Gdy konto Twojej organizacji zostało poprawnie skonfigurowane i zintegrowane z kontem Stripe, możesz aktywować zgłoszenia dla swoich zawodów i rozpocząć przyjmowanie płatności.


Informacje o konfiguracji konta organizacji oraz integracji z kontem Stripe dostępne są w poradniku Aktywowanie konta Stripe dla organizatorów.


Ten poradnik podzielony jest na następujące części:



Jak zacząć?


Aby uruchomić zgłoszenia, wymagana jest wiedza na temat dodawania zawodów na platformie Roster Athletics. Przejdź do poradnika Dodawanie zawodów, aby dowiedzieć się więcej.


Po założeniu konta Stripe możliwe jest aktywowanie zgłoszeń poprzez wybranie: ZAWODY → Szczegóły → Ogólne → Zgłoszenia i zmianę ich statusu z Nieaktywne na Aktywne. Ze zgłoszeń można skorzystać dla wszystkich zawodów organizowanych przez Twoją organizację.



Aktywowanie zgłoszeń sprawi, że w menu po lewej stronie pojawi się nowa sekcja ZGŁOSZENIA z dwiema pozycjami: Ustawienia i Lista zgłoszonych. 



UWAGA: Po aktywacji zgłoszenia nie mogą zostać dezaktywowane.



Weryfikacja kategorii wiekowych


W szczegółach zawodów dostępna jest opcja weryfikacji kategorii wiekowych. Możesz ją wykorzystać przy zgłoszeniach. Przejdź do ZAWODY → Szczegóły → Kategorie wiekowe i znajdź pole Weryfikacja kategorii wiekowych. 



W tym miejscu możesz zdecydować o tym, czy system powinien ograniczać możliwość zgłaszania się zawodników na podstawie ich kategorii wiekowych. Dostępne są trzy opcje:

  • Brak - każdy może zgłosić się do dowolnej konkurencji niezależnie od kategorii wiekowej,
  • Częściowa - akceptuj zawodników z danej kategorii wiekowej oraz młodszych, np. zawodnicy U18 będą mogli zgłosić się do konkurencji U20 (w przypadku mastersów odwrotnie, czyli np. zawodnicy z kategorii M50 będą mogli zgłosić się do konkurencji M40),
  • Pełna - akceptuj wyłącznie zawodników z danej kategorii wiekowej.



Konfigurowanie zgłoszeń


Po aktywowaniu zgłoszeń oraz dodaniu konkurencji możesz przejść do konfigurowania zgłoszeń, wybierając z menu po lewej stronie ZGŁOSZENIA → Ustawienia. 



Domyślny widok ustawień wyświetla listę konkurencji, które można filtrować na podstawie płci. Obok nazwy konkurencji w poszczególnych kolumnach znajdują się następujące informacje:

  • Kategoria - kategoria wiekowa przypisana do konkurencji (aby dodać konkurencję z wieloma kategoriami wiekowymi, zobacz poradnik Dodawanie konkurencji z wieloma kategoriami wiekowymi).
  • Limit zawodników - maksymalna liczba zawodników, która może zostać zaakceptowana przez system, gdy włączone jest automatyczne zatwierdzanie zawodników. Uczestnicy, którzy zgłoszą się po przekroczeniu tego limitu, zostaną automatycznie przeniesieni na listę rezerwową. Pozostaw pole puste, jeżeli nie chcesz dodawać żadnego limitu.
  • Opłata - wysokość opłaty startowej (w tym VAT i prowizje). Wpisz 0 (zero), jeżeli udział jest bezpłatny.
  • Minimum kwalifikacyjne - rezultat, jaki należy uzyskać, aby móc się zgłosić do wybranej konkurencji. Więcej informacji dostępnych jest poniżej w sekcji Opcje. Pozostaw pole puste, jeżeli nie chcesz wprowadzać minimum kwalifikacyjnego.
  • Status - status zgłoszeń danej konkurencji. Możliwe opcje to:
    • Nieaktywne - wstępna wartość, która oznacza, że zgłoszenia jeszcze się nie rozpoczęły,
    • Otwarte - zgłoszenia są otwarte,
    • Zakończone - zgłoszenia zostały zakończone,
    • Wyłączone - zgłoszenia dla wybranej konkurencji są wyłączone (możesz wybrać ten status np. dla konkurencji pokazowych, w której startują zawodnicy zaproszeni i dodani do listy startowej ręcznie przez organizatora).



