La fonctionnalité de communication par e-mail vous permet d’envoyer des mises à jour importantes aux participants inscrits via la plateforme Roster Athletics. Pour utiliser cette fonctionnalité, rédigez votre message dans votre client e-mail habituel, puis envoyez-le à l’un des groupes d’adresses e-mail générés par Roster Athletics pour votre compétition. Votre message sera ensuite transmis au groupe sélectionné. Ce guide explique comment activer l’accès à la messagerie et comment utiliser cette fonctionnalité.


Ce guide contient les sections suivantes :


Activer l’accès


Pour activer cette fonctionnalité, vous devez d’abord configurer l’adresse e-mail d’envoi à partir de laquelle vous contacterez les inscrits.


Rendez-vous sur https://admin.rosterathletics.com/ et connectez-vous avec votre compte Roster.


Cliquez sur l’icône de profil en haut à droite de la page et assurez-vous que vous utilisez la bonne organisation (les utilisateurs peuvent appartenir à plusieurs organisations).


Une fois cela fait, cliquez sur Mon organisation/organisation. Cette option n’est disponible que pour les utilisateurs ayant le rôle d’Administrateur. Pour en savoir plus sur les rôles, consultez le guide des Rôles de l’organisateur.



Une fenêtre contextuelle de modification de l’organisation s’ouvrira. Accédez à l’onglet Envoi d'emails. Avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez accepter les conditions d’utilisation. Pour cela, cliquez sur le bouton Accepter.



Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter un e-mail pour enregistrer une ou plusieurs adresses e-mail autorisées à envoyer des messages via cette fonctionnalité.


Utiliser la fonctionnalité


Veuillez noter que cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les compétitions dont l’inscription est activée, et ne concerne que les personnes inscrites via la plateforme d’inscription Roster Athletics.


Commencez par spécifier une adresse e-mail de contact dans les détails de la compétition (MEETINGS → Détails → Contact → E-mail du contact) : elle sera utilisée comme adresse « répondre à » pour les messages envoyés via cette fonctionnalité.



Ensuite, accédez à la vue Envoi d'emails dans la section INSCRIPTION. Faites défiler la page principale pour trouver les adresses e-mail groupées générées pour différents groupes de participants à votre compétition. Vous pouvez choisir de contacter les groupes suivants :

  • Tous : tous les inscrits, sauf ceux dont les participants ont été retirés, rejetés ou ceux qui se sont retirés.
  • Approuvé : inscrits dont les participants ont été approuvés mais n'ont pas payé.
  • Sur la start list : inscrits dont les participants figurent sur la start-list.
  • Sur la liste d’attente : inscrits dont les participants sont en liste d’attente.


Vous remarquerez que l’adresse e-mail de contact affichée sur la page Détails diffère de celle figurant dans la capture d’écran ci-dessous. Cette différence est volontaire : elle illustre que l’adresse e-mail peut être personnalisée selon vos besoins.

Dans ce cas précis, les deux responsables associés à ces adresses doivent tous deux être membres de l'organisation ayant créé la compétition.



Copiez l’adresse e-mail du groupe choisi en cliquant sur l’icône de copie à côté. Puis, ouvrez votre client e-mail préféré, rédigez un nouveau message, collez l’adresse copiée dans le champ des Destinataires (veillez à envoyer depuis une adresse e-mail autorisée dans l’onglet Emailing de votre organisation). Ajoutez un Objet, votre Message, puis envoyez-le.


Remarque : Les pièces jointes ne sont pas autorisées et seront supprimées avant la transmission du message.

Conditions d’utilisation.



Conditions d’utilisation


Vous devez utiliser cette fonctionnalité uniquement pour communiquer des informations liées à l’organisation de la compétition avec les inscrits.


Les utilisations acceptées comprennent :

  • Notifications concernant les dates limites d’inscription,
  • Informations relatives au paiement,
  • Mises à jour météorologiques ou logistiques liées à la compétition.


Il est strictement interdit d’utiliser cette fonctionnalité pour diffuser du contenu marketing ou promotionnel. Sont notamment interdits :

  • Promotions concernant des événements futurs,
  • Publicité ou sollicitation relative à des produits ou services tiers,
  • Toute communication non explicitement consentie par le destinataire, conformément aux lois et règlements applicables sur la protection des données.


Remarque : Le non-respect de ces règles peut entraîner la suspension de cette fonctionnalité pour votre organisation.