La confirmation d'une inscription (ou check-in) est un concept universel pour de nombreuses compétitions (à tous les niveaux) et utilisée par les organisateurs pour vérifier les inscriptions avant que l'épreuve ne commence. 

En tant qu'organisateur vous pouvez décider si vous souhaitez activer le check-in pour l'organisateur ou la possibilité d'auto-check-in pour les participants à l'aide de l'application Roster Athletics.


Ce guide est composé des sections suivantes :


Activation du module de confirmation


Il faut tout d'abord activer la fonctionnalité de confirmation de l'athlète pour votre compétition en sélectionnant MEETINGS → Détails → Informations générales → Confirmation → et sélectionner une des trois possibilités suivantes :

  • Organisateur uniquement - l'organisateur confirme lui-même la participation des athlètes en utilisant la plateforme de gestion en ligne Roster.
  • Organisateur & participant - ajoute la possibilité de confirmation par le participant en utilisant l'application grand public Roster Athletics,
  • Organisateur & participant avec vérification - ajoute la possibilité de confirmation par le participant en utilisant l'application grand public Roster Athletics uniquement grâce à la saisie d'un code numérique ou en scannant un code QR.



Après avoir activé cette confirmation vous verrez une nouvelle option du menu apparaissant à l'extrême gauche et nommée Confirmation. De plus, deux nouvelles colonnes apparaîtront dans le Calendrier, Début du check-in et Fin du check-in.



Configuration de l'heure de début et de fin du check-in


Accéder à la page Calendrier pour définir ces paramètres. L'heure de début est définie par défaut comme étant 4 heures, et l'heure de fin comme étant 1 heure. Cela signifie donc que les athlètes peuvent confirmer leur inscription au plus tôt 4 heures avant le début de l'épreuve et au plus tard une heure avant le début de l'épreuve. 

Il est toutefois possible de modifier les valeurs par défaut dans les colonnes Début du check-in et Fin du check-in en

(i) ajustant les temps applicables en cliquant sur les icônes plus et moins, ou en

(ii) tapant l'heure dans les champs Heures et Minutes.




Confirmation


Vous êtes prêt pour la confirmation une fois que les délais de la confirmation sont définis et que les athlètes figurent sur les start-lists. Cliquer sur le menu Confirmation pour accéder à la vue où vous pouvez gérer la confirmation des athlètes.



Vous pouvez modifier la vue selon que vous souhaitez trier les participants par leurs noms (Par participants) ou par l'épreuve (Par épreuves).


1. Si vous choisissez le tri par participants, vous pourrez filtrer la liste en tapant le nom de l'athlète, du relais ou du dossard. Il faudra ensuite sélectionner le club/l'établissement scolaire (si nécessaire) ou l'équipe à partir de la liste (si une compétition par équipes est configurée).

2. Si vous choisissez le tri par épreuves, vous pourrez en plus filtrer par le nom de l'épreuve et décider comment trier les épreuves (par le nom, par l'horaire de début ou par l'heure limite du check-in),



Les icônes que vous verrez seront de couleur grise lorsqu'aucune confirmation n'a encore été faite. 

Cliquer sur l'icône à cocher pour confirmer et cliquer sur l'icône la plus à droite au cas où l'athlète n'est pas présent. Un athlète obtiendra alors le statut NP (non partant) sur la start-list et sera exclu du seeding (composition des groupes).



Il est possible de modifier le statut en groupes en fonction de la vue sélectionnée. Au cas où vous auriez sélectionné le tri par les participants, cliquer sur l'icône aux trois points en haut et à droite de chaque groupe vous permettra de : 

a) confirmer toutes les épreuves de l'athlète, 

b) choisir le statut NP pour toutes les épreuves de cet athlète, ou 

c) choisir le statut en attente pour toutes les épreuves. 


Si vous avez sélectionné le tri par épreuves, cliquer sur l'icône aux trois points vous permettra de confirmer ou de marquer comme non partant tous les athlètes de la liste en une seule fois.



Veuillez noter : Les participants qui ont des résultats ne peuvent être marqués comme non partants.



Imprimer un code QR pour le check-in dans l'application


Vous pouvez imprimer un code en appuyant sur le champ Imprimer le code (dans la vue de la confirmaion). Cela est possible si l'option Organisateur & participant avec vérification a été choisie lors de l'activation du check-in dans les détails de la compétition.



N'oubliez pas d'imprimer le code et de le placer dans un endroit visible sur le site. Les utilisateurs de l'application Roster Athletics doivent entrer le code numérique et/ou QR pour confirmer leur participation. Consulter le guide Comment lier les profils d'athlètes pour le check-in en ligne pour plus d'informations sur la façon de faire le check-in à l'aide de l'application mobile.


Veuillez noter : Les utilisateurs peuvent modifier leur statut de confirmation jusqu'à l'heure limite du check-in.



Informations supplémentaires


Tous les athlètes marqués ayant la mention non partant sont par défaut exclus de la start-list apparaissant dans le système de mesure FinishLynx. Si vous souhaitez modifier ce paramètre il vous faudra vous rendre dans la section MEETINGS → Détails → Intégration du système de chronométrage et sélectionner Tous dans la section Participants exportés. Veuillez consulter le guide Intégration à FinishLynx pour plus de détails.


Par défaut, tous les athlètes non partants sont visibles dans les documents publics tels que les fichiers PDF, les tableaux d'affichage et les résultats publics (application grand public et site Web). Pour changer cela, se rendre dans MEETINGS → Détails → Extras, et sélectionner Masqué dans la section Visibilité non partant.


La confirmation s'applique toujours au sommaire du niveau de compétition le plus bas pour les épreuves comprenant plusieurs niveaux.


Un statut non partant dans la première épreuve d'une épreuve combinée mène automatiquement à un statut non partant pour l'épreuve maître. Un statut non partant dans d'autres épreuves d'une épreuve combinée modifiera le statut de l'épreuve maître en DNF (Do Not Finish - n'a pas terminé l'épreuve).


Vous pouvez basculer entre la Confirmation de l'inscription, les Start-lists et les Résultats en cliquant sur l'icône à deux flèches et en sélectionnant une vue dans la liste.



Vous verrez les statuts du check-in des athlètes directement sur la start-list au cas où la fonction Check-in est activée (les statuts ne seront visibles dans le sommaire que pour le niveau de compétition le plus bas de l'épreuve).