Opcje


Kliknij przycisk Opcje umieszczony z lewej strony, aby określić ustawienia ogólne i/lub aktywować zgłoszenia dla uczestników.



Dostępne opcje to:

  • Status zgłoszeń
    • Wersja robocza - zgłoszenia nie są dostępne dla uczestników.
    • Aktywne - zgłoszenia są dostępne dla uczestników. Po zmianie statusu na Aktywne, powrót do Wersji roboczej nie jest możliwy.
  • Koniec zgłoszeń - data
  • Koniec zgłoszeń - godzina
  • Weryfikacja minimum kwalifikacyjnego 
    • Nieaktywna - zawodnik może zgłosić się, nawet gdy jego rekord jest słabszy od podanego minimum.
    • Aktywna - zawodnik może zgłosić się wyłącznie, gdy jego rekord jest równy lub lepszy od podanego minimum. 
  • Minimum kwalifikacyjne - wybierz, który rekord powinien być podstawą do określenia czy zawodnik osiągnął minimum kwalifikacyjne: 
    • Rekord życiowy
    • Rekord sezonu
  • Waluta - wybierz odpowiednią walutę dla swojego kraju. UWAGA: Zalecany jest wybór waluty przypisanej do Twojej organizacji, aby uniknąć dodatkowych opłat za przewalutowanie.
  • VAT - określ czy chcesz uwzględnić VAT we wszystkich opłatach startowych:
    • Nieuwzględniony - nie uwzględniaj VAT w opłacie startowej.
    • Uwzględniony (23%) - uwzględniaj VAT w opłacie startowej.
  • Opłata transakcyjna - informacja o wysokości wszystkich opłat dodatkowych związanych z obsługą płatności i prowizją Roster.
  • Automatyczne zatwierdzaj zawodników
    • Włączone - zgłaszający się zawodnicy zostaną automatycznie zatwierdzeni i będą mieli możliwość opłacenia udziału bezpośrednio po zgłoszeniu.
    • Wyłączone - organizator będzie musiał ręcznie zmienić status zgłoszonych zawodników, zanim płatność będzie możliwa.


UWAGA: Po zmianie statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne, zmiany w polach Waluta, VAT, Warunki uczestnictwa i Deklaracja antydopingowa (zobacz poniżej w sekcji Dokumenty) nie będą możliwe!



Ustawienia domyślne


Aby ułatwić dodawanie tej samej opłaty startowej i limitu zawodników dla wszystkich lub wybranych konkurencji, kliknij przycisk Ustawienia domyślne.



W polu Opłata za konkurencję wprowadź wysokość opłaty startowej, którą chcesz ustawić jako domyślną (wpisz 0 (zero), jeżeli udział jest bezpłatny).


W polu Limit zawodników dla konkurencji wprowadź domyślny limit, którego chcesz użyć. Pozostaw pole puste, jeżeli nie zamierzasz dodawać limitu.


Aby skorzystać z wartości domyślnych, zaznacz konkurencje, dla których chcesz je ustawić (wybierz pole wyboru na górze, aby zaznaczyć wszystkie konkurencje) i kliknij przycisk Zastosuj domyślne. Wartości domyślne zostaną użyte także dla wszystkich nowo dodanych konkurencji.



Aby w łatwy sposób zmienić status zgłoszeń dla wielu konkurencji, zaznacz wybrane lub wszystkie konkurencje i kliknij przycisk Zmień zaznaczone, następnie wybierz Dezaktywuj wybrane, Otwórz wybrane lub Zamknij wybrane.



UWAGA: Aby zgłoszenia były aktywne i dostępne dla uczestników konieczne jest ustawienie następujących opcji:

  1. ZAWODY → Szczegóły → Ogólne → Status zawodów musi być ustawiony na Otwarte.
  2. ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje → Status zgłoszeń musi być ustawiony na Aktywne.
  3. ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Status konkurencji musi być ustawiony na Otwarte.



