,
  • vatAmount - wartość podatku VAT uwzględniona we wniesionej opłacie,
  • totalFee - suma wszystkich opłat transakcyjnych (opłata za płatności i prowizja Roster),
  • receiptNumber - unikalny numer transakcji.