La confirmation d'une inscription (ou check-in) est un concept clé pour de nombreuses compétitions à tous les niveaux. Elle est utilisée par les organisateurs pour valider les inscriptions avant le début de l’épreuve.


En tant qu'organisateur, vous pouvez choisir d'activer soit le check-in pour l'organisateur, soit la possibilité d'auto-check-in pour les participants via l'application Roster Athletics.


Ce guide est composé des sections suivantes :


Activation du module de confirmation


Pour activer la fonctionnalité de confirmation de l'athlète pour votre compétition, suivez ces étapes :

  1. Allez dans MEETINGS → Détails → Informations générales → Confirmation.

  2. Sélectionnez l'une des trois options suivantes :

    • Organisateur uniquement : L'organisateur confirme lui-même la participation des athlètes via la plateforme de gestion en ligne Roster.
    • Organisateur & participant : Permet à l'organisateur et au participant de confirmer la participation via l'application grand public Roster Athletics.
    • Organisateur & participant avec vérification : Permet à l'organisateur et au participant de confirmer la participation via l'application Roster Athletics, mais uniquement après la saisie d'un code numérique ou en scannant un code QR.



Après avoir activé la confirmation, une nouvelle option Confirmation apparaîtra dans le menu à l'extrême gauche. De plus, deux nouvelles colonnes Début du check-in et Fin du check-in seront ajoutées dans le Calendrier, vous permettant de définir les horaires de la période de confirmation pour chaque épreuve.



Configuration de l'heure de début et de fin du check-in


Accédez à la page Calendrier pour définir les paramètres de confirmation. Par défaut, l'heure de début du check-in est fixée à 4 heures avant le début de l'épreuve, et l'heure de fin à 1 heure avant le début de l'épreuve. Cela signifie que les athlètes peuvent confirmer leur inscription au plus tôt 4 heures avant l'épreuve et au plus tard 1 heure avant.

Vous pouvez modifier ces valeurs par défaut dans les colonnes Début du check-in et Fin du check-in en :


(i) Ajustant les temps via les icônes plus et moins.

(ii) En tapant directement l'heure dans les champs Jours, Heures, et Minutes.




Confirmation


Une fois que les délais de confirmation sont définis et que les athlètes figurent sur les start-lists, vous êtes prêt pour la confirmation. Cliquez sur le menu Confirmation pour accéder à la vue où vous pourrez gérer la confirmation des athlètes.



Vous pouvez modifier la vue de confirmation en fonction de vos préférences de tri, soit Par participants, soit Par épreuves :


1. Tri par participants : Vous pouvez filtrer la liste en saisissant le nom de l'athlète, du relais ou du dossard. Ensuite, sélectionnez le club/établissement scolaire (si nécessaire) ou l’équipe à partir de la liste (si une compétition par équipes est configurée).


2. Tri par épreuve : Les épreuves apparaîtront en bas à droite sous les options de filtrage. Vous pourrez ensuite choisir une épreuve spécifique. Vous pouvez également filtrer par nom d'épreuve et décider du tri des épreuves (par nom, par heure de début ou par date limite du check-in). Notez que le filtrage par label d'épreuve n’est pas disponible ici.


Pour les deux vues, vous pouvez également choisir de trier les participants par prénom ou par nom.



Les icônes seront de couleur grise lorsqu'aucune confirmation n'a encore été effectuée.

  • Cliquez sur l'icône à cocher pour confirmer la présence de l'athlète.
  • Si l'athlète n'est pas présent, cliquez sur l'icône la plus à droite. L'athlète obtiendra alors le statut NP (non partant) sur la start-list et sera exclu du seeding (composition des groupes).



Il est possible de modifier le statut des athlètes en fonction de la vue sélectionnée :

  • Tri par participants : Cliquez sur l'icône à trois points en haut à droite de chaque groupe pour :

    1. Confirmer toutes les épreuves de l'athlète.
    2. Choisir le statut NP (non partant) pour toutes les épreuves de cet athlète.
    3. Choisir le statut en attente pour toutes les épreuves.

  • Tri par épreuves : Cliquez sur l'icône à trois points pour confirmer ou marquer comme non partant tous les athlètes de la liste en une seule fois.



Veuillez noter que les participants ayant déjà des résultats ne peuvent pas être marqués comme non partants (NP).



Imprimer un code QR pour le check-in dans l'application


Vous pouvez imprimer un code en appuyant sur le champ Imprimer le code dans la vue de la confirmation. Cette option est disponible si l'option Organisateur & participant avec vérification a été choisie lors de l'activation du check-in dans les détails de la compétition.



N'oubliez pas d'imprimer le code et de le placer dans un endroit visible sur le site. Les utilisateurs de l'application Roster Athletics devront entrer le code numérique et/ou scanner le code QR pour confirmer leur participation. Pour plus d'informations sur la manière de faire le check-in à l'aide de l'application mobile, consultez le guide Comment lier les profils d'athlètes pour le check-in en ligne.


Veuillez noter que les utilisateurs peuvent modifier leur statut de confirmation jusqu'à l'heure limite du check-in.



Informations supplémentaires


Tous les athlètes marqués avec la mention non partant (NP) sont, par défaut, exclus de la start-list apparaissant dans le système de chronométrage FinishLynx. Si vous souhaitez modifier ce paramètre, rendez-vous dans MEETINGS → Détails → Intégration du système de chronométrage et sélectionnez Tous dans la section Participants exportés. Pour plus de détails, consultez le guide Intégration à FinishLynx.


Par défaut, les athlètes non partants sont visibles dans les documents publics tels que les fichiers PDF, les tableaux d'affichage, et les résultats publics (application grand public et site Web). Pour changer cela, allez dans MEETINGS → Détails → Extras, et sélectionnez Masqué dans la section Visibilité non partant.


La confirmation s'applique toujours au sommaire du niveau de compétition le plus bas pour les épreuves comprenant plusieurs niveaux.

  • Un statut non partant dans la première épreuve d'une épreuve combinée entraîne automatiquement un statut non partant pour l'épreuve maître.
  • Un statut non partant dans d'autres épreuves d'une épreuve combinée modifiera le statut de l'épreuve maître en DNF (Do Not Finish - n'a pas terminé l'épreuve).


Vous pouvez basculer entre la Confirmation de l'inscription, les Start-lists et les Résultats en cliquant sur l'icône à deux flèches et en sélectionnant une vue dans la liste.



Vous pourrez voir les statuts du check-in des athlètes directement sur la start-list si la fonction Check-in est activée. Cependant, les statuts ne seront visibles dans le sommaire que pour le niveau de compétition le plus bas de l'épreuve.


Pour consulter l'historique des modifications de la confirmation ou du check-in, avec des informations sur qui a modifié le statut et quand, cliquez sur la dernière icône de la ligne de l'athlète.