Dokumenty


Aby dodać regulamin, warunki uczestnictwa i deklarację antydopingową, kliknij przycisk Dokumenty. 


Możliwe jest załadowanie trzech różnych plików w formacie PDF:

  • Warunki uczestnictwa - dokument, który zgłaszający użytkownicy muszą zaakceptować przed przejściem do zgłoszeń. Możesz w nim uwzględnić informacje o zasadach rejestracji, warunkach zwrotu opłaty startowej, przetwarzaniu danych osobowych itp. Plik ten może zostać załadowany i zmieniony wyłącznie przed zmianą statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne (ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje).
  • Deklaracja antydopingowa - dokument, który zgłaszający uzytkownicy muszą zaakceptować przed przejściem do złoszeń. Plik ten może zostać załadowany i zmieniony wyłącznie przed zmianą statusu zgłoszeń z Wersja robocza na Aktywne (ZGŁOSZENIA → Ustawienia → Opcje).
  • Regulamin - dokument zawierający wszystkie informacje o zawodach. Plik ten można przesłać i zmienić w dowolnym momencie.



Zarządzanie zgłoszonymi zawodnikami


Gdy zgłoszenia są aktywne i zawodnicy zaczęli się rejestrować, możesz zacząć przeglądać i zarządzać zgłoszonymi uczestnikami. Wybierz ZGŁOSZENIA → Lista zgłoszonych z menu po lewej stronie.


W nowym oknie zobaczysz listę wszystkich zawodników, którzy zgłosili się do udziału w zawodach za pomocą panelu zgłoszeń. Listę można sortować i filtrować wybierając odpowiednie konkurencje z menu nawigacyjnego po lewej stronie oraz korzystając z opcji dostępnych w nagłówku tabeli.



W przypadku, gdy opcja automatycznego zatwierdzania nie jest wyłączona (domyślnie), wszyscy zgłaszający się zawodnicy będą wymagali ręcznego zatwierdzenia przez organizatora, zanim będzie możliwa płatność. Zatwierdzanie lub odrzucanie zawodników jest możliwe po kliknięciu ikony trzech kropek z prawej strony wiersza danego zawodnika.


Dostępne są trzy akcje:

  • Zatwierdź - zawodnik będzie mógł dokonać płatności,
  • Odrzuć - zawodnik nie będzie mógł przejść do płatności i ponownie zgłosić się do tej samej konkurencji,
  • Lista rezerwowa - zawodnik zostanie przeniesiony na listę rezerwową, płatność nie będzie możliwa do momentu kolejnej zmiany statusu.



Zawodnicy mogą zostać zatwierdzeni (lub odrzuceni/przeniesieni na listę rezerwową) indywidualnie, w całości lub w grupach. Aby skorzystać z opcji zmiany statusu dla wielu zawodników jednocześnie, zaznacz zawodników, wybierając pole wyboru widoczne z lewej strony zawodnika, kliknij przycisk Zmień zaznaczone i wybierz odpowiednią czynność. 



Każda zmiana statusu dokonana przez uczestnika, np. rezygnacja lub opłacenie udziału sprawi, że odpowiedni status zawodnika i/lub status płatności zmieni się automatycznie (odświeżanie strony nie jest wymagane).



Po dokonaniu opłaty zawodnicy zostaną automatycznie przeniesieni na listę startową danej konkurencji.



Zwroty opłat startowych


Każdy zgłoszony zawodnik/zawodniczka ma prawo do rezygnacji z udziału w zawodach i w przypadku uiszczenia opłaty, wystąpienia o jej zwrot. Dostępne są dwie formy:

  • Kredyty - zawodnik otrzyma pełną kwotę opłaty startowej i będzie mógł użyć kredytów w przyszłości, opłacając udział w kolejnych zawodach organizowanych przez Twoją organizację.
  • Zwrot na konto użyte przy płatności (gotówka) - zawodnik otrzyma zwrot opłaty startowej pomniejszony o wszelkie obowiązujące opłaty transakcyjne (np. opłata za użycie karty kredytowej).


Gdy w systemie pojawi się prośba o zwrot opłaty startowej, ikona trzech kropek zmieni się w ikonę wykrzyknika. Kliknięcie ikony wyświetli możliwość zaakceptowania lub odrzucenia prośby o zwrot. Niezależnie od wyboru, podjęcie akcji spowoduje usunięcie zawodnika lub sztafety z listy startowej, chyba że zawodnik lub sztafeta posiada wprowadzony wynik. Brak akcji oznaczać będzie pozostawienie zawodnika lub sztafety na liście startowej.



W przypadku, gdy udział w zawodach jest bezpłatny, uczestnicy mają prawo zrezygnować z udziału w zawodach do 2 godzin przed startem konkurencji.


Gdy co najmniej jeden uczestnik zażądał zwrotu opłaty startowej, w nagłówku strony obok nazwy zawodów pojawi się czerwona ikona wykrzyknika. Kliknij ją, aby przejść do widoku listy z wszystkimi zgłoszeniami z żądaniem zwrotu opłaty.



Usuwanie zawodników


Organizator może sam zdecydować o usunięciu i zwrocie opłaty startowej, gdy zawodnik znajduje się na liście startowej. Wybierz ikonę trzech kropek i wybierz jedną z trzech opcji:

  • Usuń i zwróć opłatę w postaci kredytów,
  • Usuń i zwróć opłatę na konto użyte przy płatności,
  • Usuń bez zwrotu opłaty startowej.



Te same opcje dostępne są także bezpośrednio na liście startowej.


UWAGA: Aby usunąć konkurencję z przypisanymi uczestnikami (dodanymi za pomocą panelu zgłoszeń) należy odrzucić lub usunąć wszystkie zgłoszenia (z lub bez zwrotu opłaty startowej). Odrzucenie i/lub usunięcie wszystkich zawodników/sztafet sprawi, że usuwanie konkurencji będzie możliwe z poziomu Programu minutowego poprzez kliknięcie ikony trzech kropek i wybranie opcji Usuń.



Wiadomość do organizatora


Uczestnicy mogą wysłać wiadomość do organizatora w momencie dokonywania zgłoszenia. W tym miejscu możesz poprosić użytkowników o podanie niezbędnych informacji, np. o rozmiarze koszulki.


Gdy otrzymasz nową wiadomość, w nagłówku strony obok nazwy zawodów pojawi się czerwona ikona wykrzyknika. Kliknięcie jej i wybranie Wiadomości od uczestników przeniesie Cię do listy wszystkich zgłoszeń z nieprzeczytanymi wiadomościami.


Użytkownicy mają możliwość dodawania i edytowania wiadomości w dowolnym momencie, nawet po dokonaniu zgłoszenia. Dlatego dobrą praktyką jest oznaczanie przeczytanych wiadomości jako przeczytane, aby nie przegapić żadnych zmian.



Rejestr płatności


Informacje o wszystkich płatnościach możesz znaleźć w pliku CSV, który można obrać w widoku Szczegółów zawodów. Więcej informacji na ten temat znajduje się w poradniku Przegląd płatności.


Możesz pobrać także plik CSV ze wszystkimi zgłoszeniami niezwiązanymi z płatnościami. W tym celu kliknij przycisk Pobierz plik CSV. 


Plik zawiera następujące kolumny:

  • MeetingName - nazwa zawodów.
  • Event - nazwa konkurencji.
  • Gender - płeć przypisana do konkurencji.
  • AgeGroup - kategoria wiekowa przypisana do konkurencji.
  • RegistrantName - Nazwa osoby dokonującej zgłoszenia.
  • RegistrantEmail - Adres e-mail osoby dokonującej zgłoszenia.
  • ParticipantName - Nazwa zgłoszonego uczestnika lub sztafety.
  • ApprovalStatus - Status zgłoszenia, no. Lista startowa, Zrezygnowano, Odrzucono itp.
  • Wiadomość - Wiadomość do organizatora.